Ajouter des documents et des notes à un produit

Chaque produit possède ses propres onglets Documents et Notes. Utilisez Documents pour les fichiers tels que les fiches techniques, les certifications, les factures fournisseurs et les photos. Utilisez Notes pour échanger de courts messages écrits avec vos collègues au sujet du produit.

Aucun texte saisi dans Notes n'est joint à un fichier, et les fichiers importés n'apparaissent pas dans Notes.

Importer un document

1. Ouvrez Catalogue, puis Afficher les produits.
2. Cliquez sur le produit.
3. Sélectionnez Fiche produit dans l'aperçu qui s'ouvre.
4. Sélectionnez l'onglet Documents. Le nombre entre parenthèses à côté du nom de l'onglet indique combien de fichiers sont déjà joints.
5. Sélectionnez Importer en haut à droite du panneau des documents.
6. Choisissez un fichier. Les formats PDF, Word, Excel, CSV et les images JPG, PNG, GIF ou WEBP sont acceptés. Les autres types sont refusés et un message indique les types autorisés.
7. Renseignez le champ Titre. Importer un fichier reste grisé tant que ce champ est vide.
8. Choisissez une Catégorie si vous le souhaitez.
9. Définissez une Date si vous le souhaitez.
10. Saisissez des Notes si vous le souhaitez.
11. Sélectionnez Importer un fichier.

Sélectionnez Annuler à la place pour abandonner l'importation.

Le champ Notes du formulaire d'importation décrit ce fichier, et non le produit. Vous pouvez par exemple y saisir le numéro d'édition d'un certificat. Les commentaires sur le produit se trouvent dans l'onglet Notes.

Le glisser-déposer nécessite Manage Documents, tout comme Importer. Sans cette autorisation, la page ne réagit pas au dépôt d'un fichier. Si vous déposez plusieurs fichiers à la fois, seul le premier est importé.

La taille maximale d'un fichier importé dépend de votre offre. Une importation est également refusée avec un message si elle dépasse l'espace de stockage total alloué à votre organisation. Lorsque l'espace de stockage est déjà plein, Importer est grisé et une invitation à passer à une offre supérieure apparaît en dessous.

Trouver et ouvrir les documents d'un produit

Chaque document affiche une miniature de sa première page pour les PDF et les images, ainsi que son titre, sa catégorie, sa date et la personne qui l'a importé. Sélectionnez la miniature ou le titre pour afficher un aperçu, ou sélectionnez Télécharger pour enregistrer une copie sur votre ordinateur.

Les boutons au-dessus de la liste filtrent les documents par catégorie. Ils comprennent Tous, chaque catégorie avec son nombre de documents, et Sans catégorie lorsque certains documents n'en ont pas. Une ligne telle que 3 sur 12 documents indique combien de documents sont affichés. Vous pouvez également sélectionner la catégorie d'un document pour filtrer la liste selon celle-ci.

Sélectionnez la commande de modification d'un document pour changer son Titre, sa Catégorie, sa Date et ses Notes. Vous ne pouvez pas remplacer le fichier lui-même. Pour le remplacer, importez le nouveau fichier, puis supprimez l'ancien.

Gérer les catégories de documents

Les catégories sont partagées dans toute l'organisation et ne sont pas créées par produit. Lorsque vous importez ou modifiez un document, la liste Catégorie propose les catégories existantes et Aucune catégorie. Les personnes disposant de Manage Documents ont également accès à Nouvelle catégorie, qui crée et sélectionne une catégorie en une seule étape, et à Gérer dans les paramètres. Lorsqu'aucune catégorie n'existe encore, la liste propose Créer la première catégorie.

1. Ouvrez Paramètres, puis Documents, sous la rubrique Stock du menu des paramètres. Les catégories se trouvent dans la section Types de documents.
2. Pour ajouter une catégorie, saisissez son nom dans Nom de la nouvelle catégorie.
3. Sélectionnez Créer.
4. Pour renommer une catégorie, sélectionnez la commande de modification sur sa ligne.
5. Modifiez le nom et enregistrez.
6. Pour retirer une catégorie, sélectionnez la commande de suppression sur sa ligne.
7. Confirmez la suppression.

Documents apparaît dans le menu des paramètres uniquement pour les personnes disposant de Manage Documents. Ses catégories s'appliquent aux documents des produits, et non aux documents importés sur un bon de commande.

Une catégorie encore utilisée ne peut pas être supprimée. Sa commande de suppression est grisée et, lorsque vous la survolez, un message explique que la catégorie contient des documents. La colonne Documents sur la même ligne indique leur nombre. Déplacez d'abord ces documents vers une autre catégorie, ou renommez la catégorie à la place.

Trouver des fichiers dans votre organisation

Tous les fichiers importés dans votre organisation, sur les produits comme sur les bons de commande, apparaissent également sur une même page. Ouvrez Catalogue, puis Documents.

La page comporte les dossiers Tous les documents, Bons de commande et Produits. Utilisez Filtres pour affiner la liste par Catégorie, Fournisseur, Produit, Type, ainsi que par date Du et Au. La liste indique qui a importé chaque fichier et quand, et vous pouvez basculer entre une liste et une grille.

Sélectionnez plusieurs documents pour les télécharger ensemble ou, avec Manage Documents, les supprimer. Sur cette page, une suppression attend cinq secondes avant d'être exécutée, avec une option Annuler.

Rechercher dans les fichiers

Le champ de recherche de la page Documents porte sur les noms et les titres. Cochez Rechercher aussi dans les PDF et les images pour rechercher également dans le texte des fichiers.

Cette fonction nécessite Recherche OCR dans les documents, que le propriétaire de l'organisation active dans Paramètres, puis Documents. Elle est incluse dans l'offre Starter et les offres supérieures, avec un quota mensuel de pages numérisées qui dépend de l'offre.

Le texte de chaque fichier est lu en arrière-plan après son importation. Un fichier qui vient d'être importé peut ne pas être immédiatement trouvable par son contenu, et une page dont le texte ne peut pas être lu ne le sera jamais.

Ajouter des notes et y répondre

1. Ouvrez la fiche du produit.
2. Sélectionnez l'onglet Notes.
3. Saisissez votre note.
4. Sélectionnez Envoyer.

Vous pouvez également envoyer une note avec Ctrl+Entrée, ou Cmd+Entrée sur un Mac. Pour répondre à une note existante, sélectionnez Répondre en dessous. Si une note a déjà des réponses, sélectionnez le nombre de réponses en dessous pour les afficher.

Vous pouvez modifier et supprimer vos propres notes. Ces commandes n'apparaissent pas sur les notes rédigées par d'autres personnes, et vos collègues ne peuvent pas modifier les vôtres.

L'onglet Notes affiche les 50 notes les plus récentes, de la plus récente à la plus ancienne, sans commande permettant de consulter les notes plus anciennes. Les réponses ne sont pas comptées dans ces 50 notes. Le nombre à côté de l'onglet Notes ne compte que les notes, pas les réponses.

Autorisations pour les documents et les notes

L'accès aux documents est contrôlé par View Documents et Manage Documents. Sans View Documents, l'onglet Documents affiche Accès restreint à la place de la liste, et Documents n'apparaît pas dans le menu Catalogue.

Avec View Documents mais sans Manage Documents, vous pouvez afficher un aperçu des fichiers et les télécharger, mais Importer est grisé et les commandes de modification et de suppression n'apparaissent pas.

Les notes ne nécessitent pas d'autorisation spécifique. Toute personne pouvant ouvrir le produit peut lire ses notes et en ajouter une.