Il tuo primo ordine: dall'ordine d'acquisto alle giacenze

Questa guida segue un ordine d'acquisto fino al ricevimento della merce. Creare o approvare l'ordine non modifica le giacenze; la giacenza cambia solo quando registri la consegna nella pagina Spedizioni.

Prima di iniziare, configura il fornitore, il prodotto e almeno un magazzino. Non puoi salvare un ordine d'acquisto senza un magazzino di destinazione, quindi se non ne esiste ancora uno non puoi superare il primo passaggio.

Crea l'ordine d'acquisto

1. Nel menu principale in alto, apri Acquisti, poi Nuovo ordine d'acquisto.
2. Scegli il fornitore. Il fornitore è obbligatorio e, selezionandolo, vengono compilati la valuta e, se presenti per quel fornitore, l'Incoterm e le condizioni di pagamento.
3. Controlla la Valuta.
4. Imposta il Tasso di cambio se l'ordine non è nella valuta della tua organizzazione. Se invece lo è, il tasso viene impostato automaticamente su 1. Controlla il tasso prima di salvare: viene usato per convertire i prezzi del fornitore nel valore a cui è registrata la merce in giacenza.
5. Imposta la Data ordine d'acquisto.
6. Se necessario, imposta la Consegna prevista. Non può essere precedente alla Data ordine d'acquisto.
7. Scegli il Magazzino di destinazione. È obbligatorio ed è il magazzino in cui verrà caricata la merce quando la ricevi.
8. Seleziona Aggiungi prodotto per ogni prodotto che acquisti.
9. Imposta il prodotto, la quantità, il prezzo e l'Imposta su ogni riga.
10. Seleziona Salva.

Un ordine deve contenere almeno un prodotto. Ogni riga deve avere un prodotto, una quantità superiore a zero e un'imposta.

Salva rimane disattivato finché non sono compilati il fornitore, la data dell'ordine d'acquisto, la valuta e il magazzino di destinazione, oltre al prodotto, alla quantità e all'imposta su ogni riga. Se il pulsante non risponde, manca uno di questi dati.

Gli ordini in altre valute sono inclusi nel piano Starter e nei piani superiori. Con il piano Free, la valuta è quella della tua organizzazione.

Per creare e modificare gli ordini è necessario il permesso Create / Edit / Delete Purchase Orders.

Approva l'ordine

Un nuovo ordine d'acquisto viene creato come Bozza. Le bozze e gli ordini in attesa di approvazione non compaiono in Spedizioni, quindi non puoi registrare un ricevimento per questi ordini.

1. Apri l'ordine.
2. Se non puoi approvare gli ordini, seleziona Richiedi approvazione nel banner colorato sopra i dettagli dell'ordine. L'ordine passa da Bozza a In attesa e attende l'intervento di chi può approvarlo.
3. Se puoi approvare gli ordini, seleziona Vai all'approvazione nel banner. L'ordine passa a In attesa e nel banner compare Approva, così puoi approvarlo tu.
4. Su un ordine In attesa, seleziona Approva.
5. Conferma l'approvazione. Lo stato diventa Approvato e il banner mostra chi lo ha approvato e quando.

Il pulsante del banner non è disponibile mentre l'ordine è aperto in modifica. Salva prima le modifiche, poi usa il pulsante.

Per approvare è necessario il permesso Approve Purchase Orders oppure, se hai creato tu l'ordine, Approve Own Purchase Orders. Il proprietario di un'organizzazione può sempre approvare.

L'approvazione viene rifiutata se il fornitore è stato eliminato, se l'anno della data dell'ordine d'acquisto è stato chiuso o se qualcun altro ha modificato l'ordine dopo che hai aperto la pagina. Se qualcun altro lo ha modificato, ricarica l'ordine ed esamina la modifica prima di approvarlo.

Registra la consegna

Spedizioni elenca solo gli ordini d'acquisto approvati, nelle schede Spedizioni in arrivo e Spedizioni completate.

1. Apri Spedizioni nel menu principale.
2. Trova il tuo ordine nella scheda Spedizioni in arrivo.
3. Alla fine della riga, nella colonna delle azioni, seleziona l'icona del camion con l'etichetta Modifica consegna. Si apre Gestisci consegna nella scheda Ricevi prodotti.
4. Scegli il Prodotto.
5. Inserisci la Quantità effettivamente arrivata.
6. Imposta la Data.
7. Seleziona Aggiungi. La riga rimane in attesa finché non la salvi.
8. Ripeti l'operazione per ogni prodotto della consegna.
9. Seleziona Salva modifiche.

Registra ciò che è arrivato, non ciò che è stato ordinato. In caso di consegna parziale, l'ordine rimane aperto per la parte restante. Lo stato della consegna è Consegnato in parte finché non è stata ricevuta l'intera quantità, poi diventa Consegnato.

La data di consegna non può essere precedente alla data dell'ordine d'acquisto, futura o compresa in un anno chiuso. Se l'ordine d'acquisto ha una data futura, non puoi registrare alcun ricevimento per quell'ordine fino a quella data.

La merce viene caricata nel magazzino di destinazione dell'ordine. Per registrare una consegna è necessario il permesso Manage Shippings; senza questo permesso, l'icona del camion non compare sulla riga.

Una volta ricevuta l'intera quantità, l'ordine passa a Spedizioni completate, dove la riga offre solo Visualizza dettagli. Puoi consultare ciò che è stato ricevuto, ma non puoi aggiungere altri ricevimenti da lì.

Controlla le giacenze e il loro valore

Apri Giacenze, poi Visualizza giacenze. Trova il prodotto e controlla Giacenza attuale e Valore attuale. I totali sopra l'elenco includono il valore della merce appena caricata.

Per vedere il singolo evento, apri Giacenze, poi Movimenti. La consegna compare come una riga di Carico, con la data di consegna che hai inserito, registrata nel magazzino in cui è arrivata la merce.

Il valore della merce ricevuta corrisponde al prezzo della riga dell'ordine convertito nella tua valuta al tasso di cambio dell'ordine, più la quota che spetta a quella riga delle spese di spedizione e degli eventuali oneri accessori registrati nell'ordine. Per vedere la ripartizione, espandi la riga dell'ordine in Spedizioni. La riga mostra Valore del prodotto, Spedizione, Oneri accessori e Costo d'acquisto finale.

Le colonne dei valori e i totali delle giacenze sono mostrati solo a chi dispone di View Inventory Value. Senza questo permesso, la pagina indica che i valori sono nascosti perché il tuo ruolo non include il permesso di visualizzarli. Chiunque possa vedere i valori può anche nasconderli sul proprio schermo usando l'icona a forma di occhio accanto al totale in Visualizza giacenze o nella Dashboard; la scelta viene memorizzata.

Riapri un ordine approvato

Il ricevimento non chiude l'ordine d'acquisto. L'ordine rimane Approvato e lo stato di consegna viene monitorato separatamente.

Per modificare un ordine approvato, usa Riapri nel banner in cima all'ordine. L'ordine torna a Bozza e deve essere nuovamente approvato. Riapri richiede Create / Edit / Delete Purchase Orders e non è disponibile dopo la chiusura dell'anno.