Team e permessi
Reparti: limitare ciò che ogni persona vede
Usa i reparti per raggruppare prodotti e fornitori, limitare ciò che le persone possono vedere e impostare gli assegnatari predefiniti per gli ordini d'acquisto.
I reparti permettono a team che non devono vedere le rispettive giacenze di condividere un'unica organizzazione, ad esempio un negozio e un laboratorio, due linee di prodotti o due sedi gestite da persone diverse. Inserisci prodotti e fornitori nei reparti e assegni le persone ai reparti. Chi è assegnato a uno o più reparti lavora solo con ciò che appartiene a quei reparti.
Creare reparti
- Apri Impostazioni, poi Reparti.
- Digita un nome nel campo in alto.
- Aggiungilo.
Per rinominare un reparto, modificalo nell'elenco. Per rimuoverlo, eliminalo.
L'elenco mostra quanti prodotti, fornitori e utenti ha ogni reparto. La pagina Reparti richiede il permesso Add / Edit / Delete Departments.
Il tuo piano determina quanti reparti puoi avere: il piano Free ne include uno. Quando raggiungi il limite, Limite di reparti raggiunto indica cosa include il tuo piano.
Inserire prodotti e fornitori nei reparti
Un prodotto o un fornitore può appartenere a più reparti. Selezionali nel campo Reparti del modulo del prodotto o del fornitore.
Quando aggiungi un prodotto a reparti di cui il suo fornitore non fa parte, StockBold ti chiede se vuoi aggiungere anche il fornitore a quei reparti, poiché una persona deve poter vedere il fornitore di un prodotto. Quando rimuovi un fornitore da un reparto, vengono rimossi anche i suoi prodotti in quel reparto e StockBold li elenca prima di procedere.
Un prodotto o un fornitore senza reparto è visibile solo alle persone senza restrizioni sui reparti. Se una persona con restrizioni sui reparti non riesce a trovare un prodotto, verifica che appartenga a uno dei suoi reparti.
Assegnare persone ai reparti
- Apri Impostazioni, poi Utenti e seleziona la riga della persona.
- Apri la scheda Reparti.
- Spunta i reparti in cui deve lavorare.
- Seleziona Salva.
Tutti i reparti è selezionato ogni volta che non è spuntato alcun reparto e indica che non c'è alcuna restrizione. Lasciare una persona senza reparti è l'impostazione più ampia, non la più restrittiva.
Il proprietario dell'organizzazione e chiunque abbia il ruolo Amministratore vedono sempre tutti i reparti. La scheda Reparti di un Amministratore lo indica e non può essere modificata. Per limitare un Amministratore ad alcuni reparti, assegnagli un altro ruolo.
Cosa vede una persona con restrizioni
Una persona assegnata a reparti vede solo i prodotti e i fornitori di quei reparti e tutto ciò che si basa su di essi:
| Area | Cosa vede |
|---|---|
| Prodotti, giacenze, movimenti, avvisi e report | Solo i prodotti dei propri reparti e solo le giacenze, i movimenti e i valori di quei prodotti. |
| Fornitori | I fornitori dei propri reparti. Un fornitore di un altro reparto si apre in sola lettura, con l'etichetta Sola lettura, quando la persona vi accede tramite un ordine d'acquisto che può vedere. |
| Ordini d'acquisto e spedizioni | Gli ordini il cui fornitore è in uno dei propri reparti o che contengono almeno uno dei propri prodotti. Non può ricevere prodotti che non appartengono ai propri reparti. |
| Conteggi inventario | I conteggi che includono almeno uno dei propri prodotti. Per modificare, inviare o approvare un conteggio, tutti i prodotti inclusi devono appartenere ai propri reparti. |
| Reclami al fornitore | I reclami il cui fornitore è nei propri reparti o che includono uno dei propri prodotti. |
| Assemblaggio | I progetti e le distinte base che includono almeno uno dei propri prodotti. Per modificare, completare, riaprire, eliminare o copiare un progetto o una distinta base, tutti i suoi prodotti devono appartenere ai propri reparti. |
Un fornitore o un prodotto creato dalla persona viene inserito nei suoi reparti. Per un fornitore o un prodotto, la persona può aggiungere o rimuovere solo i propri reparti: gli altri rimangono invariati e almeno uno dei suoi deve rimanere, altrimenti non potrebbe più vederlo.
La Dashboard segue la stessa regola per le cifre e gli elenchi, quindi due colleghi di reparti diversi possono vedere totali diversi. L'elenco Primi passi è l'eccezione: i suoi passaggi riguardano l'intera organizzazione.
Impostare gli assegnatari predefiniti per reparto
In Impostazioni, poi Organizzazione, il proprietario imposta chi viene assegnato per impostazione predefinita ad approvare i nuovi ordini d'acquisto, ricevere le relative spedizioni e gestirne i pagamenti. In Valori predefiniti dei reparti, gli stessi tre valori, Approvatore predefinito, Spedizione predefinita e Pagamento predefinito, possono essere impostati per ogni reparto.
I valori predefiniti di un reparto vengono usati quando un ordine appartiene chiaramente a quel solo reparto: il suo fornitore è solo in quel reparto oppure, se il fornitore è in più reparti, tutti i prodotti dell'ordine sono nello stesso reparto tra quelli del fornitore. In tutti gli altri casi vengono usati i valori predefiniti dell'organizzazione.
Se un reparto ha almeno un valore predefinito impostato, negli ordini di quel reparto i ruoli lasciati vuoti restano senza assegnatario, anziché essere presi dai valori predefiniti dell'organizzazione. Se un reparto non ne ha impostato nessuno, si applicano i valori predefiniti dell'organizzazione. Impostali tutti e tre per un reparto, oppure non impostarne nessuno.