Créer un bon de commande à partir de la liste de réapprovisionnement

La liste de réapprovisionnement regroupe les articles par fournisseur, avec une carte et un bouton Créer un bon de commande distincts pour chacun. Vous ne pouvez pas sélectionner les articles individuellement dans la liste : le bouton prend tous les articles commandables de la carte. Vous commandez donc auprès d'un fournisseur à la fois.

Créer le bon de commande

1. Ouvrez Stock dans le menu supérieur, puis Liste de réapprovisionnement.
2. Choisissez la liste souhaitée dans le sélecteur de liste.
3. Restez sur l'onglet En cours.
4. Trouvez la carte du fournisseur. Son nom figure à gauche de l'en-tête de la carte.
5. Saisissez une quantité dans le champ Qté à réapprovisionner de chaque produit pour lequel vous savez déjà combien commander.
6. Sélectionnez Créer un bon de commande à droite du même en-tête de carte.
7. Vérifiez les quantités et les prix unitaires sur la page Créer un bon de commande. Modifiez l'un ou l'autre dans le formulaire si le fournisseur a indiqué une valeur différente.
8. Ne modifiez la date du bon de commande que si la commande porte une autre date. La date du jour est déjà renseignée.
9. Choisissez un Entrepôt de livraison et une Taxe sur chaque ligne.
10. Saisissez une quantité ou retirez les lignes dont la quantité est égale à zéro.
11. Sélectionnez Enregistrer.

La page Créer un bon de commande s'ouvre avec le fournisseur déjà sélectionné et une ligne pour chacun de ses articles commandables présents sur la liste. Le bon de commande n'est pas complet à l'ouverture : Enregistrer reste indisponible tant que l'Entrepôt de livraison et la Taxe ne sont pas définis et que chaque ligne n'a pas une quantité supérieure à zéro.

Quantités et prix unitaires

Chaque ligne est initialisée avec la Qté à réapprovisionner de l'article ou, si ce champ est vide, avec la Qté suggérée du produit. La ligne utilise le prix unitaire enregistré sur la fiche produit. Les modifications apportées dans le formulaire du bon de commande ne modifient pas la fiche produit.

Si Qté à réapprovisionner est vide et que Qté suggérée affiche un tiret parce que le calcul automatique du stock de sécurité est désactivé, la ligne est initialisée à 1. Si Qté suggérée est égale à zéro, la ligne est initialisée à 0 et la page affiche l'avertissement La quantité suggérée est 0 (pas encore nécessaire).

Zéro est la valeur normale lorsque le stock actuel d'un produit, moins les unités bloquées pour des réclamations fournisseurs, plus le stock déjà en commande sur des bons de commande approuvés, dépasse son point de commande. Si le produit n'a pas de prix unitaire, la ligne est initialisée avec un prix de zéro. Vérifiez la quantité et le prix unitaire avant d'enregistrer.

Articles qui ne peuvent pas être commandés

Un produit supprimé ou inactif reste sur la carte avec un badge Supprimé ou Inactif, mais il est exclu du bon de commande. Si tous les articles d'une carte sont supprimés ou inactifs, Créer un bon de commande est indisponible. Retirez ces articles de la liste.

Un produit dont la fiche ne comporte aucun fournisseur n'apparaît jamais dans aucun des deux onglets de la liste de réapprovisionnement, même si vous pouvez toujours l'ajouter. Il n'a pas de carte, vous ne pouvez donc pas le commander depuis cette page. Renseignez un fournisseur sur la fiche produit si vous voulez qu'il apparaisse.

Après l'enregistrement

Les articles toujours présents sur le bon de commande quittent l'onglet En cours et apparaissent dans l'onglet Historique sous le nouveau numéro de bon de commande, avec la quantité commandée. Si vous supprimez une ligne du bon de commande avant de l'enregistrer ou si vous la remplacez par un autre produit, l'article correspondant reste dans l'onglet En cours.

Les articles des autres fournisseurs ne sont pas modifiés et restent dans l'onglet En cours. Créez un bon de commande distinct depuis la carte de chaque fournisseur.

Si un bon de commande créé à partir de la liste est supprimé, ses articles reviennent dans l'onglet En cours, sauf si le même produit a été ajouté de nouveau à la liste entre-temps.

Consulter l'historique

Les deux onglets en haut de la page répartissent les articles de la liste : En cours affiche ce qui reste à commander et Historique affiche ce qui a quitté la liste. Chaque onglet affiche un nombre lorsqu'il contient des articles.

L'onglet Historique regroupe les articles par bon de commande ayant entraîné leur retrait de la liste. Chaque groupe affiche le fournisseur, un numéro de bon de commande lié à la commande, le nombre d'articles commandés et la quantité commandée pour chaque article. Les articles retirés manuellement sont regroupés séparément sous Retiré manuellement, sans numéro de bon de commande, et portent la mention Non commandé.

Au-dessus des groupes de l'onglet Historique, vous pouvez filtrer par fournisseur, numéro de bon de commande ou date de retrait des articles de la liste. Utilisez le filtre de bon de commande pour vérifier ce qu'une commande donnée devait couvrir. Le filtre de date correspond à un seul jour précis, et non à une période. Un bouton permettant d'effacer les filtres apparaît dès que vous en avez défini un.

Autorisations

Créer un bon de commande apparaît uniquement pour les personnes autorisées à créer des bons de commande. Cela nécessite l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders, répertoriée sous Purchase Orders dans les autorisations d'un membre.

Si les articles ne passent pas dans l'historique

Le bon de commande est d'abord enregistré, puis les articles sont retirés de la liste. Dans le cas rare où leur retrait échoue, l'application indique que le bon de commande a été créé, mais que ses produits n'ont pas été déplacés vers Historique et qu'ils figurent donc toujours sur la liste de réapprovisionnement.

Vérifiez l'onglet Historique avant de commander à nouveau. Retirez les articles manuellement plutôt que de créer le bon de commande deux fois.