Clôturer un exercice terminé

La clôture d'un exercice fige tout ce qui est daté d'une année donnée. Clôturez un exercice une fois ses comptes définitifs afin qu'un chiffre déjà déclaré par votre comptable ne puisse plus être modifié.

Par exemple, une fois l'exercice 2024 clôturé, personne dans votre organisation ne peut créer, modifier ou supprimer un bon de commande ou un mouvement de stock daté de 2024, enregistrer une réception datée de 2024, ni ajouter ou supprimer un ajustement de valeur daté de 2024.

La clôture se base sur la date inscrite sur l'enregistrement, et non sur la date du jour. Clôturer l'exercice précédent ne vous empêche pas de travailler sur l'année en cours.

La clôture s'applique à tous, y compris à la personne qui l'a effectuée et aux administrateurs. Il n'existe aucune dérogation. Pour modifier un enregistrement d'un exercice clôturé, rouvrez d'abord l'exercice, effectuez la modification, puis clôturez-le à nouveau.

Offres et autorisations

La clôture d'un exercice est incluse dans l'offre Starter et les offres supérieures. Avec une offre qui ne l'inclut pas, la confirmation de Clôturer ouvre à la place une invitation à passer à une offre supérieure. La réouverture reste toujours possible, et les exercices clôturés auparavant restent clôturés après un passage à une offre sans clôture d'exercice.

La clôture et la réouverture nécessitent l'autorisation Lock/Unlock Years. Les rôles Administrateur et Comptabilité l'incluent ; les autres rôles ne l'incluent pas.

Pour accorder cette autorisation à une personne ayant un autre rôle, ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs, ouvrez la fiche de cette personne et cochez Lock/Unlock Years dans son onglet Autorisations. Les autorisations accordées en plus de celles du rôle sont incluses dans l'offre Pro et les offres supérieures.

Sans cette autorisation, Clôture de l'exercice n'apparaît pas dans le menu Paramètres, et toute demande de clôture ou de réouverture depuis ce compte est refusée.

Clôturer un exercice

1. Ouvrez Paramètres.
2. Sélectionnez Clôture de l'exercice dans le menu de gauche.
3. Recherchez l'année que vous souhaitez clôturer dans Exercices disponibles.
4. Sélectionnez Clôturer à côté de cette année.
5. Lisez le message de confirmation.
6. Confirmez le message.

L'exercice passe dans le tableau Exercices clôturés, qui indique l'année, la personne qui l'a clôturé et la date de clôture.

La liste Exercices disponibles est établie à partir des dates de vos bons de commande et de vos mouvements de stock, auxquelles s'ajoute l'année en cours. Les années sans données ne sont pas proposées, et les années futures ne le sont jamais. Les exercices déjà clôturés disparaissent de la liste.

Ce que la clôture d'un exercice bloque

La clôture de l'année de la date du bon de commande bloque la création du bon de commande, sa modification ou celle de ses lignes, son approbation, sa réouverture, sa suppression, la confirmation des prix, la modification de ses frais de port, l'ajout ou la suppression de frais annexes, la modification de son taux de change et la suppression d'un document qui lui est joint. L'enregistrement d'une réception est également refusé lorsque la date de réception elle-même tombe dans un exercice clôturé.

Côté stock, la clôture bloque la création d'une sortie, d'un ajustement ou d'un transfert daté de cette année, ainsi que la modification ou la suppression d'une opération existante. Elle bloque également l'enregistrement de stock retrouvé ou de stock initial dans cette année, l'approbation d'un inventaire dont la date d'opération tombe dans cette année, la finalisation ou la réouverture d'un assemblage terminé dans cette année, l'ajout ou la suppression d'un ajustement de valeur daté de cette année, et l'ouverture d'une réclamation fournisseur datée de cette année.

Lorsque vous modifiez une date, ni l'année dans laquelle se trouve actuellement l'enregistrement ni celle vers laquelle vous le déplacez ne doivent être clôturées. Vous ne pouvez pas déplacer un enregistrement hors d'un exercice clôturé ni l'antidater dans un exercice clôturé.

Ce que vous pouvez toujours faire

Tout ce qui se trouve dans un exercice clôturé reste entièrement consultable. Vous pouvez ouvrir les enregistrements, les rechercher, les exporter et les utiliser dans des rapports. Ils restent pris en compte dans vos chiffres de stock et vos valorisations. Seules les modifications sont refusées.

Paramètres de valorisation du stock

Tant qu'un exercice est clôturé, la Méthode de valorisation de l'organisation (FIFO, LIFO ou coût moyen pondéré) ne peut pas être modifiée. Une nouvelle méthode recalculerait la valeur à toutes les dates passées, y compris dans les exercices clôturés. La page des paramètres de l'organisation grise donc la méthode et indique les exercices clôturés. Pour la modifier, rouvrez d'abord ces exercices.

Le paramètre Inclure les frais de port des bons de commande dans la valorisation du stock peut toujours être modifié lorsqu'un exercice est clôturé. Il ne s'applique qu'aux bons de commande dont les frais annexes par unité sont recalculés par la suite, et les bons de commande datés d'un exercice clôturé ne peuvent pas être modifiés.

Rouvrir un exercice

1. Ouvrez Paramètres.
2. Sélectionnez Clôture de l'exercice dans le menu de gauche.
3. Recherchez l'année dans le tableau Exercices clôturés.
4. Sélectionnez Rouvrir sur cette ligne.
5. Confirmez le message qui apparaît.

La réouverture supprime l'entrée de clôture. Le tableau Exercices clôturés indique qui a clôturé un exercice et quand, mais dès que vous le rouvrez, cette ligne disparaît et aucune trace de la réouverture n'est conservée. Si vous rouvrez un exercice pour corriger un seul chiffre, clôturez-le à nouveau dès que la correction est effectuée.

Années civiles

La clôture couvre une année civile, de janvier à décembre, en fonction de la date de chaque enregistrement. Si votre exercice comptable ne va pas de janvier à décembre, la clôture d'un exercice ne correspondra pas exactement à ses dates.