Tu primer pedido: del pedido de compra a las existencias

En esta guía seguirás un pedido desde su creación hasta la recepción de las existencias. Crear o aprobar el pedido no modifica las existencias; estas solo se mueven cuando registras la entrega en la página Envíos.

Antes de empezar, configura el proveedor, el producto y al menos un almacén. Un pedido de compra no se puede guardar sin un almacén de destino, así que, si aún no existe ninguno, no podrás pasar del primer paso.

Crear el pedido de compra

1. En el menú principal de la parte superior, abre Compras y después Nuevo pedido de compra.
2. Elige el proveedor. Es obligatorio y, al seleccionarlo, se rellena la moneda, así como el Incoterm y las condiciones de pago si el proveedor los tiene configurados.
3. Comprueba la Moneda.
4. Establece el Tipo de cambio si el pedido no está en la moneda propia de tu organización. Si lo está, el tipo se establece automáticamente en 1. Comprueba el tipo antes de guardar: convierte los precios del proveedor al valor por el que se registran tus existencias.
5. Establece la Fecha del pedido de compra.
6. Establece la Entrega prevista si es necesario. No puede ser anterior a la Fecha del pedido de compra.
7. Elige el Almacén de destino. Es obligatorio y es donde se registrarán las existencias al recibirlas.
8. Elige Añadir producto para cada producto que compres.
9. Establece el producto, la cantidad, el precio y el Impuesto en cada línea.
10. Elige Guardar.

Un pedido necesita al menos un producto. Cada línea necesita un producto, una cantidad superior a cero y un impuesto.

Guardar permanece desactivado hasta que se hayan rellenado el proveedor, la fecha del pedido de compra, la moneda y el almacén de destino, así como un producto, una cantidad y un impuesto en cada línea. Si el botón no responde, falta alguno de esos datos.

Los pedidos en otras monedas están incluidos en el plan Starter y superiores. En Free, la moneda es la propia de tu organización.

Para crear y editar pedidos se necesita el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders.

Aprobar el pedido

Un pedido de compra nuevo se crea como Borrador. Los borradores y los pedidos pendientes de aprobación no aparecen en Envíos, por lo que no puedes registrar recepciones para ellos.

1. Abre el pedido.
2. Si no puedes aprobar pedidos, elige Solicitar aprobación en la franja de color situada encima de los detalles del pedido. El pedido pasa de Borrador a Pendiente y queda a la espera de que alguien que pueda aprobarlo lo haga.
3. Si puedes aprobar pedidos, elige Ir a la aprobación en la franja. El pedido pasa a Pendiente y, a continuación, aparece Aprobar en la franja para que puedas aprobarlo tú mismo.
4. En un pedido Pendiente, elige Aprobar.
5. Confirma la aprobación. El estado pasa a Aprobado y la franja muestra quién lo aprobó y cuándo.

El botón de la franja no se muestra mientras el pedido está abierto para su edición. Guarda primero los cambios y después úsalo.

Para aprobar se necesita Approve Purchase Orders o, si has creado el pedido tú mismo, Approve Own Purchase Orders. Un propietario de la organización siempre puede aprobar.

La aprobación se rechaza si se ha eliminado el proveedor, se ha cerrado el ejercicio correspondiente al año de la fecha del pedido de compra o alguien ha modificado el pedido después de que abrieras la página. Si alguien lo ha modificado, vuelve a cargar el pedido y revisa el cambio antes de aprobarlo.

Registrar la entrega

Envíos solo muestra los pedidos de compra aprobados, en Envíos entrantes y Envíos completados.

1. Abre Envíos en el menú principal.
2. Busca tu pedido en la pestaña Envíos entrantes.
3. Al final de la fila, en la columna de acciones, elige el icono del camión con la etiqueta Editar entrega. Se abrirá Gestionar entrega en la pestaña Recibir productos.
4. Elige el Producto.
5. Introduce la Cantidad que ha llegado realmente.
6. Establece la Fecha.
7. Elige Añadir. La línea queda pendiente hasta que la guardes.
8. Repite el proceso para cada producto de la entrega.
9. Elige Guardar cambios.

Registra lo que ha llegado, no lo que se pidió. En una entrega parcial, el pedido permanece abierto para el resto. Su estado de entrega es Entregado parcialmente hasta que se recibe la cantidad completa; entonces pasa a Entregado.

La fecha de entrega no puede ser anterior a la fecha del pedido de compra, estar en el futuro ni pertenecer a un ejercicio cerrado. Si el pedido de compra tiene una fecha futura, no podrás registrar ninguna recepción para él hasta esa fecha.

Las existencias se registran en el almacén de destino del pedido. Para registrar una entrega se necesita Manage Shippings; sin ese permiso, el icono del camión no aparece en la fila.

Una vez recibida la cantidad completa, el pedido pasa a Envíos completados, donde la fila solo ofrece Ver detalles. Puedes consultar lo que se recibió, pero no puedes añadir más desde ahí.

Comprobar las existencias y su valor

Abre Existencias y después Ver existencias. Busca el producto y comprueba Existencias actuales y Valor actual. Los totales situados encima de la lista incluyen el valor que acabas de incorporar.

Para ver el movimiento individual, abre Existencias y después Movimientos. La entrega aparece como una fila de Entrada, con la fecha de entrega que introdujiste y registrada en el almacén al que llegaron las mercancías.

El valor de las existencias recibidas es el precio de la línea del pedido convertido a tu propia moneda al tipo de cambio del pedido, más la parte proporcional de los gastos de envío y de cualquier coste adicional registrado en el pedido que corresponda a esa línea. Para ver el desglose, despliega la fila del pedido en Envíos. Se muestran Valor del producto, Gastos de envío, Costes adicionales y Coste de adquisición final.

Las columnas de valor y los totales del inventario solo se muestran a quienes tienen View Inventory Value. Sin ese permiso, la página indica que los valores están ocultos porque tu rol no incluye permiso para verlos. Cualquier persona que pueda ver los valores también puede ocultarlos en su propia pantalla con el icono del ojo situado junto al total en Ver existencias o en el panel; la elección se recuerda.

Reabrir un pedido aprobado

La recepción no cierra el pedido de compra. Permanece Aprobado y su estado de entrega se sigue por separado.

Para modificar un pedido aprobado, usa Reabrir en la franja situada en la parte superior del pedido. Esto lo devuelve a Borrador y debe pasar de nuevo por la aprobación. Reabrir requiere Create / Edit / Delete Purchase Orders y no se ofrece una vez cerrado el ejercicio.