Wareneingang für eine Lieferung buchen

Wareneingänge werden unter Lieferungen für die Bestellung erfasst, mit der die Waren bestellt wurden. Solange Sie hier keinen Wareneingang speichern, existiert der Bestand nicht in StockBold – unabhängig davon, was in den Unterlagen des Lieferanten steht.

Unter Lieferungen erscheinen nur freigegebene Bestellungen. Wenn Sie die Bestellung nicht finden, prüfen Sie, ob sie freigegeben wurde. Bestellungen eines gelöschten Lieferanten werden nicht aufgelistet und es können keine Wareneingänge dafür gebucht werden.

Kosten vor dem Wareneingang prüfen

Die Kosten des eingegangenen Bestands stammen aus der Bestellposition, nicht aus den Angaben, die Sie beim Wareneingang eingeben. Sie entsprechen dem in die Währung Ihrer Organisation umgerechneten Einzelpreis der Position zuzüglich der für diese Position erfassten Bezugsnebenkosten pro Einheit. Für kostenlose Ersatzlieferungen, die mit Lieferantenreklamationen verknüpft sind, gelten die unten beschriebenen Kostenregeln.

Wareneingang buchen

1. Öffnen Sie im oberen Menü Lieferungen und bleiben Sie auf dem Tab Eingehende Lieferungen.
2. Suchen Sie die Bestellung. Wenn die Liste lang ist, verwenden Sie die Filter für Zeitraum, Bestellnummer, Lieferant oder zugewiesenen Benutzer.
3. Klicken Sie in der Aktionsspalte rechts in der Zeile auf das Lkw-Symbol. Der Tooltip lautet Wareneingang bearbeiten. Das Fenster Wareneingang verwalten öffnet sich auf dem Tab Produkte entgegennehmen.
4. Wählen Sie unter Neuen Wareneingang hinzufügen die Position in Produkt aus.
5. Geben Sie unter Menge ein, wie viele Einheiten eingetroffen sind. Wenn die gesamte noch offene Menge einer Position eingetroffen ist, verwenden Sie Alle neben Menge, um die Restmenge einzutragen. Der Wert Max. unter dem Feld gibt an, wie viel Sie für diese Position noch höchstens entgegennehmen können.
6. Setzen Sie das Datum auf den Tag, an dem die Waren tatsächlich eingetroffen sind.
7. Wenn das Produkt nach Regalen verfolgt wird, achten Sie darauf, dass die Regalmengen zusammen der eingetroffenen Menge entsprechen. Sobald Sie eine Menge eingeben, erscheint Auf Regale in … legen mit dem Lagerort des Wareneingangs. Hinzufügen bleibt nicht verfügbar, bis die Regalmengen aufgehen. Siehe Lagerplätze bei Abgängen, Umlagerungen, Wareneingängen und Korrekturen.
8. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Position erscheint unter ihrem Produkt in der Liste darunter und ist mit Ausstehend gekennzeichnet.
9. Wiederholen Sie den Vorgang für jedes eingetroffene Produkt.
10. Klicken Sie auf Änderungen speichern (auf einem Smartphone auf Speichern).

Mit Hinzufügen wird eine Position nur vorgemerkt; erst wenn Sie auf Änderungen speichern klicken, gelangt sie in den Bestand. Eine vorgemerkte Position erscheint bernsteinfarben mit der Kennzeichnung Ausstehend und kann über das Papierkorbsymbol daneben entfernt werden. Wenn Sie das Fenster schließen, während noch Positionen ausstehen, werden Sie in einer Meldung Ungespeicherte Änderungen um Bestätigung gebeten, bevor diese verworfen werden.

Sie können Teillieferungen in mehreren Schritten erfassen. Erfassen Sie jede Teillieferung bei ihrem Eintreffen mit ihrem eigenen Datum. Die offene Menge jeder Position verringert sich entsprechend.

Was beim Speichern geschieht

Beim Speichern wird für jede Position eine Zugangsbuchung erstellt. Diese erhält das eingegebene Datum und nicht das heutige Datum. Sie finden die Lagerbewegungen unter Bestand und dann Lagerbewegungen.

Der aktuelle Bestand erhöht sich an dem Lagerort, der in der Bestellung unter Lieferung an Lagerort steht. Bei einer älteren Bestellung ohne diese Angabe wird der Wareneingang an Ihrem Standardlagerort gebucht. Der Wareneingang wird außerdem im Tab Verlauf desselben Fensters nach Datum gruppiert aufgeführt, zusammen mit dem Lagerort und Ihrem Namen.

Wenn der Lagerort, der in der Bestellung unter Lieferung an Lagerort steht, gelöscht wurde, kann dafür kein Wareneingang gebucht werden. Stellen Sie den Lagerort unter Einstellungen und dann Lagerorte wieder her oder öffnen Sie die Bestellung erneut und wählen Sie einen anderen Lagerort.

Grenzen für Wareneingänge

Das Wareneingangsdatum darf weder vor dem Bestelldatum noch in der Zukunft liegen. Die Menge darf die noch offene Menge der Position nicht überschreiten, und ein gelöschtes Produkt kann nicht entgegengenommen werden. Fällt das Wareneingangsdatum in ein gesperrtes Geschäftsjahr, wird das Speichern abgelehnt und Sie werden darüber informiert, dass das Jahr gesperrt ist.

Liegt das Bestelldatum in der Zukunft, zeigt das Fenster Wareneingänge noch nicht möglich zusammen mit dem Bestelldatum an. Sie können Wareneingänge erst an oder nach diesem Datum buchen.

Abteilungszugriff und Berechtigungen

Zum Buchen eines Wareneingangs ist die Berechtigung Manage Shippings erforderlich. Ohne diese wird das Lkw-Symbol in der Zeile überhaupt nicht angezeigt. Wenn Sie die Lieferung, aber nicht das Symbol sehen können, bitten Sie einen Administrator, Ihre Rolle zu prüfen.

Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, sehen Sie nur Bestellungen dieser Abteilungen und können nur Produkte entgegennehmen, die ihnen zugewiesen sind. Bei Produkten anderer Abteilungen und Produkten ohne Abteilung werden ein Vorhängeschloss und (eingeschränkt) nach dem Namen angezeigt; sie können nicht ausgewählt werden. Diese Positionen muss jemand ohne Abteilungsbeschränkung entgegennehmen. Inhaber und Benutzer mit der Rolle Administrator sind nie eingeschränkt.

Kostenlose Ersatzlieferungen zu Lieferantenreklamationen

Wenn die Bestellung eine kostenlose Ersatzlieferung ist, die mit einer Lieferantenreklamation verknüpft ist, wird dies im Formular für die betreffende Position angezeigt. Beim Speichern übernehmen die Ersatzeinheiten automatisch die Kosten der fehlerhaften Einheiten, die sie ersetzen, statt des Nullpreises aus der Bestellung.

Wenn für die Position mehr Einheiten bestellt wurden, als im Rahmen der Reklamation noch offen sind, werden die darüber hinausgehenden Einheiten ohne Kosten auf einer eigenen Position eingebucht, die der Bestellung hinzugefügt wird. Eine Meldung zeigt Ihnen, wie viele es sind.

Wenn die fehlerhaften Einheiten für die Reklamation noch bei Ihnen im Lager gesperrt sind, werden die Einheiten, die sie ersetzen, stattdessen ohne Kosten eingebucht, damit nichts doppelt gezählt wird. In der Reklamation wird dann gefragt, was mit den fehlerhaften Einheiten geschehen ist.

Wareneingang korrigieren oder löschen

Das Papierkorbsymbol unter Produkte entgegennehmen entfernt nur Positionen, die Sie noch nicht gespeichert haben. Um einen gespeicherten Wareneingang zu korrigieren oder zu löschen, verwenden Sie das Stift- oder Papierkorbsymbol daneben im Tab Verlauf. Mit dem Stift ändern Sie Menge, Datum und Lagerort; mit dem Papierkorb löschen Sie den Wareneingang. Beides wird im Wareneingangsverlauf der Bestellung festgehalten. Die Regeln finden Sie unter Teillieferungen und Wareneingänge über die Bestellmenge hinaus.

Eine Bestellung gilt als vollständig geliefert, sobald alles Bestellte eingetroffen ist. Ihre Zeile wird dann nach Abgeschlossene Lieferungen verschoben und die Aktion ändert sich zu Details anzeigen. Diese öffnet dasselbe Fenster mit dem Titel Lieferungsdetails, jedoch ohne den Tab Produkte entgegennehmen, sodass dort nichts Weiteres entgegengenommen werden kann. Ein im Tab Verlauf aufgeführter Wareneingang kann weiterhin von jedem Benutzer mit der Berechtigung Manage Shippings über das Stift- und Papierkorbsymbol daneben korrigiert oder gelöscht werden. Ein Wareneingang für eine Ersatzlieferungsposition kann jedoch nachträglich weder korrigiert noch gelöscht werden.