Eine Inventur durchführen

Eine Inventur vergleicht den Bestand, den StockBold für einen Lagerort ausweist, mit dem Bestand, den Sie tatsächlich vorfinden. Wenn die Inventur freigegeben wird, bucht StockBold Lagerbewegungen für die Differenzen.

Inventuren finden

Öffnen Sie Bestand und dann Inventuren. Wenn Inventuren nicht im Menü Bestand erscheint, haben Sie nicht die Berechtigung Create and manage stock counts. Fragen Sie die Person, die die Berechtigungen Ihres Teams verwaltet.

Die Seite Inventuren führt Inventuren unter Alle, In Bearbeitung, In Prüfung, Abgeschlossen und Storniert auf. Jeder Tab zeigt, wie viele Inventuren er enthält. Sie können nach Namen suchen und nach Lagerort, Lieferant sowie einem Datum Von und Bis filtern.

Jede Inventur zeigt ihren Lagerort, den Fortschritt, beispielsweise 12/40 gezählt, die Anzahl der Produkte mit einer Differenz, ihr Buchungsdatum, wer sie erstellt hat und nach der Freigabe, wer sie freigegeben hat. Wählen Sie eine Inventur aus, um sie zu öffnen.

Eine Inventur erstellen

1. Öffnen Sie Bestand und dann Inventuren.
2. Wählen Sie Neue Inventur, um das Fenster Neue Inventur zu öffnen.
3. Geben Sie unter Name einen Namen ein. Er erscheint auf jeder Lagerbewegung, die durch die Inventur erstellt wird. Wählen Sie daher einen aussagekräftigen Namen, beispielsweise „Monatliche Inventur - Lager A“.
4. Wählen Sie einen Lagerort. Eine Inventur umfasst nur einen Lagerort. Um zwei Lagerorte zu zählen, erstellen Sie zwei Inventuren.
5. Legen Sie das Buchungsdatum fest. Lagerbewegungen werden zu diesem Datum gebucht, nicht zum Datum Ihrer Eingabe. Sie können ein zurückliegendes Datum wählen, aber kein zukünftiges.
6. Optional können Sie die Inventur unter Produkte filtern (optional) nach Lieferant, Kategorie oder Abteilung eingrenzen. Lassen Sie diese Felder leer, um alles an diesem Lagerort zu zählen.
7. Wählen Sie unten im Fenster Neue Inventur. Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis Name und Lagerort ausgefüllt sind. StockBold erstellt die Inventur und öffnet sie.

Wenn Sie ein Buchungsdatum in einem gesperrten Geschäftsjahr wählen, wird das Datum bei der Auswahl abgelehnt und eine Meldung nennt das gesperrte Geschäftsjahr. Wählen Sie stattdessen ein Datum in einem offenen Geschäftsjahr.

Wenn die Inventur erstellt wird, liest StockBold die aktuelle Bestandsmenge jedes enthaltenen Produkts. Diese erscheint in der Spalte Soll.

Nur Produkte, die mit Im Bestand zählen/anzeigen markiert sind, werden einbezogen. Im Bestand ausgeblendete und gelöschte Produkte werden ausgelassen. Ein enthaltenes Produkt ohne Bestand an diesem Lagerort wird dennoch mit einer erwarteten Menge von 0 aufgeführt. Ein Produkt, das nach Beginn der Inventur gelöscht wird, bleibt mit dem Hinweis Produkt gelöscht: Es wird nichts gebucht aufgeführt.

Gezählte Mengen eingeben

1. Öffnen Sie die Inventur über Bestand und dann Inventuren.
2. Wählen Sie eine Zeile aus, um die Zelle Gezählt zu bearbeiten.
3. Geben Sie die tatsächlich vorgefundene Menge ein, von 0 bis 999.999.999, mit höchstens 4 Nachkommastellen.
4. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Zeile zu speichern, oder Tab, um sie zu speichern und zum nächsten darunterliegenden, nicht gezählten Produkt zu springen.
5. Wiederholen Sie dies, bis die Spalte Gezählt für alles ausgefüllt ist, was Sie gezählt haben.

Jede Menge wird gespeichert, wenn Sie sie bestätigen oder außerhalb des Feldes klicken. Es gibt keine separate Schaltfläche zum Speichern der gesamten Inventur. Sie können die Seite schließen und zurückkehren, ohne Eingaben zu verlieren. Drücken Sie Escape, um eine begonnene Eingabe zu verwerfen.

Verwenden Sie die Tabs Alle, Nicht gezählt, Gezählt und Differenzen, um zwischen Produkten zu wechseln. Im Suchfeld können Sie einen Produktnamen, Code oder Barcode eingeben. Die Karten oben zeigen Positionen gesamt, Gezählt, Differenzen und Nettodifferenz.

Wenn Sie einen Barcode-Scanner verwenden, der wie eine Tastatur eingibt, scannen Sie in das Suchfeld. Die Suche gleicht die Eingabe mit EAN, UPC, Barcode oder Code des Produkts ab, sodass die passende Zeile angezeigt wird.

Wenn Sie das Feld Gezählt leeren, wird das Produkt wieder als nicht gezählt markiert und sein Bestand nicht korrigiert. Um zu erfassen, dass Sie keine Einheit gefunden haben, geben Sie 0 ein.

Mit der Gerätekamera scannen

Wählen Sie oben in der Inventur Scannen, um die Kamera Ihres Geräts zu verwenden. Die Schaltfläche erscheint nur, solange die Inventur In Bearbeitung ist. Der Browser fragt bei der ersten Verwendung nach der Kameraberechtigung.

StockBold gleicht den gescannten Code mit EAN, UPC, Barcode oder Produktcode ab. Dabei werden alle Suchbegriffe und Filter zurückgesetzt, die passende Zeile wird angesprungen und zur Eingabe geöffnet. Wenn der Code keinem Produkt in der Inventur entspricht, erscheint Produkt in dieser Inventur nicht gefunden und der Scanner wird erneut geöffnet.

Produkte pro Regal zählen

Ein Produkt mit Regalverfolgung wird pro Regal gezählt. Seine Zeile klappt auf: je eine Zeile für jedes Regal, auf dem es zu Beginn der Inventur lag, und eine Zeile Nicht zugewiesen. Sie können auch ein weiteres Regal des Lagerorts hinzufügen.

Die Gesamtmenge ist die Summe dieser Zeilen. Eine leer gelassene Zeile bleibt bei ihrer erwarteten Menge. Die Freigabe korrigiert die von Ihnen gezählten Regale. Wenn Einheiten nur zwischen Regalen bewegt wurden, werden die Regale ohne eine Lagerbewegung korrigiert. Regale sind ab dem Starter-Tarif enthalten.

Bewegte Produkte erneut zählen

Für jedes Produkt wird gespeichert, wann sein erwarteter Bestand gelesen wurde. Wenn danach ein Verkauf, ein Wareneingang, eine Umlagerung oder eine andere Bewegung dieses Produkts an diesem Lagerort erfasst wird, zeigt ein Banner, wie viele Produkte seit Beginn der Inventur bewegt wurden. In der Zeile steht Nach Beginn bewegt: neu zählen.

Wählen Sie im Banner Neu zählen. StockBold liest den erwarteten Bestand dieser Produkte erneut und löscht ihre gezählten Mengen. Sie müssen sie daher erneut zählen. Ist die Inventur bereits In Prüfung, heißt die Schaltfläche Wieder öffnen und neu zählen und setzt die Inventur zunächst auf In Bearbeitung zurück.

Freigeben wird abgelehnt, solange ein gezähltes Produkt bewegt wurde, nachdem sein erwarteter Bestand gelesen wurde. Dadurch wird verhindert, dass eine während der Inventur erfasste Lagerbewegung doppelt gebucht wird oder verloren geht. Nicht gezählte Produkte blockieren die Freigabe nicht.

Zur Prüfung einreichen

1. Wählen Sie oben in der Inventur Zur Prüfung einreichen, wenn Sie mit dem Zählen fertig sind.
2. Prüfen Sie, für wie viele Produkte keine gezählte Menge vorliegt, falls die Bestätigung solche Produkte meldet.
3. Bestätigen Sie nur, wenn Sie diese Produkte absichtlich ausgelassen haben. Die Inventur wechselt zu In Prüfung und es können keine weiteren Mengen eingegeben werden.

Nicht gezählte Produkte werden ignoriert, nicht als null behandelt und nicht korrigiert. Das macht eine Teilinventur sicher: Zählen Sie einen Gang, reichen Sie die Inventur ein und nichts anderes auf der Liste wird verändert.

Wenn Sie nach dem Einreichen einen Fehler bemerken, wählen Sie Wieder öffnen, um die Inventur auf In Bearbeitung zurückzusetzen und Mengen erneut zu bearbeiten.

Die Inventur freigeben

Die Freigabe verändert Ihre Bestände. Sie ist nur für eine Inventur In Prüfung und nur für Personen mit der Berechtigung Approve Stock Counts verfügbar. Ohne diese Berechtigung erscheint die Schaltfläche Freigeben nicht. Die freigebende Person benötigt nicht zusätzlich Berechtigungen für Abgänge oder Fundbestand.

1. Öffnen Sie die Inventur In Prüfung.
2. Prüfen Sie die Spalte Differenz. Positive Zahlen bedeuten, dass Sie mehr als erwartet gefunden haben; negative Zahlen bedeuten weniger.
3. Korrigieren Sie bei Bedarf das Buchungsdatum. Sie können es noch ändern, während die Inventur In Prüfung ist.
4. Wählen Sie Freigeben.
5. Lesen Sie die Bestätigung. Sie zeigt, wie viele Lagerbewegungen erstellt werden und bei wie vielen Produkten nur die Regale korrigiert werden. Andernfalls wird mitgeteilt, dass keine Differenzen vorliegen und die Inventur lediglich als abgeschlossen markiert wird.
6. Bestätigen Sie.

Für jedes Produkt, dessen gezählte Menge von der erwarteten Menge abweicht, bucht StockBold eine Lagerbewegung mit dem Buchungsdatum der Inventur: eine Fundbestandsbewegung bei mehr Bestand oder einen Abgang bei weniger Bestand. Die Fundbestandsbewegung senkt Ihren Wareneinsatz über die Berichtszeile Korrekturen (Fundbestand).

Jede Lagerbewegung enthält den Namen der Inventur in ihrem Kommentar. Unter Zugehörige Lagerbewegungen finden Sie einen Link zu jeder dieser Bewegungen. Die Inventur wechselt anschließend zu Abgeschlossen und zeigt an, wer sie freigegeben hat.

Fällt das Buchungsdatum in ein gesperrtes Geschäftsjahr, wird die Freigabe abgelehnt und nichts gebucht. Ändern Sie das Buchungsdatum auf ein Datum in einem offenen Geschäftsjahr oder bitten Sie eine Person mit der Berechtigung Lock/Unlock Years, das Geschäftsjahr zu entsperren.

Wenn Lagerbewegungen abgelehnt werden

Ein Abgang wird abgelehnt, wenn er den Bestand dieses Produkts am Buchungsdatum oder an einem späteren Datum unter null senken würde. Dies kommt häufig vor, wenn Sie eine Inventur rückdatieren und zwischenzeitlich Wareneingänge oder Verkäufe stattgefunden haben. Ein Abgang wird auch abgelehnt, wenn er Einheiten entnehmen würde, die für eine offene Lieferantenreklamation gesperrt sind.

Eine Fundbestandsbewegung wird abgelehnt, wenn Sie mehr gezählt haben, als durch Fundbestand zurückgebucht werden kann. Fundbestand bucht nur Abgänge zurück, die an diesem Lagerort erfasst und noch nicht durch Fundbestand und Bestandskorrekturen zurückgebucht wurden. Die Meldung nennt das Produkt, wie viel als Fundbestand erfasst werden kann und wie viel ungeklärt bleibt. Erfassen Sie den Rest als Wareneingang zu einer Bestellung oder als Anfangsbestand.

Eine Inventur abbrechen oder löschen

Verwenden Sie für diese Aktionen das Drei-Punkte-Menü oben in der Inventur.

Inventur abbrechen markiert die Inventur als Storniert und nimmt keine Korrekturen vor. Die Aktion wird angeboten, solange die Inventur In Bearbeitung oder In Prüfung ist, und wird abgelehnt, sobald sie Abgeschlossen ist.

Löschen entfernt die Inventur dauerhaft. Die Aktion wird nur angeboten, solange keine Lagerbewegung mit der Inventur verknüpft ist. Eine freigegebene Inventur, die Lagerbewegungen erstellt hat, kann daher nicht gelöscht werden. Eine ohne Differenzen freigegebene Inventur erstellt keine Lagerbewegungen und kann weiterhin gelöscht werden. Dasselbe Löschen ist im Drei-Punkte-Menü neben jeder solchen Inventur auf der Seite Inventuren verfügbar.

Abteilungsbeschränkungen

Wenn Ihr Benutzerkonto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, sehen Sie nur Inventuren, die Produkte aus Ihren Abteilungen enthalten. Innerhalb einer Inventur sehen Sie nur diese Produkte.

Die Lieferanten- und Abteilungslisten im Fenster Neue Inventur werden auf dieselbe Weise gefiltert. Eine von Ihnen erstellte Inventur ist auf Produkte aus Ihren Abteilungen beschränkt, auch wenn Sie die Filter leer lassen.