Crear un pedido de compra desde la lista de reaprovisionamiento

La lista de reaprovisionamiento agrupa los artículos por proveedor, con una tarjeta y un botón Crear pedido de compra para cada uno. No puedes seleccionar artículos individuales en la lista: el botón incluye todos los artículos de esa tarjeta que se pueden pedir, así que pides a un proveedor cada vez.

Crear el pedido

1. Abre Existencias en el menú superior y después Lista de reaprovisionamiento.
2. Elige la lista que quieras en el selector de listas.
3. Permanece en la pestaña En curso.
4. Busca la tarjeta del proveedor. Su nombre aparece a la izquierda de la cabecera de la tarjeta.
5. Introduce una cantidad en el campo Cant. a reponer de cada producto del que ya sepas cuánto quieres pedir.
6. Selecciona Crear pedido de compra a la derecha de la cabecera de esa misma tarjeta.
7. Comprueba las cantidades y los precios unitarios en la página Crear pedido de compra. Cambia cualquiera de ellos en el formulario del pedido si el proveedor te ha indicado algo diferente.
8. Cambia la fecha del pedido de compra solo si el pedido lleva otra fecha. Ya está rellenada con la fecha de hoy.
9. Elige un Almacén de destino y un Impuesto en cada línea.
10. Introduce una cantidad o elimina las líneas cuya cantidad sea cero.
11. Selecciona Guardar.

La página Crear pedido de compra se abre con el proveedor ya elegido y una línea por cada artículo de ese proveedor en la lista que se pueda pedir. El pedido no está completo al abrirse: Guardar permanece deshabilitado hasta que se hayan establecido Almacén de destino e Impuesto y todas las líneas tengan una cantidad superior a cero.

Cantidades y precios unitarios

Cada línea empieza con la Cant. a reponer del artículo o, si está vacía, con la Cant. sugerida del producto. La línea utiliza el precio unitario registrado en el producto. Los cambios realizados en el formulario del pedido no modifican la ficha del producto.

Si Cant. a reponer está vacía y Cant. sugerida muestra un guion porque el cálculo automático del stock de seguridad está desactivado, la línea empieza con 1. Si Cant. sugerida es cero, la línea empieza con 0 y la página muestra el aviso La cantidad sugerida es 0 (aún no hace falta).

Cero es la cifra normal cuando las existencias que tienes de un producto, menos las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores, más las existencias que ya figuran en pedidos aprobados, superan su punto de pedido. Si el producto no tiene precio unitario, la línea se crea con un precio de cero. Comprueba tanto la cantidad como el precio unitario antes de guardar.

Artículos que no se pueden pedir

Un producto eliminado o inactivo permanece en la tarjeta con una etiqueta Eliminado o Inactivo, pero no se incluye en el pedido. Si todos los artículos de una tarjeta están eliminados o inactivos, Crear pedido de compra no está disponible. Quita esos artículos de la lista.

Un producto que no tiene proveedor en su ficha nunca aparece en ninguna de las dos pestañas de la lista de reaprovisionamiento, aunque puedes añadirlo. No tiene tarjeta, por lo que no puedes pedirlo desde aquí. Asigna un proveedor al producto si quieres que aparezca.

Qué ocurre después de guardar

Los artículos que siguen en el pedido salen de la pestaña En curso y aparecen en la pestaña Historial bajo el número del nuevo pedido de compra, con la cantidad pedida. Si eliminas una línea del pedido antes de guardar o la cambias por otro producto, su artículo permanece en la pestaña En curso.

Los artículos de otros proveedores no se modifican y permanecen en la pestaña En curso. Crea un pedido independiente desde la tarjeta de cada proveedor.

Si se elimina un pedido de compra creado desde la lista, sus artículos vuelven a la pestaña En curso, salvo que el mismo producto se haya añadido de nuevo a la lista desde entonces.

Consultar el historial

Las dos pestañas de la parte superior de la página dividen la lista: En curso muestra lo que aún hay que pedir y Historial muestra lo que ha salido de la lista. Cada pestaña muestra un recuento cuando contiene algún artículo.

Historial agrupa los artículos por el pedido de compra que los retiró de la lista. Cada grupo muestra el proveedor, un número de pedido de compra vinculado al pedido, cuántos de sus artículos se pidieron y la cantidad pedida de cada artículo. Los artículos retirados manualmente se agrupan por separado bajo Quitado manualmente, sin número de pedido de compra, y se marcan como Sin pedir.

Encima de los grupos de Historial, puedes filtrar por proveedor, número de pedido de compra o fecha en que los artículos salieron de la lista. Usa el filtro de pedido de compra para comprobar qué debía cubrir un pedido concreto. El filtro de fecha corresponde a un día exacto, no a un intervalo. Cuando hayas establecido un filtro, aparece un botón para borrarlos.

Permisos

Crear pedido de compra solo aparece para las personas autorizadas a crear pedidos de compra. Para ello se necesita el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders, que figura bajo Purchase Orders en los permisos de un miembro.

Si los artículos no pasan al historial

Primero se guarda el pedido y después se retiran los artículos de la lista. En el caso poco frecuente de que falle la retirada de la lista, la aplicación indica que el pedido de compra se ha creado, pero que sus productos no se han trasladado a Historial, por lo que siguen en la lista de reaprovisionamiento.

Consulta la pestaña Historial antes de volver a hacer el pedido. Retira los artículos manualmente en lugar de crear el pedido dos veces.