Comprendre les rôles de l'équipe

Un rôle est un ensemble d'autorisations. Lorsque vous attribuez un rôle à une personne, elle reçoit toutes les autorisations de cet ensemble. Avec l'offre Pro ou une offre supérieure, vous pouvez accorder à une personne des autorisations supplémentaires en plus de son rôle ou lui retirer certaines autorisations. Avec les offres Free et Starter, une personne dispose exactement des autorisations de son rôle.

Afficher les rôles et les autorisations

Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs. La page s'intitule Gestion des utilisateurs et répertorie tous les membres de votre organisation. Si Utilisateurs n'apparaît pas dans le menu des paramètres, vous ne disposez pas de l'autorisation Add / Edit / Delete Users et une personne qui en dispose doit vous l'accorder.

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
2. Sélectionnez Afficher les rôles.
3. Consultez le panneau Rôles et autorisations. Chaque rôle est affiché avec le nombre de ses autorisations et la liste de toutes les autorisations qu'il comprend.

Cinq rôles sont définis : Administrateur, Achats, Comptabilité, Opérateur et Responsable de l'organisation. Les rôles ne peuvent pas être créés ni modifiés. Les descriptions ci-dessous expliquent à quoi sert chaque rôle ; le panneau Rôles et autorisations répertorie précisément toutes les autorisations.

Administrateur

L'Administrateur assure l'administration au quotidien et dispose de toutes les autorisations, y compris celles qui seront ajoutées ultérieurement à StockBold. Les autorisations d'un Administrateur ne peuvent pas être restreintes : pour limiter l'accès d'une personne, attribuez-lui un autre rôle.

Seules les actions réservées au propriétaire sont hors de portée d'un Administrateur : les paramètres, l'export, la suppression et le transfert de propriété de l'organisation, ainsi que l'offre et la facturation.

Achats

Le rôle Achats couvre les achats. Un utilisateur ayant le rôle Achats peut gérer les produits, les fournisseurs, les catégories, les unités de mesure, les conditions de paiement, les Incoterms et les taxes, importer des produits et des mouvements, établir des listes de réapprovisionnement, créer et modifier des bons de commande, gérer et affecter des expéditions, enregistrer et supprimer des mouvements de stock, y compris pour le stock retrouvé, signaler des réclamations fournisseurs, utiliser la boîte de réception fournisseurs, consulter la valeur du stock, lire les documents et les rapports, et utiliser l'assistant IA.

Par défaut, un utilisateur ayant le rôle Achats ne peut pas approuver les bons de commande, gérer leurs paiements ou leurs factures, enregistrer le stock initial, ajuster les valeurs du stock, gérer les entrepôts, les étagères ou les services, effectuer des inventaires, gérer les projets d'assemblage (il peut les consulter), clôturer des exercices, gérer les clés API ou les membres de l'équipe.

Comptabilité

Le rôle Comptabilité couvre les aspects financiers. Un utilisateur ayant le rôle Comptabilité peut créer, modifier et approuver des bons de commande, gérer leurs paiements et leurs factures, enregistrer le stock initial, ajuster les valeurs du stock, clôturer et rouvrir des exercices, gérer les taxes et les Incoterms, travailler sur la liste de réapprovisionnement de l'équipe, consulter la valeur du stock, travailler avec les documents, consulter les projets d'assemblage, lire les rapports et utiliser l'assistant IA.

Par défaut, un utilisateur ayant le rôle Comptabilité ne peut pas gérer les produits ou les fournisseurs, enregistrer des sorties de stock, des transferts ou des ajustements, réceptionner des expéditions, signaler des réclamations fournisseurs ou utiliser la boîte de réception fournisseurs.

Opérateur

Le rôle Opérateur couvre les opérations en entrepôt. Un Opérateur peut enregistrer des sorties de stock, des transferts et des ajustements, enregistrer du stock retrouvé, supprimer des mouvements de stock, créer et gérer des inventaires, réceptionner des expéditions, consulter les bons de commande et lire les documents.

Par défaut, un Opérateur ne peut pas consulter la valeur du stock, ouvrir les rapports ni utiliser l'assistant IA : les montants des coûts ne lui sont donc pas visibles.

Responsable de l'organisation

Le rôle Responsable de l'organisation permet de gérer les opérations au quotidien sans administrer l'équipe. Un Responsable de l'organisation peut gérer les produits, les fournisseurs, les catégories, les unités de mesure, les taxes, les services, les entrepôts et les étagères, importer des produits, enregistrer et supprimer des mouvements de stock, enregistrer le stock initial et le stock retrouvé, effectuer et approuver des inventaires, créer et approuver des bons de commande, traiter leurs paiements, gérer et affecter des expéditions, gérer les réclamations fournisseurs, les projets d'assemblage et les documents, utiliser la boîte de réception fournisseurs, consulter la valeur du stock, lire les rapports et utiliser l'assistant IA.

Par défaut, un Responsable de l'organisation ne peut pas gérer les membres de l'équipe, modifier les paramètres de l'organisation, clôturer des exercices, ajuster les valeurs du stock, importer des mouvements, gérer les conditions de paiement, les Incoterms ou les factures des bons de commande, ni gérer les clés API.

Inviter une personne sans rôle

Une personne n'est pas obligée d'avoir un rôle. Dans la fenêtre d'invitation, avec l'offre Pro ou une offre supérieure, vous pouvez choisir Personnaliser plutôt les autorisations et cocher les autorisations une par une au lieu de choisir un rôle.

Modifier le rôle d'une personne

Pour modifier le rôle d'une personne, ouvrez sa page en sélectionnant sa ligne dans la liste des utilisateurs. Vous ne pouvez pas sélectionner votre propre ligne : demandez donc à un collègue disposant de l'autorisation Add / Edit / Delete Users de modifier votre accès. La ligne du propriétaire ne s'ouvre pas non plus, et la page d'une personne invitée qui n'a pas encore accepté l'invitation ne peut pas être ouverte avant qu'elle rejoigne l'organisation.

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
2. Sélectionnez la ligne de la personne dans la liste.
3. Ouvrez l'onglet Rôle.
4. Choisissez un rôle. Ses autorisations sont indiquées en dessous, pour que vous puissiez vérifier l'effet de votre choix avant de le valider.
5. Sélectionnez Enregistrer.

L'onglet Rôle ne propose que les rôles existants. Il ne comporte aucune option permettant de ne pas avoir de rôle : une fois qu'un rôle est attribué, vous ne pouvez donc pas revenir à une absence de rôle depuis cet onglet.

Lorsque vous modifiez le rôle d'une personne, les ajustements qui diffèrent encore du nouveau rôle sont conservés : une autorisation que vous avez retirée avec un ancien rôle reste retirée avec le nouveau. Après avoir modifié un rôle, ouvrez l'onglet Autorisations et vérifiez les cases cochées avant de vous y fier.

Ajuster les autorisations d'une personne

Avec l'offre Pro ou une offre supérieure, vous pouvez ajuster les autorisations d'une personne en complément de son rôle.

1. Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
2. Sélectionnez la ligne de la personne.
3. Ouvrez l'onglet Autorisations.
4. Cochez une autorisation pour l'accorder ou décochez-la pour la retirer.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Les autorisations reçues avec le rôle de la personne portent le badge Du rôle. Si vous en décochez une, seule cette personne est concernée ; le rôle ne change pour personne d'autre. Si aucun rôle ne convient, attribuez le plus proche et ajustez les autorisations individuelles de la personne.

Propriétaire de l'organisation

Le propriétaire de l'organisation est distinct des rôles. Il dispose toujours de toutes les autorisations et son accès ne peut pas être modifié depuis la page Utilisateurs. La liste l'affiche comme Propriétaire avec Accès complet.

Pour qu'une autre personne devienne propriétaire, le propriétaire actuel transfère la propriété depuis Paramètres, puis Organisation. Voir Transférer la propriété d'une organisation.

Vérifier votre propre accès

Pour vérifier votre propre accès, ouvrez Paramètres, puis Profil, et consultez Vos autorisations. Cette section affiche votre rôle, ou Aucun rôle si vous n'en avez pas, et répertorie toutes les autorisations : elles sont cochées lorsque vous en disposez et barrées dans le cas contraire.