Consultar y corregir el historial de movimientos

El historial de movimientos registra cada cambio en tus existencias: qué se movió, cuánto, cuándo, quién lo registró y por qué. Las filas se muestran con la fecha de operación más reciente primero.

Buscar y filtrar movimientos

1. Abre Existencias y, después, Movimientos.
2. En el panel Filtrar movimientos, en Fecha de operación, establece Desde y Hasta para el periodo que quieras consultar.
3. Introduce un código o nombre de producto en Buscar producto para limitar la lista a un artículo.
4. Usa Proveedor, Producto, Categoría, Departamento, Tipo de operación y Almacén para aplicar filtros más amplios.
5. Cambia Productos eliminados si necesitas consultar movimientos de productos que se hayan eliminado desde entonces: Excluir eliminados, Incluir eliminados o Solo eliminados.

Si tu cuenta está restringida a determinados departamentos, una etiqueta ámbar en la parte superior de la página los indica. La tabla solo muestra movimientos de productos de esos departamentos, y el filtro Departamento se limita a la misma lista.

Selecciona el encabezado Creado el o Fecha de operación para ordenar toda la lista por esa fecha, de más reciente a más antigua o viceversa. Puedes plegar el panel de filtros mediante el control de su borde para que la tabla ocupe todo el ancho.

Interpretar una fila de movimiento

Cada fila corresponde a un movimiento. La columna Nombre enlaza al producto y muestra debajo su código y proveedor. En el caso de un producto eliminado, aparece un icono de papelera en su lugar y no se puede abrir.

Cantidad es negativa cuando salen existencias y positiva cuando entran. La columna Referencia enlaza al elemento que creó la fila: un pedido de compra, un producto de montaje o un recuento de inventario.

Un icono de bocadillo en la columna Comentario indica que la fila tiene un comentario o pertenece a un montaje. Pasa el cursor por encima para leer el nombre del producto de montaje y el comentario. Añadido por muestra quién hizo el registro, con un icono ámbar si esa persona ya no pertenece a tu organización.

Entender los tipos de movimiento

La etiqueta Motivo indica el origen de una fila.

Entrada significa que han llegado unidades. Estas filas se crean cuando se registra una entrega de un pedido de compra, y Referencia enlaza a ese pedido.

Salida significa que se han utilizado o vendido unidades y siempre tiene una cantidad negativa.

Traspaso significa que las unidades se han movido entre tus propios almacenes. Se registra en dos filas con la misma hora: una negativa en el origen y otra positiva en el destino. El total de tus existencias no cambia.

Ajuste corrige salidas registradas con una cantidad demasiado alta y siempre tiene una cantidad positiva. Su límite son las salidas de ese producto y almacén en el año natural del ajuste, menos los ajustes ya fechados en ese año.

Stock encontrado devuelve a existencias unidades que se habían dado por desaparecidas y han vuelto a aparecer, al coste con el que se retiraron en las salidas más recientes. Su límite son las salidas de ese producto y almacén. En conjunto, los ajustes y el stock encontrado nunca pueden superar las salidas registradas para ese producto en ese almacén.

Stock inicial es el saldo inicial de un producto. Solo se puede establecer una vez por producto y antes de que exista cualquier otro movimiento para él.

Salida de montaje y Entrada de montaje se crean desde el módulo de montaje cuando se consumen componentes y se fabrica un producto terminado.

Las filas Defectuoso / reclamación al proveedor se crean mediante el proceso de reclamaciones a proveedores. Las unidades salieron de tus existencias como parte de una reclamación al proveedor, no como consumo.

El filtro Tipo de operación no incluye Defectuoso / reclamación al proveedor, por lo que no puedes aislar ahí los movimientos de reclamaciones. En su lugar, filtra por producto y rango de fechas o utiliza la página Reclamaciones a proveedores.

Reclamaciones a proveedores aparece en Existencias solo si tienes el permiso View Supplier Claims o Manage Supplier Claims. Las reclamaciones a proveedores están incluidas en el plan Starter y superiores; en los demás planes, la opción del menú muestra un candado y una invitación a mejorar el plan.

Ver, editar o eliminar un movimiento

1. Haz clic o pulsa en la fila. En una pantalla ancha, también puedes usar el lápiz del extremo derecho de la fila.
2. Consulta los detalles en el panel Detalles del movimiento.
3. Selecciona Editar para cambiar el movimiento o Eliminar para quitarlo.

Detalles del movimiento muestra el tipo, la fecha de operación, el almacén, la cantidad, el comentario y el producto. En un traspaso, también muestra los almacenes de origen y destino con la cantidad en cada lado.

Solo se pueden editar las salidas, los traspasos y los ajustes. Puedes cambiar Cantidad, Fecha de operación y Comentario. El almacén y el tipo se muestran, pero no se pueden cambiar; en un traspaso, ambos almacenes son fijos.

La cantidad de una salida es el número de unidades que salieron. Las cantidades de los traspasos y ajustes deben seguir siendo positivas y la fecha no puede cambiarse a una fecha futura.

Las filas de Stock encontrado y Stock inicial no se pueden editar, solo eliminar. Si una es incorrecta, elimínala y vuelve a introducirla. Si necesitas otro producto, almacén o tipo, elimina el movimiento e introduce uno nuevo.

Para un producto cuyo seguimiento se realiza por estantería, Detalles del movimiento también muestra las estanterías utilizadas en el movimiento. Al editar una salida o un traspaso, se vuelven a solicitar las estanterías y, al eliminar un movimiento, se pregunta en qué estanterías se devuelven o de cuáles se retiran las unidades. Consulta Ubicaciones de estantería en salidas, traspasos, entregas y correcciones.

Comprobaciones de existencias y dependencias

Se rechaza el guardado o la eliminación con un error si el cambio dejase las existencias del producto por debajo de cero en algún momento o retirase unidades bloqueadas por una reclamación abierta al proveedor. La comprobación se vuelve a ejecutar al guardar el cambio. Si dos personas cambian movimientos del mismo producto al mismo tiempo y, en conjunto, los cambios harían que sus existencias bajasen de cero, se rechaza el segundo cambio. Reducir un ajuste o cambiarlo a una fecha posterior se comprueba del mismo modo.

El stock encontrado y los ajustes devuelven lo que retiraron las salidas. No se puede reducir, cambiar a una fecha posterior ni eliminar una salida de la que dependan si eso dejase en ese almacén más stock encontrado y ajustes que las salidas que revierten. El cambio se rechaza y el mensaje indica cuántas unidades dependen de la salida. Reduce o elimina primero ese stock encontrado o esos ajustes.

Los ajustes también se contabilizan por año natural. Se rechaza reducir una salida o cambiarla a otro año si los ajustes fechados en su año superasen entonces las salidas de ese año en ese almacén.

Cuando no se puede editar o eliminar

Para editar necesitas el permiso Stock Out, Transfer & Adjustments, y para eliminar necesitas el permiso Delete Stock Movements. Sin ellos, no verás ninguno de los dos botones.

Las filas de Entrada nunca se editan como movimientos. Una fila recibida mediante un pedido de compra es la entrega de ese pedido. El panel muestra una sección Información de la entrega con la persona que la marcó como recibida y ofrece Corregir entrega para cambiar la cantidad, la fecha de entrega y el almacén. También ofrece Eliminar, que elimina la entrega y vuelve a dejar la cantidad como pendiente en el pedido. Ambas acciones requieren, en su lugar, el permiso Manage Shippings, igual que registrar una entrega, y el historial de entregas del pedido registra el cambio.

Una fila que pertenece a una reclamación al proveedor muestra una nota ámbar y no ofrece ninguno de los dos botones. Gestiónala desde Reclamaciones a proveedores, donde eliminar la reclamación devuelve las unidades correctamente a existencias. Lo mismo se aplica a una entrega de la que dependa una reclamación al proveedor.

Si la fecha de operación corresponde a un ejercicio cerrado, el panel muestra una franja ámbar que indica que ese ejercicio está cerrado y no muestra ningún botón. Los registros de inventario y financieros de ese ejercicio quedan congelados. Alguien con el permiso Lock/Unlock Years debe reabrirlo desde Ajustes y, después, Cierre del ejercicio.

Las filas de Entrada de montaje y Salida de montaje no se pueden eliminar aquí, aunque aparezca el botón Eliminar. El intento falla y aparece un mensaje que indica que uses el módulo Montaje, que revierte correctamente los componentes.

Al eliminar un lado de un traspaso, se eliminan ambos. La confirmación lo indica, y los registros de origen y destino van juntos, por lo que ningún almacén queda con medio traspaso.

Un producto desactivado conserva todo su historial y sus movimientos anteriores se pueden seguir corrigiendo. No admite ningún movimiento nuevo hasta que se reactive.

Páginas, totales y exportaciones

La tabla carga hasta 1.000 movimientos cada vez. La línea que aparece encima indica, por ejemplo, Mostrando 1-1000 de 4.238. Los botones Anterior y Siguiente aparecen a su lado cuando hay más de una página.

La ordenación abarca todos los movimientos que coinciden con tus filtros, pero SUMA bajo Cantidad solo suma la página cargada en ese momento. Si la línea muestra más de una página, reduce el rango de fechas antes de utilizar ese total.

Exportar genera un CSV. Exportar los datos visibles proporciona las columnas que puedes ver de las filas de la página actual. Exportar todos los datos obtiene todos los movimientos que coinciden con tus filtros, con todos los campos, y tarda un poco más. El botón Actualizar situado al lado vuelve a cargar la lista con lo que tus compañeros acaben de registrar.