Dokumente und Notizen zu einem Produkt hinzufügen

Jedes Produkt hat eigene Tabs für Dokumente und Notizen. Verwenden Sie Dokumente für Dateien wie technische Datenblätter, Zertifikate, Lieferantenrechnungen und Fotos. Verwenden Sie Notizen für kurze schriftliche Nachrichten mit Kollegen über das Produkt.

Was Sie unter Notizen schreiben, wird an keine Datei angehängt, und hochgeladene Dateien erscheinen nicht unter Notizen.

Ein Dokument hochladen

1. Öffnen Sie Katalog und dann Produkte anzeigen.
2. Klicken Sie auf das Produkt.
3. Wählen Sie in der sich öffnenden Vorschau Produktseite.
4. Wählen Sie den Tab Dokumente. Die Zahl in Klammern neben dem Tabnamen zeigt, wie viele Dateien bereits angehängt sind.
5. Wählen Sie oben rechts im Dokumentenbereich Hochladen.
6. Wählen Sie eine Datei. Akzeptiert werden PDF, Word, Excel, CSV und Bilder im Format JPG, PNG, GIF oder WEBP. Andere Dateitypen werden mit einer Meldung abgelehnt, die die zulässigen Typen auflistet.
7. Füllen Sie Titel aus. Datei hochladen bleibt ausgegraut, bis das Feld einen Wert enthält.
8. Wählen Sie bei Bedarf eine Kategorie.
9. Legen Sie bei Bedarf ein Datum fest.
10. Geben Sie bei Bedarf Notizen ein.
11. Wählen Sie Datei hochladen.

Wählen Sie stattdessen Abbrechen, um den Upload abzubrechen.

Das Feld Notizen im Upload-Formular beschreibt die Datei, nicht das Produkt. Sie könnten dort beispielsweise die Nummer eines Zertifikats eingeben. Kommentare zum Produkt gehören in den Tab Notizen.

Das Hochladen per Drag-and-drop erfordert ebenso wie Hochladen die Berechtigung Manage Documents. Ohne diese Berechtigung reagiert die Seite nicht auf eine abgelegte Datei. Wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig ablegen, wird nur die erste hochgeladen.

Die maximale Größe einer hochladbaren Datei hängt von Ihrem Tarif ab. Ein Upload wird außerdem mit einer Meldung abgelehnt, wenn dadurch das gesamte Speicherkontingent Ihrer Organisation überschritten würde. Wenn der Speicher bereits voll ist, ist Hochladen ausgegraut und darunter wird ein Hinweis auf einen größeren Tarif angezeigt.

Produktdokumente finden und öffnen

Bei PDFs und Bildern zeigt jedes Dokument ein kleines Vorschaubild seiner ersten Seite sowie Titel, Kategorie, Datum und die Person, die es hochgeladen hat. Wählen Sie das Bild oder den Titel, um eine Vorschau zu öffnen, oder wählen Sie Herunterladen, um eine Kopie auf Ihrem Computer zu speichern.

Schaltflächen über der Liste filtern Dokumente nach Kategorie. Dazu gehören Alle, jede Kategorie mit ihrer Dokumentenanzahl und Ohne Kategorie, wenn einige Dokumente keiner Kategorie zugeordnet sind. Eine Zeile wie „3 von 12 Dokumenten“ zeigt, wie viele angezeigt werden. Sie können auch die Kategorie eines Dokuments auswählen, um danach zu filtern.

Wählen Sie die Bearbeiten-Schaltfläche eines Dokuments, um Titel, Kategorie, Datum und Notizen zu ändern. Die Datei selbst können Sie nicht austauschen. Um sie zu ersetzen, laden Sie die neue Datei hoch und löschen Sie anschließend die alte.

Dokumentkategorien verwalten

Kategorien gelten für die gesamte Organisation und werden nicht pro Produkt erstellt. Wenn Sie ein Dokument hochladen oder bearbeiten, bietet die Liste Kategorie vorhandene Kategorien und Keine Kategorie an. Personen mit Manage Documents sehen zusätzlich Neue Kategorie, womit sich eine Kategorie in einem Schritt erstellen und auswählen lässt, sowie In den Einstellungen verwalten. Wenn noch keine Kategorie vorhanden ist, bietet die Liste Erste Kategorie anlegen an.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann Dokumente unter der Überschrift Bestand im Einstellungsmenü. Die Kategorien befinden sich im Abschnitt Dokumenttypen.
2. Um eine Kategorie hinzuzufügen, geben Sie ihren Namen in Name der neuen Kategorie ein.
3. Wählen Sie Erstellen.
4. Um eine Kategorie umzubenennen, wählen Sie die Bearbeiten-Schaltfläche in ihrer Zeile.
5. Ändern Sie den Namen und speichern Sie.
6. Um eine Kategorie zu entfernen, wählen Sie die Löschen-Schaltfläche in ihrer Zeile.
7. Bestätigen Sie die Löschung.

Dokumente erscheint im Einstellungsmenü nur für Personen mit Manage Documents. Die dortigen Kategorien gelten für Produktdokumente, nicht für Dokumente, die zu einer Bestellung hochgeladen wurden.

Eine Kategorie, die noch verwendet wird, kann nicht gelöscht werden. Ihre Löschen-Schaltfläche ist ausgegraut. Wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen, wird erklärt, dass die Kategorie Dokumente enthält. Die Spalte Dokumente in derselben Zeile zeigt deren Anzahl. Verschieben Sie diese Dokumente zunächst in eine andere Kategorie oder benennen Sie die Kategorie stattdessen um.

Dateien in Ihrer gesamten Organisation finden

Jede Datei, die in Ihrer Organisation zu Produkten oder Bestellungen hochgeladen wurde, erscheint auch auf einer gemeinsamen Seite. Öffnen Sie Katalog und dann Dokumente.

Die Seite enthält die Ordner Alle Dokumente, Bestellungen und Produkte. Verwenden Sie Filter, um die Liste nach Kategorie, Lieferant, Produkt, Typ sowie einem Von- und einem Bis-Datum einzugrenzen. Die Liste zeigt, wer die einzelnen Dateien wann hochgeladen hat. Sie können zwischen einer Listen- und einer Rasteransicht wechseln.

Wählen Sie mehrere Dokumente aus, um sie gemeinsam herunterzuladen oder, mit Manage Documents, zu löschen. Eine Löschung auf dieser Seite wird erst nach fünf Sekunden ausgeführt; währenddessen steht Rückgängig zur Verfügung.

In Dateien suchen

Das Suchfeld auf der Seite Dokumente durchsucht Namen und Titel. Aktivieren Sie Auch in PDFs und Bildern suchen, um auch den Text innerhalb von Dateien zu durchsuchen.

Dies erfordert OCR-Dokumentensuche, die der Inhaber der Organisation unter Einstellungen und dann Dokumente aktiviert. Sie ist ab dem Starter-Tarif enthalten und umfasst ein monatliches Kontingent gescannter Seiten, das vom Tarif abhängt.

Der Text jeder Datei wird nach dem Hochladen im Hintergrund ausgelesen. Eine neu hochgeladene Datei lässt sich möglicherweise nicht sofort anhand ihres Inhalts finden. Eine Seite, deren Text nicht ausgelesen werden kann, wird sich nie anhand ihres Inhalts finden lassen.

Notizen hinzufügen und beantworten

1. Öffnen Sie die Seite des Produkts.
2. Wählen Sie den Tab Notizen.
3. Geben Sie Ihre Notiz ein.
4. Wählen Sie Senden.

Sie können eine Notiz auch mit Strg+Eingabe oder auf dem Mac mit Cmd+Eingabe senden. Um auf eine vorhandene Notiz zu antworten, wählen Sie darunter Antworten. Wenn eine Notiz bereits Antworten hat, wählen Sie die Anzahl der Antworten darunter, um sie anzuzeigen.

Sie können Ihre eigenen Notizen bearbeiten und löschen. Bei Notizen anderer Personen erscheinen diese Schaltflächen nicht, und Kollegen können Ihre Notizen nicht ändern.

Der Tab Notizen zeigt die 50 neuesten Notizen, die neueste zuerst. Es gibt keine Möglichkeit, zu älteren Notizen weiterzublättern. Antworten zählen nicht zu diesen 50. Die Zahl neben dem Tab Notizen zählt nur Notizen, keine Antworten.

Berechtigungen für Dokumente und Notizen

Der Zugriff auf Dokumente wird über View Documents und Manage Documents gesteuert. Ohne View Documents zeigt der Tab Dokumente statt der Liste Zugriff eingeschränkt an, und Dokumente erscheint nicht im Menü Katalog.

Mit View Documents, aber ohne Manage Documents, können Sie Dateien in der Vorschau anzeigen und herunterladen. Hochladen ist jedoch ausgegraut, und die Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen erscheinen nicht.

Für Notizen ist keine eigene Berechtigung erforderlich. Jede Person, die das Produkt öffnen kann, kann dessen Notizen lesen und eine Notiz hinzufügen.