Configurare una nuova organizzazione

Un'organizzazione contiene i tuoi prodotti, le giacenze, i magazzini, i fornitori, gli ordini e il team. Tutto ciò che registri in StockBold appartiene a un'organizzazione. Configuri la prima quando inizi e puoi crearne altre in seguito.

Se non appartieni ancora a un'organizzazione, StockBold mostra Benvenuto in StockBold dopo l'accesso. Seleziona Crea la tua organizzazione per iniziare. Per creare un'altra organizzazione in seguito, apri il menu che elenca le tue organizzazioni nella barra superiore e seleziona Crea nuova organizzazione.

Come funziona la configurazione

La configurazione prevede tre passaggi numerati: L'azienda, Fornitori, categorie e magazzini e Il tuo team. Ogni passaggio mostra le sue parti una alla volta, con un contatore come 1 di 4. Seleziona Continua per proseguire o Indietro per tornare indietro.

Un passaggio completato si comprime in un riepilogo su una riga con un pulsante Modifica. Non viene salvato nulla finché non selezioni Crea organizzazione alla fine, quindi puoi prima tornare indietro e modificare qualsiasi dato.

Passaggio 1: L'azienda

1. Inserisci un Nome dell'organizzazione di almeno due caratteri. È il nome che il tuo team vede in StockBold e puoi modificarlo in seguito.
2. Scegli una Valuta predefinita (obbligatoria). È già selezionata la valuta adatta alla lingua in cui usi StockBold; cambiala se la tua azienda opera con un'altra valuta. I valori del magazzino e i report sono mostrati in questa valuta.
3. Scegli un Metodo di valorizzazione (obbligatorio): FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) o costo medio ponderato. FIFO è contrassegnato come Consigliato e ogni opzione ha una riga che la spiega. Il metodo determina come vengono calcolati il valore delle giacenze e il costo di ciò che esce dal magazzino.
4. Facoltativamente, inserisci i Dati dell'azienda: ragione sociale, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, città, CAP, provincia e paese. Questi dati vengono stampati sugli ordini d'acquisto. Puoi inserirli ora o in seguito in Impostazioni, poi Organizzazione.

Puoi modificare il metodo in seguito in Impostazioni, poi Organizzazione, alla voce Metodo di valorizzazione. Solo il proprietario dell'organizzazione può modificarne le impostazioni. Il metodo non può essere modificato se è presente un anno chiuso: riapri prima l'anno in Impostazioni, poi Chiusura dell'anno.

Finché non sono stati inseriti ragione sociale, indirizzo, città e paese, il proprietario vede Completa la configurazione dell'organizzazione nella parte superiore della Dashboard. Il messaggio indica solo i campi ancora mancanti e presenta un pulsante Completa la configurazione che apre Impostazioni, poi Organizzazione.

Passaggio 2: Fornitori, categorie e magazzini

I quattro elenchi sono facoltativi: Fornitori, Categorie, Unità di misura e Magazzini. Per aggiungere una voce, digita un nome e premi Invio oppure seleziona il pulsante per aggiungerla. La voce appare sotto; seleziona la piccola croce accanto per rimuoverla. Se provi ad aggiungere due volte lo stesso nome, l'operazione viene rifiutata con un messaggio.

Se non hai aggiunto nulla, il pulsante mostra Salta. Se hai digitato un nome ma non lo hai aggiunto, il pulsante mostra Aggiungi e continua e lo aggiunge per te.

Qualunque elenco tu salti, StockBold è subito utilizzabile. Se non aggiungi una categoria, StockBold ne crea una chiamata Generale. Se non aggiungi un'unità di misura, ne crea una chiamata pz. Se non aggiungi un magazzino, ne crea uno chiamato Magazzino principale. Questi nomi vengono creati nella lingua in cui usi StockBold e la nota di ogni passaggio indica cosa verrà creato se lo salti.

Fornitori è l'unico elenco per cui non viene creata nessuna voce in automatico. Se lo salti, l'elenco dei fornitori sarà inizialmente vuoto. Aggiungi i fornitori qui o in seguito da Catalogo, poi Fornitori.

Una nuova organizzazione parte con il piano Free, quindi la configurazione deve rispettarne i limiti. Free include 1 magazzino, 20 fornitori e 2 utenti (tu e un collega). Se ne aggiungi di più, la configurazione te lo segnala; puoi passare a un piano superiore una volta creata l'organizzazione.

Passaggio 3: Il tuo team

Aggiungi gli indirizzi e-mail dei colleghi che devono unirsi all'organizzazione e scegli un ruolo per ciascuno. Il ruolo iniziale è Operatore e puoi modificarlo per ogni indirizzo nell'elenco prima che l'organizzazione venga creata. I reparti non si impostano qui; assegnali in seguito in Impostazioni, poi Utenti.

Gli inviti vengono inviati una volta creata l'organizzazione. Un indirizzo che hai digitato ma non aggiunto viene aggiunto per te quando selezioni Crea organizzazione.

Accetta l'Accordo sul trattamento dei dati per conto dell'organizzazione. Crea organizzazione rimane disattivato finché la casella non viene spuntata. Consulta Termini di servizio, Informativa sulla privacy e Accordo sul trattamento dei dati.

Cosa crea StockBold per te

Sei il proprietario della nuova organizzazione, con il ruolo Amministratore. Il tuo primo magazzino, che sia Magazzino principale o il primo che hai digitato, è il magazzino predefinito.

StockBold crea quattro condizioni di pagamento per gli ordini d'acquisto: al ricevimento, a 30, 60 e 90 giorni dalla fattura. Crea anche cinque Incoterms: EXW, FOB, CIF, DAP e DDP.

Viene creata un'unica aliquota chiamata No Tax (nessuna imposta), pari allo 0%, e impostata come predefinita. In questo modo è disponibile una voce da selezionare negli ordini d'acquisto prima che tu inserisca le aliquote reali in Impostazioni, poi Imposte.

L'organizzazione e tutto ciò che viene creato con essa nascono in un'unica operazione. Se una parte non riesce, non viene conservato nulla: non c'è quindi un'organizzazione creata a metà da eliminare prima di riprovare. Gli inviti vengono inviati successivamente; un invito non riuscito non annulla la creazione dell'organizzazione. Il riepilogo elenca gli eventuali indirizzi a cui non è stato possibile inviare un invito; invitali di nuovo da Impostazioni, poi Utenti.

Quando è pronta

La scheda mostra Tutto pronto! e La tua organizzazione è pronta, con un riepilogo: Organizzazione, Azienda, Valuta, Metodo di valorizzazione, Fornitori, Categorie, Unità di misura, Magazzini e Inviti. Seleziona Vai alla Dashboard oppure Aggiungi il primo prodotto per aprire subito il modulo per un nuovo prodotto.

Vai alla Dashboard avvia un breve tour di benvenuto la prima volta. L'elenco Primi passi della Dashboard ti guida nei primi passaggi: fornitori, prodotti, giacenza attuale, un ordine d'acquisto, una consegna e il tuo team. Consulta Lista dei primi passi, tour di benvenuto e pulsante di aiuto.

Una seconda organizzazione

Non c'è un limite al numero di organizzazioni di cui puoi essere proprietario. Tuttavia, se possiedi già un'organizzazione con il piano Free, la successiva che crei deve avere un piano a pagamento.

In questo caso, l'ultimo pulsante mostra Scegli un piano anziché Crea organizzazione. Il pulsante porta tutto ciò che hai inserito nella pagina dei piani, dove Free non è disponibile e la casella dell'Accordo sul trattamento dei dati si trova nella conferma.

Con un piano a pagamento, l'organizzazione viene creata quando confermi. Rimane in sola lettura finché il pagamento non viene confermato, e passi subito a pagarla. Se la pagina dei piani mostra I pagamenti non sono ancora disponibili, non è possibile scegliere un piano a pagamento e non viene creato nulla.