Wie E-Mails Lieferanten zugeordnet werden, nicht zugeordnete E-Mails und „Gelöscht“

Wie StockBold einen Lieferanten erkennt

Eine E-Mail wird bei einem Lieferanten abgelegt, wenn ihr Absender oder einer ihrer Empfänger mit einer der E-Mail-Domains oder -Adressen des Lieferanten übereinstimmt. Diese stehen auf der Lieferantenseite in der Karte E-Mail-Zuordnung, die Personen mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Lieferanten sehen.

Die Firmen-E-Mail-Adresse des Lieferanten, die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts und die Website werden dort automatisch hinzugefügt. Mit Hinzufügen können Sie weitere hinzufügen. Eine Domain umfasst auch ihre Subdomains.

E-Mails von öffentlichen Anbietern wie Gmail oder Yahoo werden nur anhand der genauen Adresse zugeordnet, niemals anhand der Domain. Das bedeutet, dass bei einem Lieferanten, der von Gmail aus schreibt, nicht auch die E-Mails aller anderen Gmail-Absender zugeordnet werden.

Eine Adresse oder Domain gehört zu genau einem Lieferanten. Wenn sie auch bei einem anderen Lieferanten hinterlegt ist, weist die Karte darauf hin und die E-Mails gehen an diesen Lieferanten.

Wenn Sie einen Eintrag entfernen, wählen Sie, was mit Ihren Konversationen damit geschehen soll: Hier belassen, Zu einem anderen Lieferanten verschieben oder Nach „Gelöscht“ verschieben. Nur Ihre Kopien ändern sich; die Ihrer Kollegen bleiben, wo sie sind.

Nicht zugeordnete E-Mails

Nicht zugeordnet in der Seitenleiste listet die Absender auf, deren E-Mails StockBold erreicht haben, ohne einem einzigen Lieferanten zugeordnet zu werden. Für jeden Absender gibt es eine Zeile.

Bei einer Weiterleitung speichert StockBold die gesamte Nachricht. Aus einem verbundenen Postfach speichert StockBold nur den Absender, den Betreff und das Datum und lädt die Nachricht herunter, sobald Sie den Absender zuordnen. Jede E-Mail bleibt nach ihrem Eingang 7 Tage in dieser Liste, danach löscht StockBold seine Kopie; Ihr Postfach ist nicht betroffen.

Nicht zugeordnete E-Mails hat drei Tabs. Noch zuzuordnen listet die Absender auf und bietet die Filter Alle, Erwähnen Bestellungen und Automatisch sowie eine Suche. Keine Lieferanten listet die Absender auf, die Sie ausgeblendet haben. Zugeordnet listet die Lieferanten auf, deren E-Mails importiert werden, weil eine Adresse oder Domain gespeichert ist. Mit Öffnen sehen Sie Ihre Konversationen mit dem jeweiligen Lieferanten.

Einen Absender einem Lieferanten zuordnen

Die Zuordnung fügt die Adresse oder Domain für die gesamte Organisation zur E-Mail-Zuordnung des Lieferanten hinzu. Dafür ist die Berechtigung zum Bearbeiten von Lieferanten erforderlich. Verbundene Postfächer durchsuchen anschließend ihre bisherigen E-Mails danach.

1. Wählen Sie in der Zeile eines Absenders Einem Lieferanten zuordnen.
2. Wählen Sie unter 1 · Lieferant den Lieferanten aus oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie seinen Namen eingeben.
3. Wählen Sie unter 2 · E-Mails zuordnen von die Option Nur diese Adresse oder Alle bei gefolgt von der Domain (Subdomains eingeschlossen). Bei der Domain eines öffentlichen Anbieters wie gmail.com ist eine Zuordnung nur anhand der Adresse möglich.
4. Wenn der Lieferant noch keine Firmen-E-Mail-Adresse hat, können Sie die Adresse auch als seine Firmen-E-Mail-Adresse speichern.
5. Wählen Sie Zuordnen.

Die für diesen Absender gespeicherten E-Mails werden beim Lieferanten importiert; der Fortschritt wird angezeigt. Wenn der Import stoppt, setzt Erneut versuchen ihn fort.

Einen Absender ausblenden

Kein Lieferant blendet einen Absender oder dessen gesamte Domain aus Ihrer Liste nicht zugeordneter E-Mails aus. Die zugehörigen E-Mails werden dort nicht mehr gespeichert. Sie können mehrere Absender auswählen und gemeinsam ausblenden. Nur Ihre eigene Liste ändert sich.

Damit die nächsten E-Mails eines Absenders wieder aufgenommen werden, öffnen Sie den Tab Keine Lieferanten und wählen Sie Wieder einblenden.

Eine Konversation zu einem anderen Lieferanten verschieben

Wenn eine Konversation beim falschen Lieferanten gelandet ist, wählen Sie Zu einem anderen Lieferanten verschieben in ihrem Menü oder per Rechtsklick auf die Konversation in der Liste. Wählen Sie dann den Lieferanten unter Verschieben nach aus.

Nur Ihre Kopie wird verschoben; die Ihrer Kollegen bleiben, wo sie sind. Verknüpfungen zu Bestellungen des alten Lieferanten werden gelöst. Der Dialog zeigt vorher an, wie viele es sind.

Mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Lieferanten können Sie außerdem die Option … künftig auch … zuordnen ankreuzen: Die Adresse wird dann auch dem neuen Lieferanten zugeordnet. Das gilt für die gesamte Organisation: Neue E-Mails von dieser Adresse werden für alle beim neuen Lieferanten abgelegt, und Sie können Ihre anderen Konversationen mit dieser Adresse mitverschieben. Ein Kollege, dessen ältere E-Mails beim alten Lieferanten geblieben sind, sieht einen Hinweis mit einer Schaltfläche, um sie ebenfalls zu verschieben.

Wenn Sie unter Verschieben nach die Option Kein Lieferant wählen, wird die Konversation nach Gelöscht verschoben.

„Gelöscht“

Aus StockBold löschen bei einer Nachricht oder Konversation löschen verschiebt die Nachricht beziehungsweise Konversation nach Gelöscht. Von dort verschiebt Wiederherstellen beziehungsweise Konversation wiederherstellen sie zurück in Ihren Posteingang. Sie können sie 30 Tage lang wiederherstellen; danach wird sie endgültig gelöscht. „Gelöscht“ leeren löscht sie sofort endgültig. Das Löschen in StockBold wirkt sich nie auf Ihr eigenes Postfach aus.