Votre première commande : du bon de commande au stock

Ce guide suit une commande, du bon de commande jusqu'au stock reçu. La création ou l'approbation de la commande ne modifie pas le stock ; le stock ne bouge que lorsque vous enregistrez la réception sur la page Expéditions.

Avant de commencer, configurez le fournisseur, le produit et au moins un entrepôt. Un bon de commande ne peut pas être enregistré sans entrepôt de livraison : si aucun entrepôt n'existe encore, vous ne pourrez donc pas aller au-delà de la première étape.

Créer le bon de commande

1. Dans le menu principal en haut de l'écran, ouvrez Achats, puis Nouveau bon de commande.
2. Choisissez le fournisseur. Un fournisseur est obligatoire. Sa sélection renseigne la devise, ainsi que l'Incoterm et les conditions de paiement s'ils sont définis pour ce fournisseur.
3. Vérifiez la Devise.
4. Définissez le Taux de change si la commande n'est pas dans la devise de votre organisation. Si elle l'est, le taux est automatiquement fixé à 1. Vérifiez le taux avant d'enregistrer : il convertit les prix du fournisseur en valeur de votre stock.
5. Définissez la Date du bon de commande.
6. Définissez la Livraison prévue si nécessaire. Elle ne peut pas être antérieure à la Date du bon de commande.
7. Choisissez l'Entrepôt de livraison. Il est obligatoire et c'est là que le stock sera enregistré à sa réception.
8. Choisissez Ajouter un produit pour chaque produit que vous achetez.
9. Définissez le produit, la quantité, le prix et la Taxe sur chaque ligne.
10. Choisissez Enregistrer.

Une commande doit comporter au moins un produit. Chaque ligne doit comporter un produit, une quantité supérieure à zéro et une taxe.

Le bouton Enregistrer reste grisé tant que le fournisseur, la date du bon de commande, la devise et l'entrepôt de livraison ne sont pas renseignés, ainsi qu'un produit, une quantité et une taxe sur chaque ligne. Si le bouton ne répond pas, l'un de ces éléments manque.

Les commandes dans d'autres devises sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures. Avec l'offre Free, la devise est celle de votre organisation.

La création et la modification de commandes nécessitent l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders.

Approuver la commande

Un nouveau bon de commande est créé avec le statut Brouillon. Les brouillons et les commandes en attente d'approbation n'apparaissent pas dans Expéditions : vous ne pouvez donc pas enregistrer de réception pour ces commandes.

1. Ouvrez la commande.
2. Si vous ne pouvez pas approuver les commandes, choisissez Demander l'approbation dans la bannière colorée au-dessus des détails de la commande. La commande passe de Brouillon à En attente et attend qu'une personne habilitée l'approuve.
3. Si vous pouvez approuver les commandes, choisissez Passer à l'approbation dans la bannière. La commande passe à En attente, puis Approuver apparaît dans la bannière pour que vous puissiez l'approuver vous-même.
4. Sur une commande En attente, choisissez Approuver.
5. Confirmez l'approbation. Le statut devient Approuvé et la bannière indique qui l'a approuvée et quand.

Le bouton de la bannière n'est pas proposé lorsque la commande est ouverte en mode modification. Enregistrez d'abord vos modifications, puis utilisez-le.

L'approbation nécessite l'autorisation Approve Purchase Orders, ou Approve Own Purchase Orders si vous avez créé la commande vous-même. Le propriétaire de l'organisation peut toujours approuver.

L'approbation est refusée si le fournisseur a été supprimé, si l'exercice correspondant à la date du bon de commande a été clôturé ou si une autre personne a modifié la commande après l'ouverture de la page. Si une autre personne l'a modifiée, rechargez la commande et examinez la modification avant de l'approuver.

Enregistrer la réception

La page Expéditions ne liste que les bons de commande approuvés, dans les onglets Expéditions entrantes et Expéditions terminées.

1. Ouvrez Expéditions dans le menu principal.
2. Trouvez votre commande dans l'onglet Expéditions entrantes.
3. À la fin de la ligne, dans la colonne des actions, choisissez l'icône de camion intitulée Modifier la réception. La fenêtre Gérer la réception s'ouvre sur l'onglet Réceptionner des produits.
4. Choisissez le Produit.
5. Saisissez la Quantité effectivement arrivée.
6. Définissez la Date.
7. Choisissez Ajouter. La ligne reste en attente jusqu'à ce que vous l'enregistriez.
8. Répétez l'opération pour chaque produit de la réception.
9. Choisissez Enregistrer les modifications.

Enregistrez ce qui est arrivé, et non ce qui a été commandé. En cas de réception partielle, la commande reste ouverte pour les quantités restantes. Son statut de réception indique Partiellement livré jusqu'à la réception de la quantité totale, puis Livré.

La date de réception ne peut être ni antérieure à la date du bon de commande, ni future, ni située dans un exercice clôturé. Si la date du bon de commande est dans le futur, vous ne pouvez rien enregistrer pour ce bon avant cette date.

Le stock est enregistré dans l'entrepôt de livraison de la commande. L'enregistrement d'une réception nécessite l'autorisation Manage Shippings ; sans cette autorisation, l'icône de camion n'apparaît pas sur la ligne.

Une fois la quantité totale reçue, la commande passe dans Expéditions terminées, où la ligne ne propose que Afficher les détails. Vous pouvez consulter ce qui a été reçu, mais vous ne pouvez rien y ajouter depuis cet écran.

Vérifier le stock et sa valeur

Ouvrez Stock, puis Afficher le stock. Trouvez le produit et vérifiez les colonnes Stock actuel et Valeur actuelle. Les totaux au-dessus de la liste incluent la valeur que vous venez d'ajouter.

Pour voir le mouvement lui-même, ouvrez Stock, puis Mouvements. La réception apparaît sur une ligne Entrée, à la date de réception que vous avez saisie et dans l'entrepôt où les marchandises ont été livrées.

La valeur du stock reçu correspond au prix de la ligne du bon de commande converti dans votre devise au taux de change de la commande, plus la part de cette ligne dans les frais de port et les éventuels frais annexes enregistrés sur la commande. Pour voir la répartition, dépliez la ligne de la commande dans Expéditions. Elle affiche Valeur des produits, Frais de port, Frais annexes et Coût de revient.

Les colonnes de valeur et les totaux du stock ne sont affichés qu'aux personnes disposant de l'autorisation View Inventory Value. Sans cette autorisation, la page indique que les valeurs sont masquées parce que votre rôle ne comprend pas l'autorisation de les consulter. Toute personne pouvant voir les valeurs peut aussi les masquer sur son propre écran à l'aide de l'icône en forme d'œil située à côté du total dans Afficher le stock ou sur le tableau de bord ; ce choix est mémorisé.

Rouvrir une commande approuvée

La réception ne clôture pas le bon de commande. Il reste Approuvé et son statut de livraison est suivi séparément.

Pour modifier une commande approuvée, utilisez Rouvrir dans la bannière en haut de la commande. Elle revient alors à l'état Brouillon et doit à nouveau être approuvée. Rouvrir nécessite Create / Edit / Delete Purchase Orders et n'est pas proposé une fois l'exercice clôturé.