Cómo realizar un recuento de inventario

Un recuento de inventario compara las existencias que StockBold indica que tienes en un almacén con lo que encuentras físicamente. Cuando se aprueba el recuento, StockBold registra movimientos de inventario por las diferencias.

Buscar tus recuentos de inventario

Abre Existencias y, después, Recuentos de inventario. Si Recuentos de inventario no aparece en el menú Existencias, no tienes el permiso Create and manage stock counts. Pídeselo a quien gestione los permisos de tu equipo.

La página Recuentos de inventario muestra los recuentos en Todos, En curso, En revisión, Completado y Cancelado; cada opción indica cuántos recuentos contiene. Puedes buscar por nombre y filtrar por Almacén, Proveedor y las fechas Desde y Hasta.

Cada recuento muestra su almacén, el progreso, por ejemplo, 12/40 contados, el número de productos con diferencias, su fecha de operación, quién lo creó y, una vez aprobado, quién lo aprobó. Selecciona un recuento para abrirlo.

Crear un recuento

1. Abre Existencias y, después, Recuentos de inventario.
2. Selecciona Nuevo recuento para abrir la ventana Nuevo recuento de inventario.
3. Introduce un Nombre. Aparece en todos los movimientos que crea el recuento, así que elige uno reconocible, como «Recuento mensual - Almacén A».
4. Elige un Almacén. Un recuento abarca un solo almacén; para contar dos almacenes, crea dos recuentos.
5. Establece la Fecha de la operación. Los movimientos se registrarán en esa fecha, no en la fecha en que introduces los datos. Puedes elegir una fecha anterior, pero no una futura.
6. Si quieres, limita el recuento en Filtrar productos (opcional) por proveedor, categoría o departamento. Deja estos campos vacíos para contar todo lo que hay en ese almacén.
7. Selecciona Nuevo recuento en la parte inferior de la ventana. El botón permanece desactivado hasta que se rellenan Nombre y Almacén. StockBold crea el recuento y lo abre.

Si eliges una fecha de operación de un ejercicio cerrado, la fecha se rechaza al seleccionarla y un mensaje indica qué ejercicio está cerrado. Elige en su lugar una fecha de un ejercicio abierto.

Cuando se crea el recuento, StockBold lee la cantidad actual en existencias de cada producto incluido. Esta aparece en la columna Previsto.

Solo se incluyen los productos marcados como Contar/mostrar en existencias. Se excluyen los productos ocultos en existencias y los productos eliminados. Un producto incluido que no tenga existencias en el almacén sigue apareciendo con una cantidad prevista de 0. Un producto eliminado después de que comenzara el recuento permanece en la lista con la nota Producto eliminado: no se registrará nada.

Introducir las cantidades contadas

1. Abre el recuento desde Existencias y, después, Recuentos de inventario.
2. Selecciona una fila para editar su celda Contado.
3. Introduce la cantidad que has encontrado físicamente, de 0 a 999.999.999, con un máximo de 4 decimales.
4. Pulsa Intro para guardar la fila, o Tab para guardarla y pasar al siguiente producto sin contar situado debajo.
5. Repite el proceso hasta que la columna Contado esté rellenada para todo lo que hayas contado.

Cada cantidad se guarda al confirmarla o al hacer clic fuera de la casilla. No hay un botón de guardado independiente para todo el recuento y puedes cerrar la página y volver sin perder los datos introducidos. Pulsa Esc para descartar un dato que estés introduciendo.

Usa las pestañas Todos, Sin contar, Contados y Diferencias para cambiar entre productos. El cuadro de búsqueda admite el nombre, el código o el código de barras de un producto. Las tarjetas de la parte superior muestran Total de artículos, Contados, Diferencias y Diferencia neta.

Si utilizas un lector de códigos de barras que introduce datos como un teclado, escanea en el cuadro de búsqueda. La búsqueda compara el EAN, UPC, código de barras o código del producto y deja en pantalla la fila coincidente.

Al vaciar la casilla Contado, el producto vuelve a marcarse como sin contar, por lo que no se ajustará. Para registrar que no has encontrado ninguna unidad, introduce 0.

Escanear con la cámara de tu dispositivo

Selecciona Escanear en la parte superior del recuento para usar la cámara de tu dispositivo. El botón solo aparece mientras el recuento está En curso y el navegador solicita permiso para usar la cámara la primera vez.

StockBold compara el código escaneado con el EAN, UPC, código de barras o código de producto. Borra cualquier búsqueda o filtro, pasa a la fila y la abre para introducir datos. Si el código no coincide con nada en el recuento, aparece Producto no encontrado en este recuento y el escáner vuelve a abrirse.

Contar productos por estantería

Un producto con seguimiento por estantería se cuenta estantería por estantería. Al abrir su fila, aparece una fila por cada estantería en la que se encontraba al comenzar el recuento, además de Sin asignar. También puedes añadir otra estantería del almacén.

El total es la suma de esas filas. Una fila que se deje en blanco mantiene su cantidad prevista. La aprobación corrige las estanterías que has contado; si las unidades solo se movieron entre estanterías, se corrigen las estanterías sin crear un movimiento de existencias. Las estanterías están incluidas en el plan Starter y superiores.

Volver a contar los productos que se han movido

Cada producto conserva el momento en que se leyó su stock previsto. Si después se registra una venta, entrega, traspaso o cualquier otro movimiento de ese producto en ese almacén, un aviso muestra cuántos productos se han movido desde que comenzó el recuento y la fila indica Movido tras el inicio: vuelve a contar.

Selecciona Volver a contar en el aviso. StockBold vuelve a leer el stock previsto de esos productos y borra sus cantidades contadas, por lo que debes volver a contarlos. Si el recuento ya está En revisión, el botón indica Reabrir y volver a contar y primero devuelve el recuento a En curso.

Se rechaza Aprobar mientras haya un producto contado que se haya movido después de que se leyera su stock previsto. Esto evita que un movimiento registrado durante el recuento se registre dos veces o se pierda. Los productos que se hayan dejado sin contar no bloquean la aprobación.

Enviar a revisión

1. Selecciona Enviar a revisión en la parte superior del recuento cuando hayas terminado de contar.
2. Comprueba cuántos productos no tienen una cantidad contada, si la confirmación indica que hay alguno.
3. Confirma solo si tenías intención de dejar fuera esos productos. El recuento pasa a En revisión y ya no se pueden introducir más cantidades.

Los productos sin contar se ignoran, no se tratan como cero y no se ajustarán. Esto permite realizar un recuento parcial de forma segura: cuenta un pasillo, envíalo y no se modificará nada más de la lista.

Si detectas un error después del envío, selecciona Reabrir para devolver el recuento a En curso y volver a editar las cantidades.

Aprobar el recuento

La aprobación cambia tus niveles de existencias. Solo está disponible para un recuento En revisión y para personas con el permiso Approve Stock Counts. Sin ese permiso, el botón Aprobar no aparece. La persona que aprueba no necesita además permisos de salidas ni de stock encontrado.

1. Abre el recuento En revisión.
2. Comprueba la columna Diferencia. Los números positivos indican que has encontrado más de lo previsto; los negativos, menos.
3. Corrige la Fecha de la operación si es necesario. Puedes cambiarla mientras el recuento esté En revisión.
4. Selecciona Aprobar.
5. Lee la confirmación. Muestra cuántos movimientos se crearán y a cuántos productos solo se les corregirán las estanterías, o indica que no hay diferencias y que el recuento simplemente se marcará como completado.
6. Confirma.

Por cada producto cuya cantidad contada difiera de la prevista, StockBold registra un movimiento de inventario con la fecha de operación del recuento: un movimiento de stock encontrado si hay más existencias, o una salida si hay menos. El movimiento de stock encontrado reduce el coste de las ventas a través de la línea Correcciones (stock encontrado) del informe.

Cada movimiento incluye el nombre del recuento en su comentario y Movimientos relacionados enlaza a cada uno de ellos. El recuento pasa entonces a Completado y muestra quién lo aprobó.

Si la fecha de operación corresponde a un ejercicio cerrado, se rechaza la aprobación y no se registra nada. Cambia la fecha de operación por una de un ejercicio abierto o pide a alguien con el permiso Lock/Unlock Years que reabra ese ejercicio.

Cuando se rechazan movimientos

Una salida se rechaza si dejara las existencias de ese producto por debajo de cero en la fecha de operación o en cualquier fecha posterior. Esto es habitual cuando se asigna una fecha anterior al recuento y ha habido entregas o ventas entre medias. Una salida también se rechaza si retirara unidades bloqueadas por una reclamación al proveedor abierta.

Un movimiento de stock encontrado se rechaza si has contado más de lo que se puede recuperar mediante stock encontrado. El stock encontrado solo recupera salidas registradas en ese almacén que el stock encontrado y los ajustes no hayan recuperado ya. El mensaje indica el producto, cuánto se podría registrar como stock encontrado y cuánto queda sin contabilizar. Registra el resto como una entrega de un pedido de compra o como stock inicial.

Cancelar o eliminar un recuento

Usa el menú de tres puntos en la parte superior del recuento para realizar estas acciones.

Cancelar recuento marca el recuento como Cancelado y no realiza ajustes. Está disponible mientras el recuento está En curso o En revisión, y se rechaza una vez que está Completado.

Eliminar borra el recuento de forma permanente. Solo está disponible mientras no haya ningún movimiento de inventario vinculado al recuento, por lo que no se puede eliminar un recuento aprobado que haya creado movimientos. Un recuento aprobado sin diferencias no crea movimientos y aún se puede eliminar. La misma opción Eliminar está disponible en el menú de tres puntos junto a cada uno de esos recuentos en la página Recuentos de inventario.

Restricciones por departamento

Si tu usuario está restringido a determinados departamentos, solo verás los recuentos que incluyan productos de tus departamentos. Dentro de un recuento, solo verás esos productos.

Las listas de proveedores y departamentos de la ventana Nuevo recuento de inventario se filtran del mismo modo. Un recuento que crees se limita a los productos de tus departamentos aunque dejes los filtros vacíos.