Fonctionnement des entrepôts

Un entrepôt est un lieu où vous stockez des produits : un entrepôt, un local, un atelier ou un lieu de stockage chez un tiers. StockBold rattache chaque quantité à un entrepôt, et pas seulement à un produit. Par exemple, un produit affichant 400 unités peut en avoir 300 sur un site et 100 sur un autre.

Votre organisation possède déjà au moins un entrepôt. Si personne n'en a nommé lors de sa création, StockBold en a créé un appelé Entrepôt principal dans la langue de la personne qui l'a configurée, et l'a défini comme entrepôt par défaut.

Ajouter un entrepôt

L'entrée Entrepôts sous Paramètres apparaît si vous disposez de l'autorisation Manage Warehouses ou de l'autorisation Manage Shelves. Sans Manage Warehouses, vous ne pouvez pas ajouter, modifier, supprimer ou restaurer un entrepôt. Sans Manage Shelves, vous ne pouvez pas ajouter, renommer ou supprimer ses étagères.

1. Ouvrez Paramètres, puis Entrepôts.
2. Sélectionnez Ajouter un entrepôt.
3. Saisissez un nom. C'est le seul champ obligatoire et il doit être différent du nom de tous les autres entrepôts actifs. La vérification ne tient pas compte des majuscules et des minuscules.
4. Ajoutez une description si elle aide les utilisateurs à reconnaître le site. Elle s'affiche sous le nom dans la liste.
5. Renseignez l'adresse, la ville, la région, le code postal, le téléphone et l'e-mail si le site reçoit des livraisons.
6. Enregistrez.

Votre offre détermine le nombre d'entrepôts que vous pouvez avoir. L'offre Free en inclut un. Lorsque la limite est atteinte, Ajouter un entrepôt est grisé et Limite d'entrepôts atteinte indique ce que comprend votre offre. Le propriétaire voit Comparer les offres et Passer à suivi du nom de l'offre supérieure ; les autres utilisateurs sont invités à demander au propriétaire de l'organisation de changer d'offre.

Définir l'entrepôt par défaut

L'un des entrepôts est l'entrepôt par défaut. Il est présélectionné dans les formulaires de mouvement de stock et c'est là que les marchandises reçues sont enregistrées si, pour une raison quelconque, un bon de commande n'a pas d'entrepôt de livraison. Vous ne pouvez pas supprimer l'entrepôt par défaut : son bouton de suppression est grisé, et une info-bulle explique pourquoi au survol.

1. Ouvrez Paramètres, puis Entrepôts.
2. Modifiez l'entrepôt que vous souhaitez définir par défaut.
3. Cochez Définir comme entrepôt par défaut.
4. Enregistrez.

Définir comme entrepôt par défaut apparaît uniquement lorsque vous modifiez un entrepôt existant, pas lorsque vous en ajoutez un. Ajoutez d'abord le site, puis modifiez-le pour le définir par défaut. Un seul entrepôt est défini par défaut à la fois ; en définir un nouveau retire ce statut à l'ancien.

Consulter le stock et les étagères par entrepôt

Afficher le stock additionne le stock de tous les sites et affiche une seule quantité par produit, sauf si vous définissez le filtre Entrepôt. Pour voir où se trouve un produit, ouvrez sa page et consultez Stock par entrepôt.

Vous pouvez également enregistrer l'étagère sur laquelle se trouve le stock dans un entrepôt. Ouvrez Paramètres, puis Entrepôts, et utilisez le bouton Étagères de chaque ligne pour ajouter des étagères à chaque entrepôt. Les étagères sont utilisées pour les produits dont vous activez le suivi par étagère et sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures. Voir Emplacements d'étagère : configurer des étagères dans un entrepôt.

Enregistrer une sortie de stock

Les sorties de stock sont enregistrées pour un seul entrepôt. Sortie et Transfert apparaissent dans le menu Nouveau mouvement uniquement si vous disposez de l'autorisation Stock Out, Transfer & Adjustments.

1. Ouvrez Stock, puis Mouvements.
2. Sélectionnez Nouveau mouvement.
3. Choisissez Sortie.
4. Sélectionnez un Entrepôt. La liste affiche la quantité détenue sur chaque site à côté de son nom.
5. Saisissez la quantité.

Le formulaire refuse une quantité supérieure à celle détenue dans l'entrepôt sélectionné. La même vérification s'applique aux mouvements antidatés : si la date choisie faisait passer le stock de cet entrepôt sous zéro un jour quelconque entre cette date et aujourd'hui, le mouvement est refusé.

Transférer du stock entre entrepôts

Les transferts permettent de déplacer le stock d'un entrepôt à un autre.

1. Ouvrez Stock, puis Mouvements.
2. Sélectionnez Nouveau mouvement.
3. Choisissez Transfert.
4. Choisissez le produit.
5. Choisissez un Entrepôt d'origine.
6. Choisissez un Entrepôt de destination.
7. Saisissez la quantité.

Les deux entrepôts doivent être différents et la quantité ne peut pas dépasser celle disponible dans l'entrepôt d'origine.

Une fois un transfert enregistré, vous pouvez modifier sa quantité, sa date et son commentaire, mais pas ses deux entrepôts. Pour corriger un transfert effectué entre les mauvais sites, transférez le stock en sens inverse ou supprimez le transfert. Sa suppression retire les enregistrements de sortie et d'entrée et nécessite l'autorisation Delete Stock Movements.

Choisir où les bons de commande sont réceptionnés

Le champ Entrepôt de livraison est obligatoire sur chaque bon de commande. Vous le choisissez lors de la création du bon de commande, vous ne pouvez pas l'effacer lors de sa modification et les marchandises reçues sont ajoutées à cet entrepôt.

La Liste de réapprovisionnement additionne le stock d'un produit dans tous les entrepôts. Elle ne vous avertit pas lorsqu'un site est en rupture de stock alors qu'un autre est plein : un produit peut donc y sembler bien approvisionné tout en étant indisponible sur le site qui en a besoin.

Supprimer un entrepôt

Un entrepôt qui contient encore du stock ne peut pas être supprimé. Déplacez d'abord son stock vers un autre entrepôt ou passez-le en perte. Un entrepôt ne peut pas non plus être supprimé si un bon de commande approuvé, encore en attente de réception, doit y être livré. Réceptionnez d'abord ce bon de commande ou changez son entrepôt.

Une fois l'entrepôt vide, la suppression se fait de l'une des deux façons suivantes, et le message de confirmation indique laquelle. Un entrepôt qui n'a aucun mouvement est supprimé définitivement. Un entrepôt avec un historique de mouvements est archivé à la place, afin de conserver cet historique intact. Il reste dans la liste avec un badge Archivé, et Restaurer permet de le rétablir.

Un entrepôt archivé n'est plus proposé comme Entrepôt de livraison sur les bons de commande.