Registrar entradas y salidas de stock manualmente

Movimientos es el registro continuo de todos los cambios en tus existencias. La mayoría de las entradas de stock se crean automáticamente al registrar una entrega asociada a un pedido de compra.

Registra un movimiento manualmente cuando ningún pedido de compra cubra el cambio, por ejemplo, mercancías destinadas a producción, artículos de uso interno, muestras enviadas o un saldo inicial introducido por primera vez.

Registrar una salida

1. Abre Existencias.
2. Abre Movimientos.
3. Selecciona Nuevo movimiento en la parte superior derecha de la página. En una pantalla estrecha, aparece como Añadir.
4. Selecciona Salida.
5. Si quieres, elige un Proveedor para limitar la lista de Producto a los productos de ese proveedor.
6. Elige el Producto. En un teléfono u otra pantalla estrecha, el enlace Escanear situado junto a la etiqueta permite buscar el producto por código de barras.
7. Elige el Almacén del que sale el stock. Si tienes un almacén predeterminado, ya estará seleccionado. Una vez elegido un producto, cada almacén de la lista muestra entre paréntesis la cantidad disponible en existencias.
8. Introduce en Cantidad el número de unidades que salen del almacén, por ejemplo, 100. Introduce un número sin signo; también se acepta el signo menos y significa lo mismo.
9. Comprueba la Fecha de operación. Por defecto, se establece la fecha y hora actuales y no puede ser una fecha futura.
10. Añade un Comentario si puede ayudar a alguien a entender el movimiento más adelante.
11. Selecciona Crear salida.

Si el producto se controla por estantería, el formulario también muestra Retirar de estanterías, con las cantidades ya rellenadas empezando por la estantería con más stock. La suma de las cantidades de las estanterías debe coincidir con la cantidad indicada para poder crear la salida. Consulta Ubicaciones de estantería en salidas, traspasos, entregas y correcciones.

Límites de las salidas

Las existencias de un almacén no pueden quedar por debajo de cero. Tras elegir un producto y un almacén, el panel compara la cantidad con las existencias de ese almacén. Si introduces una cantidad mayor, aparece un mensaje que indica que la cantidad supera las existencias disponibles en ese almacén y Crear salida permanece desactivado hasta que la reduzcas.

Las unidades bloqueadas por una reclamación abierta al proveedor están en existencias, pero reservadas para esa reclamación, por lo que una salida no puede retirarlas. Si lo intenta, el movimiento se rechaza y el mensaje muestra cuántas unidades hay en existencias en ese almacén, cuántas están bloqueadas y cuántas se pueden usar libremente.

Cada salida también se comprueba frente a todo el historial del producto en ese almacén. StockBold vuelve a procesar los movimientos por orden de fecha, con el nuevo movimiento insertado, y lo rechaza si el saldo acumulado baja de cero en algún momento, incluso después de la fecha introducida.

Esto es importante cuando registras una salida con una fecha anterior: el saldo de hoy puede ser suficiente, pero es posible que el stock que consumiría aún no hubiera llegado en la fecha introducida. El mensaje indica la fecha en la que el saldo bajaría de cero y el número de unidades que faltarían. Registra primero la entrada o cambia la fecha a una posterior a su llegada.

Los productos inactivos no aparecen en la lista de productos. Un nuevo movimiento para un producto inactivo se rechaza con un mensaje que te pide que lo reactives primero. Los movimientos anteriores permanecen en el historial y se pueden seguir corrigiendo.

Añadir stock sin un pedido de compra

No existe ningún movimiento manual de Entrada. Las filas de Entrada se crean cuando se registra una entrega en la página Envíos.

Usa uno de estos tres movimientos para añadir stock manualmente:

Ajuste corrige salidas registradas con una cantidad demasiado alta. Su límite son las salidas registradas para ese producto y almacén en el año natural de la fecha de operación del ajuste, menos los ajustes ya fechados en ese año.

Stock encontrado devuelve al inventario el stock que se había dado por desaparecido y ha vuelto a aparecer, al coste al que lo retiraron las salidas más recientes. Su límite son las salidas registradas para ese producto y almacén, menos lo que ya se ha devuelto al inventario.

Los ajustes y el stock encontrado también comparten un límite global: juntos, nunca pueden superar las salidas registradas para ese producto en ese almacén. Una unidad devuelta al inventario de una forma no puede volver a introducirse de la otra.

Stock inicial es el saldo inicial al configurar un producto por primera vez. Se puede usar una vez por producto, solo mientras no exista ningún otro movimiento para él, y requiere un Coste unitario, que se utiliza en la valoración.

Estos límites impiden que se cree stock de la nada y se quede sin un coste asociado. Si no queda margen disponible, el movimiento se rechaza y no puedes guardarlo. Cuando haya llegado stock real que ninguno de los tres movimientos cubra, recíbelo mediante un pedido de compra para que llegue con un coste asociado.

Corregir o eliminar un movimiento

Una salida guardada se puede corregir si tienes el permiso Stock Out, Transfer & Adjustments, sujeto al cierre del ejercicio que se describe a continuación.

1. Abre la salida desde la lista de movimientos.
2. Selecciona Editar.
3. Cambia la cantidad, la fecha o el comentario. La cantidad es el número de unidades que salieron.
4. Selecciona Guardar.

El almacén y el motivo no se pueden cambiar. Una salida registrada en un almacén incorrecto debe eliminarse y volver a introducirse; para eliminarla se necesita el permiso independiente Delete Stock Movements.

Una fila de Entrada no se edita como movimiento. Su panel de detalles ofrece Corregir entrega, que cambia la cantidad, la fecha de entrega o el almacén, y Eliminar, que elimina la entrega. Ambas acciones requieren el permiso Manage Shippings.

Ejercicios cerrados

Si tu organización ha cerrado un ejercicio, no se puede crear ningún movimiento con una Fecha de operación dentro de ese ejercicio. Al intentar guardar, se rechaza la operación y aparece un mensaje que indica el ejercicio cerrado.

Para un movimiento que ya está en un ejercicio cerrado, el panel de detalles muestra un aviso de bloqueo y no aparecen los botones Editar y Eliminar. Esto se aplica a las salidas, los traspasos, los ajustes, el stock encontrado y el stock inicial.

Los ejercicios se cierran y reabren desde Ajustes y, después, Cierre del ejercicio, que solo es visible para quien tenga el permiso Lock/Unlock Years.

Menú de movimientos y permisos

El menú Nuevo movimiento contiene Salida, Traspaso, Ajuste, Stock encontrado y Stock inicial. Las mercancías defectuosas no se registran desde este menú: abre una reclamación al proveedor en la página Reclamaciones a proveedores, dentro de Existencias.

El menú solo muestra los movimientos que tienes permiso para crear. Salida, Traspaso y Ajuste requieren Stock Out, Transfer & Adjustments; Stock encontrado requiere Found Items Movement; y Stock inicial requiere Initial Stock Movement. Si no tienes ninguno de esos tres permisos, Nuevo movimiento no aparece. Pregunta a la persona que gestiona los permisos de tu equipo.

El mismo menú Nuevo movimiento está disponible en la página de un producto activo, en su pestaña Movimientos. Al hacer clic en un producto se abre su vista rápida; selecciona Página del producto allí para acceder a la página completa. Si empiezas desde ahí, no tendrás que elegir el producto.