Team und Berechtigungen
Abteilungen: Sichtbarkeit für einzelne Personen einschränken
Mit Abteilungen gruppieren Sie Produkte und Lieferanten, schränken ein, was Personen sehen können, und legen Standardzuständige für Bestellungen fest.
Mit Abteilungen können Teams eine Organisation gemeinsam nutzen, ohne den Bestand der jeweils anderen zu sehen, etwa ein Geschäft und eine Werkstatt, zwei Produktlinien oder zwei Standorte, die von unterschiedlichen Personen geführt werden. Sie ordnen Produkte und Lieferanten Abteilungen zu und weisen Personen Abteilungen zu. Wer einer oder mehreren Abteilungen zugewiesen ist, arbeitet anschließend nur mit dem, was diesen Abteilungen angehört.
Abteilungen erstellen
- Öffnen Sie Einstellungen und dann Abteilungen.
- Geben Sie im Feld oben einen Namen ein.
- Fügen Sie die Abteilung hinzu.
Um eine Abteilung umzubenennen, bearbeiten Sie sie in der Liste. Um sie zu entfernen, löschen Sie sie.
Die Liste zeigt, wie viele Produkte, Lieferanten und Benutzer jede Abteilung hat. Für die Seite Abteilungen ist die Berechtigung Add / Edit / Delete Departments erforderlich.
Ihr Tarif legt fest, wie viele Abteilungen Sie haben können: Der Free-Tarif umfasst eine. Wenn das Limit erreicht ist, zeigt Abteilungslimit erreicht, was Ihr Tarif umfasst.
Produkte und Lieferanten Abteilungen zuordnen
Ein Produkt oder Lieferant kann mehreren Abteilungen angehören. Wählen Sie diese im Feld Abteilungen des Produkt- oder Lieferantenformulars aus.
Wenn Sie ein Produkt Abteilungen hinzufügen, denen sein Lieferant nicht angehört, fragt StockBold, ob der Lieferant ebenfalls zu diesen Abteilungen hinzugefügt werden soll, da eine Person den Lieferanten eines Produkts sehen können muss. Wenn Sie einen Lieferanten aus einer Abteilung entfernen, werden seine Produkte in dieser Abteilung ebenfalls entfernt. StockBold listet sie zuvor auf.
Ein Produkt oder Lieferant ohne Abteilung ist nur für Personen ohne Abteilungseinschränkung sichtbar. Wenn eine auf Abteilungen beschränkte Person ein Produkt nicht findet, prüfen Sie, ob es einer ihrer Abteilungen angehört.
Personen Abteilungen zuweisen
- Öffnen Sie Einstellungen und dann Benutzer und wählen Sie die Zeile der Person aus.
- Öffnen Sie den Tab Abteilungen.
- Markieren Sie die Abteilungen, in denen die Person arbeiten soll.
- Wählen Sie Speichern.
Alle Abteilungen ist ausgewählt, wenn keine Abteilung markiert ist, und bedeutet, dass überhaupt keine Einschränkung besteht. Eine Person ohne Abteilungen zu lassen, ist die Einstellung mit dem weitesten Zugriff, nicht mit dem eingeschränktesten.
Der Inhaber der Organisation und alle Personen mit der Rolle Administrator sehen immer alle Abteilungen. Bei einem Administrator weist der Tab Abteilungen darauf hin und kann nicht geändert werden. Um einen Administrator auf bestimmte Abteilungen zu beschränken, weisen Sie ihm eine andere Rolle zu.
Was eine eingeschränkte Person sieht
Wer Abteilungen zugewiesen ist, sieht nur die Produkte und Lieferanten dieser Abteilungen und alles, was darauf aufbaut:
| Bereich | Was die Person sieht |
|---|---|
| Produkte, Bestand, Lagerbewegungen, Warnungen und Berichte | Nur Produkte in den eigenen Abteilungen und nur deren Bestand, Lagerbewegungen und Werte. |
| Lieferanten | Lieferanten in den eigenen Abteilungen. Ein Lieferant aus einer anderen Abteilung wird nur zum Lesen geöffnet, mit dem Hinweis Schreibgeschützt, wenn die Person ihn über eine für sie sichtbare Bestellung aufruft. |
| Bestellungen und Lieferungen | Bestellungen, deren Lieferant einer der eigenen Abteilungen angehört oder die mindestens eines der eigenen Produkte enthalten. Die Person kann keine Produkte außerhalb ihrer Abteilungen als Wareneingang buchen. |
| Inventuren | Inventuren mit mindestens einem der eigenen Produkte. Zum Ändern, Einreichen oder Freigeben einer Inventur müssen alle darin enthaltenen Produkte zu den eigenen Abteilungen gehören. |
| Lieferantenreklamationen | Reklamationen, deren Lieferant den eigenen Abteilungen angehört oder die eines der eigenen Produkte enthalten. |
| Montage | Projekte und Stücklisten mit mindestens einem der eigenen Produkte. Zum Bearbeiten, Abschließen, Wiedereröffnen, Löschen oder Kopieren müssen alle darin enthaltenen Produkte zu den eigenen Abteilungen gehören. |
Lieferanten und Produkte, die die Person anlegt, werden ihren eigenen Abteilungen zugeordnet. Bei einem Lieferanten oder Produkt kann sie nur ihre eigenen Abteilungen hinzufügen oder entfernen: Andere Abteilungen bleiben unverändert, und mindestens eine ihrer eigenen Abteilungen muss erhalten bleiben, da sie den Lieferanten oder das Produkt sonst nicht mehr sehen würde.
Für die Zahlen und Listen im Dashboard gilt dieselbe Regel. Daher können zwei Kollegen in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Gesamtwerte sehen. Die Liste Erste Schritte ist die Ausnahme: Ihre Schritte betreffen die gesamte Organisation.
Standardzuständige pro Abteilung festlegen
Unter Einstellungen und dann Organisation legt der Inhaber fest, wer standardmäßig für die Freigabe neuer Bestellungen, den Wareneingang ihrer Lieferungen und die Bearbeitung ihrer Zahlungen zuständig ist. Unter Abteilungsstandards können dieselben drei Einstellungen, Standardfreigeber, Standard-Versand und Standard-Zahlung, für jede Abteilung festgelegt werden.
Die Standardeinstellungen einer Abteilung werden verwendet, wenn eine Bestellung eindeutig dieser einen Abteilung zuzuordnen ist: Ihr Lieferant gehört nur dieser Abteilung an oder, bei einem Lieferanten in mehreren Abteilungen, alle Produkte der Bestellung gehören ein und derselben dieser Abteilungen an. In allen anderen Fällen werden die organisationsweiten Standardeinstellungen verwendet.
Wenn für eine Abteilung mindestens eine Standardeinstellung festgelegt ist, bleiben ihre leeren Einstellungen für Bestellungen dieser Abteilung ohne Zuweisung, statt aus den organisationsweiten Standardeinstellungen übernommen zu werden. Wenn für eine Abteilung keine festgelegt ist, gelten die organisationsweiten Standardeinstellungen. Legen Sie für eine Abteilung alle drei fest oder keine.