Réaliser un inventaire

Un inventaire compare le stock que StockBold considère comme présent dans un entrepôt avec ce que vous trouvez physiquement. Lorsque l'inventaire est approuvé, StockBold enregistre des mouvements de stock pour les écarts.

Trouver vos inventaires

Ouvrez Stock, puis Inventaires. Si Inventaires n'apparaît pas dans le menu Stock, vous ne disposez pas de l'autorisation Create and manage stock counts. Adressez-vous à la personne qui gère les autorisations de votre équipe.

La page Inventaires répertorie les inventaires sous Tous, En cours, En vérification, Terminé et Annulé, avec le nombre d'inventaires dans chaque catégorie. Vous pouvez rechercher par nom et filtrer par Entrepôt, Fournisseur, ainsi que par dates Du et Au.

Chaque inventaire indique son entrepôt, son avancement, par exemple 12/40 comptés, le nombre de produits présentant un écart, sa date d'opération, la personne qui l'a créé et, une fois approuvé, celle qui l'a approuvé. Sélectionnez un inventaire pour l'ouvrir.

Créer un inventaire

1. Ouvrez Stock, puis Inventaires.
2. Sélectionnez Nouvel inventaire pour ouvrir la fenêtre Nouvel inventaire.
3. Saisissez un Nom. Il apparaît sur chaque mouvement créé par l'inventaire : choisissez donc un nom facile à reconnaître, par exemple "Inventaire mensuel - Entrepôt A".
4. Choisissez un Entrepôt. Un inventaire ne couvre qu'un seul entrepôt ; pour compter deux entrepôts, créez deux inventaires.
5. Définissez la Date d'opération. Les mouvements seront enregistrés à cette date, et non à la date à laquelle vous effectuez la saisie. Vous pouvez choisir une date passée, mais pas une date future.
6. Vous pouvez limiter l'inventaire par fournisseur, catégorie ou service sous Filtrer les produits (facultatif). Laissez ces champs vides pour compter tous les produits de cet entrepôt.
7. Sélectionnez Nouvel inventaire en bas de la fenêtre. Le bouton reste désactivé tant que les champs Nom et Entrepôt ne sont pas renseignés. StockBold prépare l'inventaire et l'ouvre.

Si vous choisissez une date d'opération dans un exercice clôturé, la date est rejetée dès sa sélection et un message indique l'exercice clôturé. Choisissez plutôt une date dans un exercice ouvert.

À la création de l'inventaire, StockBold relève la quantité actuellement en stock pour chaque produit inclus. Elle apparaît dans la colonne Attendu.

Seuls les produits marqués Compter/afficher dans le stock sont inclus. Les produits masqués du stock et les produits supprimés sont exclus. Un produit inclus sans stock dans l'entrepôt reste affiché avec une quantité attendue de 0. Un produit supprimé après le début de l'inventaire reste affiché avec la mention Produit supprimé : rien ne sera enregistré.

Saisir les quantités comptées

1. Ouvrez l'inventaire depuis Stock, puis Inventaires.
2. Sélectionnez une ligne pour modifier sa cellule Compté.
3. Saisissez la quantité physiquement trouvée, de 0 à 999 999 999, avec au maximum 4 décimales.
4. Appuyez sur Entrée pour enregistrer la ligne, ou sur Tab pour l'enregistrer et passer au prochain produit non compté situé plus bas.
5. Répétez l'opération jusqu'à ce que la colonne Compté soit remplie pour tout ce que vous avez compté.

Chaque quantité est enregistrée lorsque vous la confirmez ou cliquez en dehors du champ. Il n'y a pas de bouton d'enregistrement distinct pour l'ensemble de l'inventaire, et vous pouvez fermer la page puis y revenir sans perdre vos saisies. Appuyez sur Échap pour abandonner une saisie en cours.

Utilisez les onglets Tous, Non comptés, Comptés et Écarts pour passer d'un groupe de produits à l'autre. Le champ de recherche accepte un nom, un code ou un code-barres de produit. Les cartes en haut affichent Total des articles, Comptés, Écarts et Écart net.

Si vous utilisez un lecteur de codes-barres qui saisit les données comme un clavier, scannez dans le champ de recherche. La recherche compare la saisie à l'EAN, à l'UPC, au code-barres ou au code du produit et laisse la ligne correspondante à l'écran.

Effacer le contenu du champ Compté marque à nouveau le produit comme non compté : son stock ne sera donc pas ajusté. Pour enregistrer que vous n'en avez trouvé aucun, saisissez 0.

Scanner avec la caméra de votre appareil

Sélectionnez Scanner en haut de l'inventaire pour utiliser la caméra de votre appareil. Le bouton n'apparaît que lorsque l'inventaire est En cours, et le navigateur demande l'autorisation d'utiliser la caméra la première fois.

StockBold compare le code scanné à l'EAN, à l'UPC, au code-barres ou au code du produit. Il efface toute recherche ou tout filtre, passe à la ligne et l'ouvre pour la saisie. Si le code ne correspond à aucun produit de l'inventaire, Produit introuvable dans cet inventaire s'affiche et le scanner se rouvre.

Compter les produits par étagère

Un produit qui suit les emplacements d'étagère est compté par étagère. Sa ligne se déplie en une ligne pour chaque étagère où il se trouvait au début de l'inventaire, ainsi qu'une ligne Non affecté. Vous pouvez également ajouter une autre étagère de l'entrepôt.

Le total est la somme de ces lignes. Une ligne laissée vide conserve sa quantité attendue. L'approbation corrige les étagères que vous avez comptées ; si des unités ont uniquement changé d'étagère, les quantités sur les étagères sont corrigées sans mouvement de stock. Les étagères sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures.

Recompter les produits ayant fait l'objet d'un mouvement

Pour chaque produit, StockBold mémorise le moment où son stock attendu a été relevé. Si une vente, une réception, un transfert ou tout autre mouvement de ce produit dans cet entrepôt est enregistré par la suite, une bannière indique le nombre de produits ayant fait l'objet d'un mouvement depuis le début de l'inventaire, et la ligne affiche A bougé après le début : à recompter.

Sélectionnez Recompter sur la bannière. StockBold relève à nouveau le stock attendu de ces produits et efface leurs quantités comptées : vous devez donc les recompter. Si l'inventaire est déjà En vérification, le bouton affiche Rouvrir et recompter et repasse d'abord l'inventaire au statut En cours.

L'action Approuver est refusée si un produit compté a fait l'objet d'un mouvement après le relevé de son stock attendu. Cela évite qu'un mouvement enregistré pendant l'inventaire soit comptabilisé deux fois ou perdu. Les produits laissés non comptés ne bloquent pas l'approbation.

Soumettre pour vérification

1. Sélectionnez Soumettre pour vérification en haut de l'inventaire lorsque vous avez terminé le comptage.
2. Vérifiez le nombre de produits sans quantité comptée, si la confirmation en indique.
3. Ne confirmez que si vous aviez l'intention d'exclure ces produits. L'inventaire passe au statut En vérification et aucune autre quantité ne peut être saisie.

Les produits non comptés sont ignorés, et non considérés comme ayant une quantité de zéro ; leur stock ne sera pas ajusté. C'est ce qui permet de réaliser un inventaire partiel en toute sécurité : comptez une allée, soumettez l'inventaire et aucun autre produit de la liste n'est modifié.

Si vous repérez une erreur après la soumission, sélectionnez Rouvrir pour repasser l'inventaire au statut En cours et modifier à nouveau les quantités.

Approuver l'inventaire

L'approbation modifie vos niveaux de stock. Elle n'est possible que pour un inventaire En vérification et uniquement pour les personnes disposant de l'autorisation Approve Stock Counts. Sans cette autorisation, le bouton Approuver n'apparaît pas. La personne qui approuve n'a pas besoin de disposer également des autorisations relatives aux sorties de stock ou au stock retrouvé.

1. Ouvrez l'inventaire au statut En vérification.
2. Vérifiez la colonne Écart. Un nombre positif signifie que vous avez trouvé plus que prévu ; un nombre négatif signifie que vous avez trouvé moins.
3. Corrigez la Date d'opération si nécessaire. Vous pouvez encore la modifier tant que l'inventaire est En vérification.
4. Sélectionnez Approuver.
5. Lisez la confirmation. Elle indique le nombre de mouvements qui seront créés et le nombre de produits pour lesquels seules les quantités sur les étagères seront corrigées, ou précise qu'il n'y a aucun écart et que l'inventaire sera simplement marqué comme terminé.
6. Confirmez.

Pour chaque produit dont la quantité comptée diffère de la quantité attendue, StockBold enregistre un mouvement de stock à la date d'opération de l'inventaire : un mouvement de stock retrouvé si le stock est supérieur, ou une sortie de stock s'il est inférieur. Le mouvement de stock retrouvé réduit votre coût des marchandises vendues via la ligne Corrections (stock retrouvé) du rapport.

Chaque mouvement porte le nom de l'inventaire dans son commentaire, et Mouvements associés contient un lien vers chacun d'eux. L'inventaire passe ensuite au statut Terminé et indique qui l'a approuvé.

Si la date d'opération se situe dans un exercice clôturé, l'approbation est refusée et rien n'est enregistré. Modifiez la date d'opération pour choisir une date dans un exercice ouvert, ou demandez à une personne disposant de l'autorisation Lock/Unlock Years de rouvrir l'exercice.

Lorsque des mouvements sont refusés

Une sortie de stock est refusée si elle devait faire passer le stock de ce produit sous zéro à la date d'opération ou à toute date ultérieure. C'est fréquent lorsque vous antidatez un inventaire et que des réceptions ou des ventes ont eu lieu entre-temps. Une sortie de stock est également refusée si elle devait prélever des unités bloquées dans le cadre d'une réclamation fournisseur ouverte.

Un mouvement de stock retrouvé est refusé si la quantité comptée dépasse celle que le stock retrouvé peut rétablir. Le stock retrouvé ne rétablit que les sorties de stock enregistrées dans cet entrepôt qui n'ont pas déjà été rétablies par du stock retrouvé ou des ajustements. Le message indique le produit, la quantité qui pourrait être enregistrée comme stock retrouvé et celle qui reste inexpliquée. Enregistrez le reste comme réception sur un bon de commande ou comme stock initial.

Annuler ou supprimer un inventaire

Utilisez le menu à trois points en haut de l'inventaire pour ces actions.

Annuler l'inventaire marque l'inventaire comme Annulé sans effectuer d'ajustement. Cette action est proposée tant que l'inventaire est En cours ou En vérification, et elle est refusée une fois l'inventaire Terminé.

Supprimer supprime définitivement l'inventaire. Cette action n'est proposée que lorsqu'aucun mouvement de stock n'est lié à l'inventaire : un inventaire approuvé ayant créé des mouvements ne peut donc pas être supprimé. Un inventaire approuvé sans écart ne crée aucun mouvement et peut encore être supprimé. La même action Supprimer est disponible dans le menu à trois points à côté de chacun de ces inventaires sur la page Inventaires.

Restrictions par service

Si votre compte est limité à certains services, vous ne voyez que les inventaires qui incluent des produits de vos services. Dans un inventaire, vous ne voyez que ces produits.

Les listes de fournisseurs et de services dans la fenêtre Nouvel inventaire sont filtrées de la même manière. Un inventaire que vous créez est limité aux produits de vos services, même si vous laissez les filtres vides.