Bestellungen
Lieferanten hinzufügen und verwalten
Fügen Sie einen Lieferanten hinzu, verwalten Sie seine Details und nutzen Sie seine Seite. Erfahren Sie, wie Zahlungsbedingungen und Incoterms verwaltet werden und wer sie ändern kann.
Lieferanten finden Sie unter Katalog und dann Lieferanten. Die Liste zeigt Ihre aktiven Lieferanten mit einem Stern zum Markieren von Favoriten. Mit den Filtern auf der linken Seite können Sie die Liste nach Firmenname, Land, Kontaktname, Aktivität und Abteilung eingrenzen. Klicken Sie auf den Namen eines Lieferanten, um seine Seite zu öffnen.
Lieferanten hinzufügen
- Öffnen Sie Katalog und dann Lieferanten.
- Wählen Sie oben rechts Neu hinzufügen.
- Füllen Sie unter Firmeninformationen das Feld Firmenname aus. Dies ist das einzige Pflichtfeld. Zwei Lieferanten können nicht denselben Namen haben.
- Füllen Sie Website, Firmen-E-Mail, Firmentelefon und USt-IdNr. / Steuernummer aus, sofern Ihnen diese Angaben vorliegen. Geben Sie anschließend den Hauptkontakt und die Adresse ein.
- Wählen Sie im Abschnitt Einstellungen die Abteilungen, Währung, Zahlungsbedingung und den Incoterm.
- Lassen Sie Aktiv eingeschaltet.
- Wählen Sie Speichern.
Währung, Zahlungsbedingung und Incoterm werden bei jeder neuen Bestellung für diesen Lieferanten vorausgefüllt und können in der Bestellung geändert werden. Das Land bestimmt die Sprache, in der das PDF der Bestellung erstellt wird. Die Abteilungen bestimmen, wer den Lieferanten und seine Bestellungen sehen kann, wenn Konten auf bestimmte Abteilungen beschränkt sind.
Zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Lieferanten ist die Berechtigung Add / Edit Supplier erforderlich. Ohne diese Berechtigung werden Neu hinzufügen, Lieferant bearbeiten und Löschen nicht angezeigt.
Die Anzahl der Lieferanten hängt von Ihrem Tarif ab. Ist das Limit erreicht, ist Neu hinzufügen ausgegraut und die Liste zeigt einen Hinweis an, der Sie zu einem Tarif-Upgrade auffordert.
Sie laden kein Logo hoch. Wenn für einen Lieferanten eine Website hinterlegt ist, ruft StockBold kurz nach dem Speichern das Icon dieser Website ab und zeigt es als Logo des Lieferanten an. Wenn Sie die Website ändern, wird das Logo ersetzt.
Lieferanten bearbeiten
Öffnen Sie den Lieferanten und wählen Sie oben auf der Seite Lieferant bearbeiten. Auf einem Smartphone finden Sie die Option im Menü …. Das Formular ist dasselbe wie beim Hinzufügen.
Wenn Sie eine Abteilung vom Lieferanten entfernen, werden in einem Fenster Abteilungen vom Lieferanten entfernen zunächst die Produkte des Lieferanten aufgelistet, die ebenfalls aus dieser Abteilung entfernt werden. Wählen Sie Entfernen & speichern, um fortzufahren.
Die Seite des Lieferanten
Die Seite öffnet sich auf dem Tab Übersicht mit Kennzahlen wie der Gesamtzahl der Bestellungen, den Gesamtausgaben, dem Lagerwert und ausstehenden Lieferungen. Darauf folgen Firmeninformationen, Hauptkontakt, Zahlung & Versand und die neuesten Bestellungen.
Die weiteren Tabs sind Produkte mit den Produkten des Lieferanten und deren Bestand, Bestellungen, der angezeigt wird, wenn Sie Bestellungen lesen dürfen, und Dokumente mit den Dateien zu den Produkten und Bestellungen des Lieferanten. Mit Neue Bestellung beginnen Sie eine Bestellung für diesen Lieferanten; mit Neues Produkt fügen Sie ihm ein Produkt hinzu.
Mit Add / Edit Supplier enthält der Tab Übersicht auch eine Karte E-Mail-Zuordnung. Sie zeigt die E-Mail-Domains und -Adressen des Lieferanten, anhand derer der Lieferanten-Posteingang E-Mails diesem Lieferanten zuordnet. Die Artikel zum Lieferanten-Posteingang erklären dies.
Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, sehen Sie die Lieferanten dieser Abteilungen. Ein Lieferant außerhalb dieser Abteilungen, der eine Bestellung beliefert, die Sie sehen können, wird beim Öffnen als Schreibgeschützt markiert.
Zahlungsbedingungen und Incoterms
Im Kopfbereich der Seite Lieferanten gibt es zwei weitere Schaltflächen: Incoterms und Zahlungsbedingungen. Auf kleineren Bildschirmen werden nur ihre Icons angezeigt.
Jede Schaltfläche öffnet ein Fenster mit einer Liste Ihrer Codes und einem Feld zum Hinzufügen eines Codes, etwa FOB oder NET30, sowie einer optionalen Beschreibung. Codes müssen eindeutig sein. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile, um die Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen anzuzeigen; auf einem Touchscreen werden sie immer angezeigt.
Zum Ändern von Incoterms ist die Berechtigung Manage Incoterms erforderlich, die in den Rollen Administrator, Einkauf und Buchhaltung enthalten ist. Zum Ändern von Zahlungsbedingungen ist Manage Payment Terms erforderlich, die in den Rollen Administrator und Einkauf enthalten ist. Der Inhaber hat immer beide Berechtigungen. Ohne die jeweilige Berechtigung listet das Fenster nur die Codes auf.
Ein Incoterm oder eine Zahlungsbedingung, die von einem Lieferanten oder einer Bestellung verwendet wird, kann nicht gelöscht werden; die Meldung gibt an, wie viele sie verwenden.
Eine Zahlungsbedingung kann auch Ratenregeln enthalten, die für jede Bestellung einen Zahlungsplan erstellen. Siehe Zahlungsbedingungen und Raten einer Bestellung.
Lieferanten stilllegen oder löschen
Um einen Lieferanten nicht mehr zu verwenden, schalten Sie Aktiv aus, anstatt ihn zu löschen. Er erscheint dann nicht mehr in Ihren Listen und Auswahlfeldern, und sein gesamter Verlauf bleibt erhalten. Siehe Lieferanten als aktiv oder inaktiv markieren.