Neue Organisation einrichten

Eine Organisation enthält Ihre Produkte, Bestände, Lagerorte, Lieferanten, Bestellungen und Ihr Team. Alles, was Sie in StockBold erfassen, gehört zu einer Organisation. Die erste richten Sie zu Beginn ein, weitere können Sie später anlegen.

Wenn Sie noch keiner Organisation angehören, zeigt StockBold nach der Anmeldung Willkommen bei StockBold an. Wählen Sie Organisation anlegen, um zu beginnen. Um später eine weitere Organisation anzulegen, öffnen Sie in der oberen Leiste das Menü mit Ihren Organisationen und wählen Sie Neue Organisation erstellen.

So funktioniert die Einrichtung

Die Einrichtung besteht aus drei nummerierten Schritten: Ihr Unternehmen, Lieferanten, Kategorien und Lagerorte und Ihr Team. Jeder Schritt zeigt seine Bestandteile nacheinander an, mit einem Zähler wie 1 von 4. Wählen Sie Weiter, um fortzufahren, oder Zurück, um zurückzugehen.

Ein abgeschlossener Schritt wird zu einer einzeiligen Zusammenfassung mit einer Schaltfläche Bearbeiten zusammengeklappt. Es wird erst etwas gespeichert, wenn Sie am Ende Organisation erstellen wählen. Bis dahin können Sie zurückgehen und alles ändern.

Schritt 1: Ihr Unternehmen

1. Geben Sie unter Name der Organisation einen Namen mit mindestens zwei Zeichen ein. Diesen Namen sieht Ihr Team in StockBold. Sie können ihn später ändern.
2. Wählen Sie eine Standardwährung aus (Pflichtfeld). Die Währung, die zur Sprache passt, in der Sie StockBold verwenden, ist bereits ausgewählt. Ändern Sie sie, wenn Ihr Unternehmen mit einer anderen Währung arbeitet. Lagerwerte und Berichte werden in dieser Währung angezeigt.
3. Wählen Sie eine Bewertungsmethode aus (Pflichtfeld): FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) oder Durchschnittspreis. FIFO ist als Empfohlen gekennzeichnet, und jede Option wird in einer Zeile erklärt. Das Verfahren bestimmt, wie der Wert Ihres Bestands und die Kosten der Abgänge berechnet werden.
4. Geben Sie optional Firmendaten ein: Firmenname, Steuernummer, Adresse, Stadt, PLZ, Bundesland und Land. Diese Angaben werden auf Ihre Bestellungen gedruckt. Sie können sie jetzt oder später unter Einstellungen und dann Organisation ausfüllen.

Sie können das Verfahren später unter Einstellungen, dann Organisation und dort unter Bewertungsverfahren ändern. Nur der Inhaber der Organisation kann Organisationseinstellungen bearbeiten. Solange ein Geschäftsjahr gesperrt ist, kann das Verfahren nicht geändert werden: Entsperren Sie das Jahr zunächst unter Einstellungen und dann Jahressperre.

Solange Firmenname, Adresse, Stadt und Land nicht ausgefüllt sind, sieht der Inhaber oben im Dashboard Richten Sie Ihre Organisation vollständig ein. Dort werden nur die noch fehlenden Felder genannt. Die Schaltfläche Einrichtung abschließen öffnet Einstellungen und dann Organisation.

Schritt 2: Lieferanten, Kategorien und Lagerorte

Die vier Listen sind optional: Lieferanten, Kategorien, Maßeinheiten und Lager. Um einen Eintrag hinzuzufügen, geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen. Der Eintrag erscheint darunter. Wählen Sie das kleine Kreuz daneben, um ihn zu entfernen. Wenn Sie denselben Namen zweimal hinzufügen, wird dies mit einer Meldung abgelehnt.

Wenn Sie nichts hinzugefügt haben, lautet die Schaltfläche Überspringen. Wenn Sie einen Namen eingegeben, aber nicht hinzugefügt haben, lautet die Schaltfläche Hinzufügen und weiter und fügt ihn für Sie hinzu.

Unabhängig davon, was Sie überspringen, ist StockBold sofort nutzbar. Wenn Sie keine Kategorie hinzufügen, erstellt StockBold eine Kategorie namens Allgemein. Wenn Sie keine Maßeinheit hinzufügen, wird eine namens Stk. erstellt. Wenn Sie keinen Lagerort hinzufügen, wird einer namens Hauptlager erstellt. Diese Namen werden in der Sprache erstellt, in der Sie StockBold verwenden. Der Hinweis in jedem Schritt erklärt, was beim Überspringen erstellt wird.

Lieferanten ist die einzige Liste ohne Standardeintrag. Wenn Sie sie überspringen, ist Ihre Lieferantenliste zunächst leer. Fügen Sie Lieferanten hier oder später unter Katalog und dann Lieferanten hinzu.

Eine neue Organisation startet im Tarif Free, daher muss die Einrichtung dessen Grenzen einhalten. Free umfasst 1 Lagerort, 20 Lieferanten und 2 Benutzer (Sie und ein Kollege oder eine Kollegin). Wenn Sie mehr hinzufügen, weist die Einrichtung darauf hin. Sie können zu einem größeren Tarif wechseln, sobald die Organisation besteht.

Schritt 3: Ihr Team

Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Kollegen und Kolleginnen hinzu, die beitreten sollen, und wählen Sie für jede Person eine Rolle. Die Rolle ist zunächst auf Lagermitarbeiter eingestellt. Sie können sie für jede Adresse in der Liste ändern, bevor die Organisation erstellt wird. Abteilungen werden hier nicht festgelegt. Weisen Sie diese anschließend unter Einstellungen und dann Benutzer zu.

Einladungen werden versendet, sobald die Organisation besteht. Eine Adresse, die Sie eingegeben, aber nicht hinzugefügt haben, wird für Sie hinzugefügt, wenn Sie Organisation erstellen wählen.

Akzeptieren Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag im Namen der Organisation. Organisation erstellen bleibt ausgegraut, bis das Kontrollkästchen angekreuzt ist. Siehe Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was StockBold für Sie erstellt

Sie sind der Inhaber der neuen Organisation und haben die Rolle Administrator. Ihr erster Lagerort, ob Hauptlager oder der erste von Ihnen eingegebene Lagerort, ist der Standardlagerort.

StockBold erstellt vier Zahlungsbedingungen für Bestellungen: bei Erhalt sowie 30, 60 und 90 Tage ab Rechnung. Außerdem werden fünf Incoterms erstellt: EXW, FOB, CIF, DAP und DDP.

Eine einzelne Steuer namens No Tax (keine Steuer) mit 0 % wird erstellt und als Standard festgelegt. So steht für Bestellungen eine Steuer zur Auswahl, bevor Sie Ihre tatsächlichen Steuersätze unter Einstellungen und dann Steuern eingeben.

Die Organisation und alles, was mit ihr erstellt wird, werden in einem Vorgang angelegt. Schlägt ein Teil fehl, wird nichts gespeichert. Sie müssen also keine unvollständig angelegte Organisation bereinigen, bevor Sie es erneut versuchen. Einladungen werden anschließend versendet. Eine fehlgeschlagene Einladung macht die Erstellung der Organisation nicht rückgängig. Die Zusammenfassung führt alle Adressen auf, die nicht eingeladen werden konnten. Laden Sie diese unter Einstellungen und dann Benutzer erneut ein.

Wenn alles bereit ist

Die Karte zeigt Alles bereit! und Ihre Organisation ist bereit sowie eine Zusammenfassung mit Organisation, Firma, Währung, Bewertungsmethode, Lieferanten, Kategorien, Maßeinheiten, Lager und Einladungen. Wählen Sie Zum Dashboard oder wählen Sie Erstes Produkt hinzufügen, um sofort das Formular für ein neues Produkt zu öffnen.

Zum Dashboard startet beim ersten Mal eine kurze Einführungstour. Die Dashboard-Liste Erste Schritte führt Sie durch den Einstieg: Lieferanten, Produkte, aktueller Bestand, eine Bestellung, ein Wareneingang und Ihr Team. Siehe Checkliste für die ersten Schritte, die Einführungstour und die Hilfe-Schaltfläche.

Eine zweite Organisation

Sie können beliebig viele Organisationen besitzen. Wenn Sie jedoch bereits Inhaber einer Organisation im Tarif Free sind, muss die nächste Organisation, die Sie erstellen, einen kostenpflichtigen Tarif haben.

In diesem Fall lautet die letzte Schaltfläche Tarif wählen statt Organisation erstellen. Sie überträgt alle Ihre Eingaben auf die Tarifseite. Dort ist Free nicht verfügbar und das Kontrollkästchen für den Auftragsverarbeitungsvertrag befindet sich in der Bestätigung.

Bei einem kostenpflichtigen Tarif wird die Organisation erstellt, wenn Sie bestätigen. Sie bleibt schreibgeschützt, bis ihre Zahlung bestätigt ist, und Sie gelangen direkt zur Zahlung. Wenn auf der Tarifseite Zahlungen sind noch nicht verfügbar steht, kann kein kostenpflichtiger Tarif gewählt werden und es wird nichts erstellt.