Configurar una nueva organización

Una organización contiene tus productos, existencias, almacenes, proveedores, pedidos y equipo. Todo lo que registras en StockBold pertenece a una organización. La primera la configuras al empezar, y más adelante puedes configurar otras.

Si aún no perteneces a ninguna organización, StockBold muestra Bienvenido a StockBold después de iniciar sesión. Selecciona Crear tu organización para empezar. Para crear otra organización más adelante, abre el menú que muestra tus organizaciones en la barra superior y selecciona Crear nueva organización.

Cómo funciona la configuración

La configuración tiene tres pasos numerados: Tu empresa, Proveedores, categorías y almacenes y Tu equipo. Cada paso muestra sus partes de una en una, con un contador como 1 de 4. Selecciona Continuar para avanzar o Volver para retroceder.

Un paso terminado se contrae en un resumen de una línea con un botón Editar. No se guarda nada hasta que selecciones Crear organización al final, así que antes puedes volver atrás y cambiar lo que quieras.

Paso 1: Tu empresa

1. Introduce un Nombre de la organización de al menos dos caracteres. Es el nombre que ve tu equipo en StockBold y puedes cambiarlo más adelante.
2. Elige una Moneda predeterminada (obligatoria). Ya está seleccionada la moneda que corresponde al idioma en el que usas StockBold; cámbiala si tu empresa trabaja con otra. Los valores del inventario y los informes se muestran en esta moneda.
3. Elige un Método de valoración (obligatorio): FIFO (primera entrada, primera salida), LIFO (última entrada, primera salida) o coste medio ponderado. FIFO aparece marcado como Recomendado y cada opción tiene una línea que la explica. El método determina cómo se calculan el valor de tus existencias y el coste de lo que sale.
4. Si quieres, introduce los Datos de la empresa: nombre de la empresa, NIF/CIF, dirección, ciudad, código postal, provincia y país. Estos datos se imprimen en tus pedidos de compra. Puedes rellenarlos ahora o más adelante en Ajustes y después en Organización.

Puedes cambiar el método más adelante en Ajustes, después en Organización, en Método de valoración. Solo el propietario de la organización puede editar sus ajustes. El método no se puede cambiar mientras haya algún ejercicio cerrado: primero reabre el ejercicio en Ajustes y después en Cierre del ejercicio.

Hasta que se rellenen el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad y el país, el propietario ve Completa la configuración de tu organización en la parte superior del panel. El aviso indica solo los campos que faltan y tiene un botón Completar configuración que abre Ajustes y después Organización.

Paso 2: Proveedores, categorías y almacenes

Las cuatro listas son opcionales: Proveedores, Categorías, Unidades de medida y Almacenes. Para añadir una entrada, escribe un nombre y pulsa Intro o selecciona el botón de añadir. La entrada aparece debajo; selecciona la pequeña cruz que hay a su lado para quitarla. Si añades el mismo nombre dos veces, se rechaza con un mensaje.

Si no has añadido nada, el botón muestra Omitir. Si has escrito un nombre pero no lo has añadido, el botón muestra Añadir y continuar y lo añade por ti.

Independientemente de lo que omitas, puedes usar StockBold de inmediato. Si no añades ninguna categoría, StockBold crea una llamada General. Si no añades ninguna unidad, crea una llamada ud. Si no añades ningún almacén, crea uno llamado Almacén principal. Estos nombres se crean en el idioma en el que usas StockBold y la nota de cada paso te indica qué se creará si lo omites.

Proveedores es la única lista sin una entrada predeterminada. Si la omites, tu lista de proveedores estará vacía al principio. Añade proveedores aquí o más adelante desde Catálogo y después Proveedores.

Una organización nueva empieza con el plan Free, por lo que la configuración debe ajustarse a sus límites. Free incluye 1 almacén, 20 proveedores y 2 usuarios (tú y un compañero). Si añades más, la configuración te lo indica; puedes pasar a un plan superior una vez creada la organización.

Paso 3: Tu equipo

Añade las direcciones de correo de los compañeros que deban unirse y elige un rol para cada uno. El rol inicial es Operario y puedes cambiarlo para cada dirección de la lista antes de crear la organización. Los departamentos no se configuran aquí; asígnalos después en Ajustes y luego en Usuarios.

Las invitaciones se envían una vez creada la organización. Si has escrito una dirección pero no la has añadido, se añade automáticamente cuando seleccionas Crear organización.

Acepta el Acuerdo de encargo del tratamiento de datos en nombre de la organización. Crear organización permanece desactivado hasta que marques la casilla. Consulta Condiciones del servicio, política de privacidad y acuerdo de encargo del tratamiento.

Qué crea StockBold por ti

Eres el propietario de la nueva organización, con el rol de Administrador. Tu primer almacén, tanto si es Almacén principal como si es el primero que has escrito, es el almacén predeterminado.

StockBold crea cuatro condiciones de pago para los pedidos de compra: a la recepción y a 30, 60 y 90 días desde la factura. También crea cinco Incoterms: EXW, FOB, CIF, DAP y DDP.

Se crea un único impuesto llamado No Tax (sin impuestos), al 0 %, y se establece como predeterminado. Esto permite seleccionar un impuesto en los pedidos de compra antes de que introduzcas tus tipos impositivos reales en Ajustes y después en Impuestos.

La organización y todo lo que se crea con ella se generan de una sola vez. Si falla alguna parte, no se conserva nada, por lo que no queda una organización a medio crear que debas eliminar antes de volver a intentarlo. Las invitaciones se envían después; si una invitación falla, la organización no se deshace. El resumen muestra las direcciones que no se han podido invitar; vuelve a invitarlas desde Ajustes y después Usuarios.

Cuando esté lista

La tarjeta muestra ¡Todo listo! y Tu organización está lista, junto con un resumen: Organización, Empresa, Moneda, Método de valoración, Proveedores, Categorías, Unidades, Almacenes e Invitaciones. Selecciona Ir al panel o selecciona Añade tu primer producto para abrir directamente el formulario de nuevo producto.

Ir al panel inicia un breve recorrido de bienvenida la primera vez. La lista Primeros pasos del panel te guía por los primeros pasos: proveedores, productos, existencias actuales, un pedido de compra, una entrega y tu equipo. Consulta Lista de primeros pasos, recorrido de bienvenida y botón de ayuda.

Una segunda organización

No hay límite en el número de organizaciones de las que puedes ser propietario. Sin embargo, mientras ya seas propietario de una organización con el plan Free, la siguiente que crees deberá tener un plan de pago.

En ese caso, el último botón muestra Elegir un plan en lugar de Crear organización. Ese botón lleva todo lo que has introducido a la página de planes, donde Free no está disponible y la casilla del Acuerdo de encargo del tratamiento de datos está en la confirmación.

Con un plan de pago, la organización se crea cuando confirmas. Permanece en modo de solo lectura hasta que se confirme el pago, y pasas directamente a pagarla. Si la página de planes muestra Los pagos aún no están disponibles, no se puede elegir un plan de pago y no se crea nada.