Enregistrer manuellement des entrées et des sorties de stock

La page Mouvements est le registre de toutes les modifications de votre stock. La plupart des entrées de stock sont créées automatiquement lorsqu'une réception est enregistrée sur un bon de commande.

Enregistrez un mouvement manuellement lorsqu'aucun bon de commande ne couvre la modification, par exemple pour des marchandises sorties pour la production, des articles utilisés en interne, des échantillons envoyés ou un stock initial saisi pour la première fois.

Enregistrer une sortie de stock

1. Ouvrez Stock.
2. Ouvrez Mouvements.
3. Sélectionnez Nouveau mouvement en haut à droite de la page. Sur un écran étroit, le bouton affiche Ajouter.
4. Sélectionnez Sortie.
5. Vous pouvez choisir un Fournisseur pour limiter la liste Produit aux produits de ce fournisseur.
6. Choisissez le Produit. Sur un téléphone ou un autre écran étroit, le lien Scanner à côté du libellé permet de trouver le produit par son code-barres.
7. Choisissez l'Entrepôt d'où sort le stock. Votre entrepôt par défaut, si vous en avez un, est déjà sélectionné. Une fois le produit choisi, la quantité en stock dans chaque entrepôt apparaît entre parenthèses dans la liste.
8. Saisissez la Quantité d'unités qui sortent de l'entrepôt, par exemple 100. Saisissez un nombre sans signe ; un signe moins est accepté et a la même signification.
9. Vérifiez la Date d'opération. Par défaut, elle correspond à la date et à l'heure actuelles et ne peut pas être dans le futur.
10. Ajoutez un Commentaire s'il peut aider quelqu'un à comprendre l'enregistrement plus tard.
11. Sélectionnez Créer une sortie.

Si le produit est suivi par étagère, le formulaire affiche également Prélever sur des étagères, déjà renseigné en commençant par l'étagère la plus remplie. Le total des quantités prélevées sur les étagères doit correspondre à la quantité de la sortie avant sa création. Voir Emplacements d'étagère dans les sorties de stock, transferts, réceptions et corrections.

Limites des sorties de stock

Le stock d'un entrepôt ne peut pas devenir négatif. Après avoir choisi un produit et un entrepôt, le panneau compare la quantité au stock présent dans cet entrepôt. Si vous saisissez une quantité supérieure, un message indique qu'elle dépasse le stock disponible dans cet entrepôt et Créer une sortie reste désactivé jusqu'à ce que vous la réduisiez.

Les unités bloquées pour une réclamation fournisseur ouverte sont en stock, mais réservées à cette réclamation : une sortie ne peut donc pas les prélever. Si elle les prélève, l'enregistrement est refusé et le message indique le nombre d'unités en stock dans cet entrepôt, bloquées et libres d'utilisation.

Chaque sortie est également vérifiée par rapport à l'ensemble de l'historique du produit dans cet entrepôt. StockBold rejoue les mouvements par ordre de date en y insérant le nouvel enregistrement et le refuse si le solde devient négatif à un quelconque moment, y compris après la date saisie.

Cela est important lorsque vous antidatez une sortie : le solde actuel peut être suffisant, mais le stock qu'elle consommerait peut ne pas être arrivé à la date saisie. Le message indique la date à laquelle le solde deviendrait négatif et le nombre d'unités manquantes. Enregistrez d'abord l'arrivée ou choisissez une date postérieure à celle-ci.

Les produits inactifs ne sont pas proposés dans la liste des produits. Un nouveau mouvement pour un produit inactif est refusé avec un message vous demandant de le réactiver d'abord. Les mouvements antérieurs restent dans l'historique et peuvent toujours être corrigés.

Ajouter du stock sans bon de commande

Il n'existe pas d'enregistrement manuel de type Entrée. Les lignes Entrée sont créées lorsqu'une réception est enregistrée sur la page Expéditions.

Utilisez l'un de ces trois types d'enregistrement pour ajouter du stock manuellement :

Ajustement corrige les sorties saisies en quantité trop élevée. Il est limité aux sorties enregistrées pour ce produit et cet entrepôt pendant l'année civile de la date d'opération de l'ajustement, moins les ajustements déjà datés de cette année.

Stock retrouvé remet en stock des articles enregistrés comme sortis puis retrouvés, au coût auquel les sorties les plus récentes les ont sortis. Il est limité aux sorties enregistrées pour ce produit et cet entrepôt, moins les quantités déjà remises en stock.

Les ajustements et le stock retrouvé partagent également une limite globale : ensemble, ils ne peuvent jamais dépasser les sorties enregistrées pour ce produit dans cet entrepôt. Une unité remise en stock d'une manière ne peut pas l'être à nouveau de l'autre.

Stock initial est le stock d'ouverture lors de la première configuration d'un produit. Il ne peut être utilisé qu'une fois par produit, uniquement lorsqu'aucun autre mouvement n'existe pour celui-ci, et nécessite un Coût unitaire, utilisé pour la valorisation.

Ces limites empêchent de créer du stock à partir de rien et de le laisser sans coût associé. S'il ne reste aucune quantité autorisée, le mouvement est refusé et ne peut pas être enregistré. Si du stock réel est arrivé et qu'aucun des trois types d'enregistrement ne le couvre, enregistrez plutôt sa réception sur un bon de commande afin qu'un coût lui soit associé.

Corriger ou supprimer un mouvement

Une sortie enregistrée peut être corrigée si vous disposez de l'autorisation Stock Out, Transfer & Adjustments, sous réserve de la clôture de l'exercice décrite ci-dessous.

1. Ouvrez la sortie depuis la liste des mouvements.
2. Sélectionnez Modifier.
3. Modifiez la quantité, la date ou le commentaire. La quantité correspond au nombre d'unités sorties.
4. Sélectionnez Enregistrer.

L'entrepôt et le motif ne peuvent pas être modifiés. Une sortie enregistrée pour le mauvais entrepôt doit être supprimée puis saisie à nouveau ; sa suppression nécessite l'autorisation distincte Delete Stock Movements.

Une ligne Entrée ne se modifie pas comme un mouvement. Son panneau de détails propose Corriger la réception, qui permet de modifier la quantité, la date de réception ou l'entrepôt, et Supprimer, qui supprime la réception. Les deux actions nécessitent l'autorisation Manage Shippings.

Exercices clôturés

Si votre organisation a clôturé un exercice, aucun enregistrement ne peut être créé avec une Date d'opération comprise dans cet exercice. L'enregistrement est refusé et un message indique l'exercice clôturé.

Pour un mouvement déjà enregistré dans un exercice clôturé, le panneau de détails affiche un bandeau indiquant le verrouillage et les boutons Modifier et Supprimer ne sont pas affichés. Cela s'applique aux sorties, transferts, ajustements, stocks retrouvés et stocks initiaux.

Les exercices sont clôturés et rouverts dans Paramètres, puis Clôture de l'exercice, visible uniquement par une personne disposant de l'autorisation Lock/Unlock Years.

Menu des mouvements et autorisations

Le menu Nouveau mouvement contient Sortie, Transfert, Ajustement, Stock retrouvé et Stock initial. Les marchandises défectueuses ne sont pas enregistrées depuis ce menu : ouvrez une réclamation fournisseur sur la page Réclamations fournisseurs, sous Stock.

Le menu ne répertorie que les types d'enregistrement que vous êtes autorisé à créer. Sortie, Transfert et Ajustement nécessitent Stock Out, Transfer & Adjustments ; Stock retrouvé nécessite Found Items Movement ; et Stock initial nécessite Initial Stock Movement. Si vous ne disposez d'aucune de ces trois autorisations, Nouveau mouvement n'apparaît pas. Adressez-vous à la personne qui gère les autorisations de votre équipe.

Le même menu Nouveau mouvement est disponible sur la page d'un produit actif, dans son onglet Mouvements. Un clic sur un produit ouvre son aperçu rapide ; sélectionnez-y Fiche produit pour accéder à la page complète. En partant de cette page, vous n'avez pas à choisir le produit.