Produkte und Lieferanten aus einer CSV-Datei importieren

Sie können Produkte und Lieferanten gesammelt aus einer CSV-Datei erstellen.

Produkte oder Lieferanten importieren

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann im Bereich Daten & Integrationen des Einstellungsmenüs Import. Die Seite heißt Daten importieren.
2. Wählen Sie unter Was importiert werden soll die Option Produkte oder Lieferanten.
3. Wählen Sie in Schritt 1, Vorlage holen, die Option Herunterladen. Die Vorlage enthält die richtige Kopfzeile und Beispielzeilen für Ihre Auswahl.
4. Füllen Sie in Schritt 2 in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm eine Zeile pro Produkt oder Lieferant aus. Lassen Sie die Kopfzeile unverändert.
5. Speichern Sie die Datei als CSV UTF-8. Wählen Sie in Excel Speichern unter und dann CSV UTF-8.
6. Stellen Sie die Schalter unter Wenn die Datei Folgendes enthält… passend zu Ihrer Datei ein. Die Schalter werden weiter unten beschrieben.
7. Ziehen Sie die Datei in Schritt 3, Hochladen und prüfen, in den Upload-Bereich oder wählen Sie sie über CSV-Datei auswählen aus. Die Datei wird geprüft, sobald Sie sie auswählen; gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung. Wenn Sie danach einen Schalter ändern, wird die Datei erneut geprüft.
8. Prüfen Sie die Ergebnisse. Bereit zum Import, Mit Warnung und Zu korrigieren zeigen jeweils die Anzahl der Zeilen. Eine Zeile darunter zeigt die Anzahl der Zeilen, die bereits in StockBold existieren und übersprungen werden.
9. Klicken Sie auf eine dieser Zahlen, um die zugehörigen Zeilen anzuzeigen, oder wählen Sie Alle Zeilen anzeigen, um alle geprüften Zeilen in einem Fenster zu öffnen, in dem Sie In Zeilen suchen verwenden können.
10. Wählen Sie die Import-Schaltfläche, auf der die Anzahl der Zeilen angegeben ist.
11. Wählen Sie in der Bestätigung Ja, importieren.

Unten auf der Seite führt die Spaltenreferenz alle Spalten auf und beschreibt, was einzugeben ist und was geschieht, wenn eine Spalte leer ist. Verwenden Sie Spalte suchen, um sie zu durchsuchen, oder klicken Sie auf einen Spaltennamen, um ihn zu kopieren.

Import-Schalter

Unabhängig von den Schaltern werden nur die betroffenen Zeilen ausgelassen; der Rest der Datei wird weiterhin importiert. Der Import aktualisiert niemals ein bestehendes Produkt oder einen bestehenden Lieferanten. Um bestehende Datensätze zu ändern, bearbeiten Sie sie in den Produkt- oder Lieferantenansichten.

Dateianforderungen

Die Datei muss eine CSV-Datei mit einer Größe von höchstens 10 MB sein. Eine als .xlsx gespeicherte Tabelle wird abgelehnt; exportieren Sie sie zuerst als CSV. Kommas und Semikolons funktionieren beide als Trennzeichen.

Eine Datei, die nicht UTF-8-kodiert ist, wird als Windows-Text (westeuropäisch) gelesen, und Sie erhalten eine Warnung. Prüfen Sie Buchstaben mit Akzenten in der Vorschau oder speichern Sie die Datei als CSV UTF-8 und laden Sie sie erneut hoch.

Eine Produktdatei muss name, product_code, supplier, category und unit enthalten. Eine Lieferantendatei muss company_name enthalten und kann ausschließlich aus dieser Spalte bestehen. Fehlt eine Pflichtspalte, wird die gesamte Datei abgelehnt und keine Zeile einzeln geprüft.

Spalten, die der Import nicht erkennt, werden mit einer Warnung gemeldet und ignoriert. Eine zusätzliche Spalte mit eigenen Notizen verhindert den Import also nicht. Leere Zeilen werden ignoriert. Eine Zeile mit mehr Zellen als die Kopfzeile schlägt für sich allein fehl. Das liegt meist daran, dass ein Wert ein Komma enthält und nicht in Anführungszeichen steht; der Rest der Datei wird trotzdem geprüft.

Prüfung von Produktzeilen

Die Zeilen werden einzeln geprüft. Eine Produktzeile schlägt fehl und wird ausgelassen, wenn ein Pflichtfeld leer ist oder wenn der Lieferant, die Kategorie oder die Maßeinheit nicht existiert und deren Erstellung ausgeschaltet ist.

Eine Produktzeile schlägt auch fehl, wenn der Währungscode unbekannt ist, unit_price größer als null ist, aber currency leer ist, lead_time_days oder safety_stock negativ oder keine Zahl ist oder ein Barcode die Formatprüfung nicht besteht oder nicht eindeutig ist.

ean muss aus 13 Ziffern mit einer gültigen Prüfziffer bestehen, upc aus 12 Ziffern mit einer gültigen Prüfziffer. barcode darf aus höchstens 50 Buchstaben, Ziffern oder Bindestrichen bestehen. Jeder dieser drei Werte muss sowohl unter Ihren Produkten als auch innerhalb der Datei eindeutig sein. Ein Wert, der bereits bei einem anderen Produkt oder in einer früheren Zeile der Datei vorkommt, führt dazu, dass die Zeile fehlschlägt.

Formatieren Sie in Excel die Spalten ean und upc als Text, bevor Sie die Werte eingeben. Andernfalls wandelt Excel sie in Zahlen wie 5.9E+12 um und entfernt führende Nullen.

Zahlenformate in Produktdateien

Der Import entscheidet einmal für die gesamte Datei, ob ein Komma oder ein Punkt das Dezimaltrennzeichen ist. Dazu verwendet er alle Zahlen in unit_price, lead_time_days, safety_stock, reorder_cover_days und den Anfangsbestandsspalten. Schreiben Sie alle Zahlen auf dieselbe Weise, zum Beispiel durchgehend 1234.56 oder durchgehend 1.234,56.

Tausendertrennzeichen sind zulässig. Für lead_time_days und safety_stock gilt dieselbe Regel, sodass ein Tausendertrennzeichen dort korrekt gelesen wird, statt die Zahl abzuschneiden.

Schreiben Sie bei einem mehrdeutigen Wert ganze Zahlen ohne Tausendertrennzeichen, etwa 1234, oder stellen Sie sicher, dass eine andere Zahl in der Datei Dezimalstellen hat, etwa ein als 2.50 geschriebener Preis. Laden Sie die Datei dann erneut hoch.

Prüfung von Lieferantenzeilen und Abteilungen

Eine Lieferantenzeile schlägt nur fehl, wenn der Firmenname leer ist, der Name einen bestehenden Lieferanten wiederholt und Lieferantennamen, die bereits in StockBold existieren ausgeschaltet ist, derselbe Name zweimal in der Datei vorkommt oder email bzw. contact_email keine E-Mail-Adresse ist.

Passt ein Land, ein Zahlungsbedingungscode, ein Incoterm, eine Währung oder eine Abteilung nicht zu Ihren Einstellungen, schlägt die Zeile deshalb nicht fehl. Das Feld bleibt leer und Sie erhalten eine Warnung. Schreiben Sie Länder mit ihrem englischen Namen, zum Beispiel Italy oder Germany, und lesen Sie die Warnungen, bevor Sie davon ausgehen, dass diese Felder übernommen wurden.

Beim Abgleich von Namen und Codes wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Gelöschte Produkte und Lieferanten zählen nicht: Ihre Codes und Namen können erneut verwendet werden, und eine Zeile kann keinen gelöschten Lieferanten nennen.

Wenn Sie Abteilungen angehören, importieren Sie nur in Ihre eigenen. Eine Zeile mit einer leeren departments-Zelle wird allen Ihren Abteilungen zugeordnet, und eine Zeile, die eine Abteilung nennt, der Sie nicht angehören, schlägt fehl. Für alle anderen enthält departments durch Kommas getrennte Abteilungsnamen; ein Name, der keiner Abteilung entspricht, wird mit einer Warnung ignoriert.

Anfangsbestand und Bestellreichweite

Die Produktvorlage enthält optionale Anfangsbestandsspalten: initial_stock_quantity, initial_stock_value, initial_stock_location, initial_stock_comment und initial_stock_date.

Eine Menge von 0 bedeutet, dass kein Anfangsbestand angelegt wird. Eine negative Menge oder eine Menge, die keine Zahl ist, führt dazu, dass die Zeile fehlschlägt.

Das Datum muss im Format YYYY-MM-DD geschrieben sein, darf nicht in der Zukunft liegen und nicht in einem gesperrten Geschäftsjahr liegen. Ein Datum, das gegen eine dieser Regeln verstößt, führt dazu, dass die Zeile fehlschlägt. Ein leeres Datum bedeutet das heutige Datum in der Zeitzone Ihrer Organisation.

initial_stock_location ist der Name des Lagerorts. Wenn er keinem Ihrer Lagerorte entspricht, wird Ihr Standardlagerort verwendet und Sie erhalten eine Warnung. Wenn für Ihre Organisation überhaupt keine Lagerorte eingerichtet sind, wird das Produkt trotzdem ohne seinen Anfangsbestand erstellt und Sie erhalten eine Warnung.

Wenn eine Zeile eine Menge enthält, ist der Wert erforderlich. Ist er leer oder keine Zahl größer oder gleich 0, wird die Zeile mit einer Fehlermeldung abgelehnt, die initial_stock_value nennt. Geben Sie 0 nur ein, wenn der Bestand tatsächlich nichts gekostet hat.

Die optionale Spalte reorder_cover_days legt fest, wie viele Tage Verbrauch eine vorgeschlagene Bestellung über den Meldebestand hinaus abdecken soll. Der Wert muss eine ganze Zahl von 1 bis 365 sein. Lassen Sie das Feld leer oder die Spalte weg, um für das Produkt den Standardwert 30 zu verwenden. Jeder andere Wert, etwa eine Kommazahl oder 400, führt dazu, dass die Zeile fehlschlägt.

Importergebnisse

Fehlgeschlagene Zeilen verhindern den Import der gültigen Zeilen nicht. Jede gültige Zeile wird importiert. Wird eine Zeile beim Speichern abgelehnt, wird nur diese Zeile ausgelassen. Ist keine Zeile gültig, wird überhaupt nichts importiert.

Nach dem Import listet Zu prüfende Zeilen jede Zeile auf, die nicht importiert oder ohne einen Teil ihrer Daten, etwa den Anfangsbestand, gespeichert wurde. Die Liste nennt die Zeilennummer und den Grund, damit Sie die Zeilen korrigieren und eine zweite Datei importieren können, die nur diese Zeilen enthält.

Berechtigungen und Tarifgrenzen

Der Eintrag Import erscheint im Einstellungsmenü nur für Personen mit der Berechtigung Import Products. Jede Aktion auf der Seite benötigt diese Berechtigung, auch das Herunterladen von Vorlagen.

Das Erstellen von Anfangsbestand erfordert zusätzlich Import Movements, weil dabei eine Lagerbewegung geschrieben wird. Ohne diese Berechtigung werden Produkte trotzdem importiert, ihr Anfangsbestand wird jedoch übersprungen. Die Ergebnisse zeigen vor Ihrer Bestätigung, wie viele Zeilen davon betroffen sind; die Bestätigung wiederholt diese Angabe. Der Inhaber der Organisation hat automatisch beide Berechtigungen.

Ihr Tarif kann die Anzahl der Produkte oder Lieferanten begrenzen, die Sie führen können. Wenn Sie die Grenze bereits erreicht haben, wird der Upload-Bereich durch eine Aufforderung zum Upgrade ersetzt.

Andernfalls wird zum Zeitpunkt der Dateiprüfung geprüft, ob Ihre aktuelle Anzahl zuzüglich der Zeilen, die die Prüfung bestanden haben, innerhalb der Grenze liegt. Würde die Gesamtzahl die Grenze überschreiten, wird die Datei sofort abgelehnt. Eine Meldung nennt Ihre aktuelle Anzahl und die Grenze; die Import-Schaltfläche wird nicht erreicht. Kürzen Sie zuerst die Datei oder upgraden Sie Ihren Tarif. Wenn Sie innerhalb der Grenze liegen, zeigen die Ergebnisse Ihre aktuelle Anzahl, die Grenze und die Anzahl, die Sie erreichen würden.