Transférer du stock entre entrepôts

Utilisez un transfert pour enregistrer du stock physiquement déplacé entre entrepôts, par exemple d'un entrepôt principal vers un second local, d'un magasin vers une réserve ou d'une zone de stockage sur palettes vers l'atelier de production.

Créer un transfert

1. Ouvrez Stock, puis Mouvements.
2. Sélectionnez Nouveau mouvement dans l'en-tête de la page. Sur un écran étroit, le bouton s'appelle Ajouter.
3. Choisissez Transfert dans le menu.
4. Vous pouvez choisir un Fournisseur pour limiter la liste aux produits de ce fournisseur.
5. Choisissez le Produit. Les produits inactifs ne sont pas proposés. Sur un téléphone, vous pouvez utiliser le lien Scanner à côté du champ du produit pour le trouver à l'aide de son code-barres.
6. Renseignez l'Entrepôt d'origine. Votre entrepôt par défaut est sélectionné initialement, si vous en avez un : changez-le si le stock se trouve ailleurs. Une fois le produit choisi, sa quantité en stock apparaît entre parenthèses à côté de chaque entrepôt de la liste.
7. Renseignez l'Entrepôt de destination. L'entrepôt d'origine n'est pas proposé dans cette liste.
8. Saisissez la Quantité à déplacer. Elle doit être supérieure à zéro.
9. Vérifiez la Date d'opération. Elle est initialement définie à la date et à l'heure actuelles et ne peut pas être dans le futur.
10. Vous pouvez ajouter un Commentaire pour aider les personnes qui consulteront le mouvement ultérieurement.
11. Sélectionnez Créer un transfert.

Un transfert déplace un seul produit. Pour déplacer plusieurs produits entre les deux mêmes entrepôts, créez un transfert pour chacun.

Effet des transferts sur le stock et sa valeur

Un transfert crée deux lignes dans la liste des mouvements : une ligne négative dans l'entrepôt d'origine et une ligne positive dans l'entrepôt de destination, toutes deux avec le motif Transfert. Elles constituent les deux parties d'un même enregistrement et votre commentaire apparaît sur les deux. Lorsque les lignes auraient autrement le même ordre de tri, la ligne négative d'origine apparaît en premier.

Les lignes s'annulent mutuellement : le stock total du produit reste donc identique. Rien n'est acheté, utilisé ou passé en perte, donc la valeur du stock reste également identique. La répartition des unités et de leur valeur entre les entrepôts change.

Comme un transfert ne peut pas modifier votre total, il ne permet pas d'enregistrer du stock utilisé, vendu, perdu ou retrouvé. Pour ces changements, utilisez une autre entrée du menu Nouveau mouvement, comme Sortie ou Ajustement.

Stock disponible et réclamations fournisseurs

Vous ne pouvez pas transférer plus que le stock détenu par l'entrepôt d'origine. Si vous saisissez une quantité supérieure au stock qui s'y trouve, le champ de quantité devient rouge, un message indique que la quantité dépasse le stock disponible dans l'entrepôt d'origine et Créer un transfert reste indisponible jusqu'à ce que vous réduisiez la quantité. La vérification est effectuée à nouveau lors de l'enregistrement : laisser l'écran ouvert ne permet donc pas de la contourner.

Les unités bloquées dans le cadre d'une réclamation fournisseur ouverte peuvent être transférées, et elles restent bloquées dans le nouvel entrepôt. Un transfert ne peut pas laisser dans l'entrepôt d'origine moins d'unités que la quantité qui y est bloquée pour la réclamation : déplacez toute la quantité bloquée ou débloquez-la d'abord dans la réclamation. Si vous supprimez ou réduisez par la suite un transfert qui a déplacé des unités bloquées, celles-ci retournent dans l'entrepôt d'origine et y restent bloquées.

Transferts antidatés et exercices clôturés

Un transfert antidaté fait l'objet d'une vérification plus stricte que ne le laisse penser le chiffre affiché à l'écran. Le message dans le panneau compare votre quantité au stock actuellement détenu par l'entrepôt d'origine. Lorsque vous enregistrez, les mouvements de l'entrepôt d'origine sont rejoués dans l'ordre chronologique, avec le transfert inséré à la date d'opération choisie. Le transfert est refusé si le solde de cet entrepôt devient négatif à un moment quelconque, et le message indique la date à laquelle cela se produirait. Dans ce cas, reportez la date d'opération à une date postérieure à l'arrivée du stock dans l'entrepôt d'origine.

Si la date d'opération se situe dans un exercice clôturé, le transfert est refusé et rien n'est enregistré. Le message indique que l'exercice est clôturé. Datez le transfert dans un exercice ouvert ou demandez à une personne disposant de l'autorisation Lock/Unlock Years de rouvrir l'exercice.

Raccourcis et transferts répétés

Sur la page d'un produit, ouvrez l'onglet Mouvements, puis utilisez Nouveau mouvement et Transfert. Le produit est déjà renseigné.

Dans la liste des mouvements, survolez le nom du produit sur une ligne. Un petit panneau Actions rapides apparaît. Sélectionnez le bouton bleu à deux flèches, intitulé Transfert, pour ouvrir le panneau avec le produit de cette ligne sélectionné.

Modifier ou supprimer un transfert

Pour corriger un transfert, ouvrez-le depuis la liste des mouvements et sélectionnez Modifier. Vous pouvez modifier la quantité, la date et l'heure, ainsi que le commentaire. Les deux entrepôts sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés : un transfert envoyé au mauvais endroit doit donc être supprimé et saisi à nouveau.

La suppression d'un transfert retire à la fois les enregistrements d'origine et de destination et ne peut pas être annulée.

La modification et la suppression nécessitent des autorisations distinctes. La modification nécessite l'autorisation Stock Out, Transfer & Adjustments, la même autorisation que pour créer un transfert. La suppression nécessite l'autorisation Delete Stock Movements. Aucun des deux boutons n'est affiché pour un mouvement daté dans un exercice clôturé ; le panneau affiche à la place une bannière indiquant que l'exercice est clôturé.

Autorisations de transfert

Transfert apparaît dans le menu Nouveau mouvement uniquement pour les personnes disposant de l'autorisation Stock Out, Transfer & Adjustments. Les autres personnes peuvent toujours voir Nouveau mouvement en raison des autres opérations qu'elles sont autorisées à enregistrer, mais sans l'entrée Transfert. Si vous ne la voyez pas, demandez à la personne qui gère vos utilisateurs de vérifier vos autorisations.

Vider un entrepôt avant de le supprimer

Les transferts peuvent vous aider à vider un entrepôt que vous souhaitez fermer. Un entrepôt qui contient encore du stock ne peut pas être supprimé, et l'entrepôt par défaut ne peut pas non plus être supprimé. Transférez son stock vers un autre entrepôt ou passez-le en perte au moyen d'une sortie avant de supprimer l'entrepôt dans Paramètres, puis Entrepôts.