Aggiungere documenti e note a un prodotto

Ogni prodotto ha le proprie schede Documenti e Note. Usa Documenti per file come schede tecniche, certificazioni, fatture dei fornitori e foto. Usa Note per brevi messaggi scritti ai colleghi sul prodotto.

Niente di ciò che viene scritto in Note è allegato a un file e i file caricati non compaiono in Note.

Caricare un documento

1. Apri Catalogo, poi Visualizza prodotti.
2. Fai clic sul prodotto.
3. Seleziona Pagina prodotto nell'anteprima che si apre.
4. Seleziona la scheda Documenti. Il numero tra parentesi accanto al nome della scheda indica quanti file sono già allegati.
5. Seleziona Carica in alto a destra nel pannello dei documenti.
6. Scegli un file. Sono accettati PDF, Word, Excel, CSV e immagini in formato JPG, PNG, GIF o WEBP. Gli altri tipi vengono rifiutati con un messaggio che elenca i tipi consentiti.
7. Compila Titolo. Carica file rimane disattivato finché il campo è vuoto.
8. Scegli una Categoria se lo desideri.
9. Imposta una Data se lo desideri.
10. Inserisci delle Note se lo desideri.
11. Seleziona Carica file.

Seleziona invece Annulla per abbandonare il caricamento.

Il campo Note nel modulo di caricamento descrive quel file, non il prodotto. Ad esempio, potresti inserire il numero di emissione di un certificato. I commenti sul prodotto vanno nella scheda Note.

Il trascinamento richiede Manage Documents, proprio come Carica. Senza questo permesso, la pagina non reagisce al rilascio di un file. Se rilasci più file contemporaneamente, viene caricato solo il primo.

La dimensione massima del file che puoi caricare dipende dal tuo piano. Viene rifiutato, con un messaggio, anche un caricamento che porterebbe l'organizzazione oltre il limite totale di spazio di archiviazione. Quando lo spazio è già pieno, Carica è disattivato e sotto il pulsante compare un invito a passare a un piano superiore.

Trovare e aprire i documenti di un prodotto

Per i PDF e le immagini, ogni documento mostra una piccola immagine della prima pagina, insieme a titolo, categoria, data e nome di chi lo ha caricato. Seleziona l'immagine o il titolo per visualizzare l'anteprima oppure seleziona Scarica per salvarne una copia sul computer.

I pulsanti sopra l'elenco filtrano i documenti per categoria. Includono Tutti, ogni categoria con il relativo numero di documenti e Senza categoria quando alcuni documenti non ne hanno una. Una riga come 3 di 12 documenti indica quanti sono visualizzati. Puoi anche selezionare la categoria di un documento per filtrare in base a essa.

Seleziona il comando di modifica di un documento per cambiarne Titolo, Categoria, Data e Note. Non puoi sostituire il file stesso. Per sostituirlo, carica il nuovo file e poi elimina quello precedente.

Gestire le categorie dei documenti

Le categorie sono condivise nell'organizzazione, non vengono create per ogni prodotto. Quando carichi o modifichi un documento, l'elenco Categoria offre le categorie esistenti e Nessuna categoria. Chi dispone di Manage Documents trova anche Nuova categoria, che crea e seleziona una categoria in un'unica operazione, e Gestisci in Impostazioni. Quando non esiste ancora nessuna categoria, l'elenco offre Crea la prima categoria.

1. Apri Impostazioni, poi Documenti, sotto l'intestazione Giacenze nel menu delle impostazioni. Le categorie si trovano nella sezione Tipi di documento.
2. Per aggiungere una categoria, digitane il nome in Nome della nuova categoria.
3. Seleziona Crea.
4. Per rinominare una categoria, seleziona il comando di modifica sulla sua riga.
5. Cambia il nome e salva.
6. Per rimuovere una categoria, seleziona il comando di eliminazione sulla sua riga.
7. Conferma l'eliminazione.

Documenti compare nel menu delle impostazioni solo per chi dispone di Manage Documents. Le sue categorie si applicano ai documenti dei prodotti, non a quelli caricati su un ordine d'acquisto.

Una categoria ancora in uso non può essere eliminata. Il comando di eliminazione è disattivato e, passando il puntatore sopra di esso, compare una spiegazione che indica che la categoria contiene documenti. La colonna Documenti sulla stessa riga indica quanti sono. Sposta prima quei documenti in un'altra categoria oppure rinomina la categoria.

Trovare file nell'organizzazione

Ogni file caricato nella tua organizzazione, sui prodotti e sugli ordini d'acquisto, compare anche in un'unica pagina. Apri Catalogo, poi Documenti.

La pagina contiene le cartelle Tutti i documenti, Ordini d'acquisto e Prodotti. Usa Filtri per restringere l'elenco in base a Categoria, Fornitore, Prodotto, Tipo e alle date Da e A. L'elenco mostra chi ha caricato ogni file e quando, e puoi passare dalla visualizzazione a elenco a quella a griglia.

Seleziona più documenti per scaricarli insieme o, se disponi di Manage Documents, eliminarli. Quando elimini documenti da questa pagina, l'operazione attende cinque secondi prima di essere eseguita, offrendo l'opzione Annulla.

Cercare all'interno dei file

La casella di ricerca nella pagina Documenti trova corrispondenze nei nomi e nei titoli. Spunta Cerca anche nei PDF e nelle immagini per cercare anche nel testo all'interno dei file.

Questa funzione richiede Ricerca OCR nei documenti, che il proprietario dell'organizzazione attiva in Impostazioni, poi Documenti. È inclusa nel piano Starter e nei piani superiori, con un numero mensile di pagine da scansionare che dipende dal piano.

Dopo il caricamento, il testo di ogni file viene letto in background. Un file appena caricato potrebbe non essere subito individuabile tramite il suo contenuto, e una pagina il cui testo non può essere letto non sarà mai individuabile in questo modo.

Aggiungere note e rispondere

1. Apri la pagina del prodotto.
2. Seleziona la scheda Note.
3. Digita la tua nota.
4. Seleziona Invia.

Puoi inviare una nota anche con Ctrl+Enter oppure Cmd+Enter su un Mac. Per rispondere a una nota esistente, seleziona Rispondi sotto di essa. Se una nota ha già delle risposte, seleziona il numero di risposte sotto la nota per visualizzarle.

Puoi modificare ed eliminare le tue note. Questi comandi non compaiono sulle note scritte da altre persone e un collega non può modificare le tue.

La scheda Note mostra le 50 note più recenti, dalla più recente alla meno recente, senza un comando per scorrere le pagine e visualizzare quelle precedenti. Le risposte non contano nel limite di 50. Il numero accanto alla scheda Note conta solo le note, non le risposte.

Permessi per documenti e note

I documenti sono regolati dai permessi View Documents e Manage Documents. Senza View Documents, la scheda Documenti mostra Accesso limitato al posto dell'elenco e Documenti non compare nel menu Catalogo.

Con View Documents ma senza Manage Documents, puoi visualizzare l'anteprima e scaricare i file, ma Carica è disattivato e i comandi di modifica ed eliminazione non compaiono.

Le note non richiedono un permesso specifico. Chiunque possa aprire il prodotto può leggerne le note e aggiungerne una.