Comment les autorisations déterminent ce que chacun voit

L'accès dans StockBold comporte deux niveaux. Un rôle est un modèle qui attribue à une personne un ensemble d'autorisations. Les autorisations individuelles peuvent ensuite être ajustées pour cette personne : vous pouvez cocher une autorisation que son rôle ne comprend pas ou décocher une autorisation qu'il comprend, sans que la personne perde son rôle.

Les deux niveaux se trouvent dans Paramètres, puis Utilisateurs. Vous ne voyez cette entrée de menu que si vous disposez vous-même de l'autorisation Add / Edit / Delete Users.

Modifier le rôle d'une personne

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
2. Cliquez sur la ligne de la personne pour ouvrir sa page.
3. Dans l'onglet Rôle, sélectionnez un rôle dans la liste.
4. Si vous souhaitez vérifier le rôle avant de valider, consultez le panneau situé en dessous. Il répertorie toutes les autorisations comprises dans le rôle, regroupées par domaine.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Seules les lignes des personnes qui ont accepté leur invitation s'ouvrent. Une invitation en attente, votre propre ligne et celle du propriétaire ne s'ouvrent pas.

La modification du rôle attribue à la personne les autorisations du nouveau rôle. Les ajustements qui diffèrent du nouveau rôle sont conservés : une autorisation que vous avez accordée en plus reste accordée, et une autorisation que vous avez retirée reste retirée. Les ajustements qui ne faisaient que répéter les autorisations de l'ancien rôle sont supprimés.

Ajuster les autorisations individuelles

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
2. Cliquez sur la ligne de la personne.
3. Ouvrez l'onglet Autorisations.
4. Cochez une autorisation pour l'accorder ou décochez-la pour la retirer.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Chaque onglet s'enregistre séparément. Le bouton Enregistrer de l'onglet Rôle n'enregistre que le rôle, celui de l'onglet Autorisations uniquement les autorisations et celui de l'onglet Services uniquement les services. Enregistrez avant de passer à l'onglet suivant.

Les autorisations portant le badge Du rôle proviennent du rôle de la personne. Décocher une autorisation portant ce badge la retire uniquement à cette personne. Cocher une autorisation sans badge l'accorde uniquement à cette personne. Chaque entrée comporte une courte description de ce qu'elle couvre.

Consulter et gérer les fonctionnalités

Certaines autorisations régissent la consultation et d'autres les modifications ; elles se cochent séparément. Documents et Assemblage n'apparaissent dans le menu que pour une personne disposant de View Documents ou View Assembling Project ; Manage Documents ou Manage Assembling Project ne suffit pas à elle seule.

Les réclamations fournisseurs fonctionnent différemment : View Supplier Claims ou Manage Supplier Claims permet de les ouvrir, et Manage Supplier Claims permet de déclarer et de clôturer des réclamations. Lorsque vous accordez une autorisation de gestion, accordez également l'autorisation de consultation correspondante.

Les étagères ont leur propre autorisation. Manage Shelves permet d'ajouter, de renommer et de supprimer les étagères d'un entrepôt. Manage Warehouses couvre les entrepôts eux-mêmes, mais pas leurs étagères. L'une ou l'autre de ces autorisations fait apparaître Entrepôts dans le menu Paramètres, et sans Manage Shelves, la fenêtre Étagères s'ouvre en lecture seule. Les étagères sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures.

Administrateurs et propriétaire

Une personne dont le rôle est Administrateur dispose de toutes les autorisations, y compris celles ajoutées ultérieurement à StockBold, quelles que soient les cases cochées. Son onglet Autorisations est en lecture seule et l'indique. Pour limiter ce qu'un Administrateur peut faire, attribuez-lui un autre rôle.

Le propriétaire de l'organisation dispose également de toutes les autorisations, sur tous les écrans. La ligne du propriétaire affiche Accès complet et ne s'ouvre pas pour modification. Seul le propriétaire peut modifier les paramètres de l'organisation, exporter toutes ses données, la supprimer, transférer sa propriété et gérer l'offre et la facturation.

Vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle, vos autorisations ou vos services, et votre ligne ne s'ouvre pas. Demandez à un autre administrateur ou au propriétaire d'effectuer la modification.

Données financières et e-mails

La valeur du stock n'est affichée qu'aux personnes disposant de View Inventory Value. Les prix d'achat sont également visibles par toute personne qui peut créer, approuver ou payer des bons de commande ou enregistrer leurs factures. Toutes les autres personnes voient les mêmes pages sans les données financières.

View Supplier Mail permet d'ouvrir la boîte de réception fournisseurs, mais chaque personne dispose de sa propre boîte de réception. Aucun rôle, pas même un Administrateur ou le propriétaire, ne permet de lire les e-mails d'un collègue.

Lorsqu'une personne ne voit pas une fonctionnalité

Effectuez ces vérifications dans l'ordre plutôt que de réaccorder des autorisations au hasard.

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
2. Cliquez sur la ligne de la personne.
3. Dans l'onglet Autorisations, recherchez l'autorisation dont la description correspond à la fonctionnalité et vérifiez si elle est cochée.
4. Si la personne peut accéder à la section, mais ne peut pas y effectuer d'action, recherchez une seconde autorisation. La consultation et la modification sont généralement des entrées distinctes dans le même groupe.
5. Ouvrez l'onglet Services. Si un service est coché, la personne ne voit que les produits, les fournisseurs ainsi que les commandes, mouvements, inventaires, réclamations et assemblages appartenant à ces services. Consultez Services : limiter ce que chaque personne voit.
6. Vérifiez l'offre. Une fonctionnalité non incluse dans votre offre affiche un cadenas ou une invitation à passer à une offre supérieure pour tous.
7. Si les paramètres semblent corrects, demandez à la personne de recharger StockBold ou de se déconnecter puis de se reconnecter.

Les autorisations sont lues lorsqu'une personne se connecte, recharge la page ou change d'organisation. Sa session de navigateur ouverte continue d'utiliser les autorisations chargées à ce moment-là. Une personne présente sur la page pendant que vous modifiez son accès ne verra donc pas la différence avant de la recharger.

La façon dont une autorisation manquante se manifeste dépend de la section. Les entrées de menu pour lesquelles une personne n'a pas d'autorisation ne sont pas affichées, notamment Expéditions, Achats, Rapports, Inventaires, Réclamations fournisseurs, Documents et Assemblage. Les boutons des actions qu'elle ne peut pas effectuer sont également masqués.

Saisir l'adresse de la page Inventaires ou Rapports renvoie la personne au tableau de bord. Réclamations fournisseurs, Documents et Assemblage s'ouvrent et indiquent qu'elle n'a pas l'autorisation. Une page de Paramètres pour laquelle elle n'a pas d'autorisation n'apparaît pas dans le menu Paramètres ; si elle y accède par son adresse, la page affiche Vous n'avez pas l'autorisation d'accéder à cette page et lui demande de solliciter l'accès auprès du propriétaire ou d'un administrateur.

Définir les accès avant l'arrivée d'une personne

Dans la boîte de dialogue d'invitation, choisissez un rôle ou, avec l'offre Pro et les offres supérieures, passez à Personnaliser plutôt les autorisations et choisissez des autorisations individuelles. Une invitation avec des autorisations individuelles n'attribue aucun rôle : tout ce que cette personne peut faire dépend donc des cases que vous cochez. Vous pouvez toujours lui attribuer un rôle ultérieurement.

StockBold comprend cinq rôles : Administrateur, Achats, Comptabilité, Opérateur et Responsable de l'organisation. Les rôles ne peuvent être ni créés ni modifiés. Consultez Comprendre les rôles de l'équipe.