Lire et corriger l'historique des mouvements

L'historique des mouvements enregistre chaque changement de votre stock : ce qui a été déplacé, en quelle quantité, quand, par qui et pourquoi. Les lignes sont classées par date d'opération, de la plus récente à la plus ancienne.

Retrouver et filtrer les mouvements

1. Ouvrez Stock, puis Mouvements.
2. Dans le panneau Filtrer les mouvements, renseignez Du et Au sous Date d'opération pour définir la période à afficher.
3. Saisissez un code ou un nom de produit dans Recherche de produit pour limiter la liste à un seul article.
4. Utilisez Fournisseur, Produit, Catégorie, Service, Type d'opération et Entrepôt pour appliquer des filtres plus larges.
5. Modifiez Produits supprimés si vous avez besoin des mouvements de produits supprimés depuis : Exclure les supprimés, Inclure les supprimés ou Supprimés uniquement.

Si votre compte est limité à certains services, une pastille orange en haut de la page indique lesquels. Le tableau affiche uniquement les mouvements des produits de ces services, et le filtre Service est limité à la même liste.

Sélectionnez l'en-tête Créé le ou Date d'opération pour trier l'ensemble de la liste selon cette date, de la plus récente à la plus ancienne ou inversement. Vous pouvez replier le panneau de filtres à l'aide de la poignée située sur son bord pour donner toute la largeur au tableau.

Lire une ligne de mouvement

Chaque ligne correspond à un mouvement. La colonne Nom contient un lien vers le produit, avec son code et son fournisseur en dessous. Un produit supprimé affiche une icône de corbeille à la place et ne peut pas être ouvert.

La Quantité est négative lorsque le stock est sorti et positive lorsqu'il est entré. La colonne Référence contient un lien vers l'élément à l'origine de la ligne : un bon de commande, un produit assemblé ou un inventaire.

Une icône de bulle dans la colonne Commentaire signifie que la ligne comporte un commentaire ou appartient à un assemblage. Survolez-la pour lire le nom du produit assemblé et le commentaire. La colonne Ajouté par indique qui a effectué la saisie, avec une icône orange si cette personne ne fait plus partie de votre organisation.

Comprendre les types de mouvements

Le badge Motif indique l'origine d'une ligne.

Entrée signifie que des unités sont arrivées. Ces lignes sont créées lorsqu'une réception est enregistrée pour un bon de commande, et Référence contient un lien vers ce bon de commande.

Sortie signifie que des unités ont été utilisées ou vendues et correspond toujours à une quantité négative.

Transfert signifie que des unités ont été déplacées entre vos propres entrepôts. Il est enregistré sous forme de deux lignes à la même heure : une ligne négative à la source et une ligne positive à la destination. Votre stock total ne change pas.

Ajustement corrige les sorties de stock enregistrées en trop grande quantité et correspond toujours à une quantité positive. Il est plafonné aux sorties de stock de ce produit et de cet entrepôt pour l'année civile de l'ajustement, déduction faite des ajustements déjà datés de cette année.

Stock retrouvé réintègre du stock qui avait été enregistré comme sorti et qui a été retrouvé, au coût auquel les sorties de stock les plus récentes l'avaient déduit. Il est plafonné aux sorties de stock de ce produit et de cet entrepôt. Ensemble, les ajustements et le stock retrouvé ne peuvent jamais dépasser les sorties de stock enregistrées pour ce produit dans cet entrepôt.

Stock initial est le solde initial d'un produit. Il ne peut être défini qu'une seule fois par produit et uniquement avant tout autre mouvement pour ce produit.

Sortie d'assemblage et Entrée d'assemblage sont créées par le module d'assemblage lorsque des composants sont consommés et qu'un produit fini est assemblé.

Les lignes Défectueux / réclamation fournisseur sont créées par le processus de réclamation fournisseur. Les unités sont sorties de votre stock dans le cadre d'une réclamation auprès du fournisseur, et non d'une consommation.

Le filtre Type d'opération ne propose pas Défectueux / réclamation fournisseur : vous ne pouvez donc pas y isoler les mouvements liés aux réclamations. Filtrez plutôt par produit et par période, ou utilisez la page Réclamations fournisseurs.

L'entrée Réclamations fournisseurs apparaît sous Stock uniquement si vous disposez de l'autorisation View Supplier Claims ou Manage Supplier Claims. Les réclamations fournisseurs sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures ; avec les autres offres, l'option de menu affiche un cadenas et une invitation à changer d'offre.

Afficher, modifier ou supprimer un mouvement

1. Cliquez ou appuyez sur la ligne. Sur un écran large, vous pouvez également utiliser le crayon à l'extrémité droite de la ligne.
2. Consultez les détails dans le panneau Détails du mouvement.
3. Sélectionnez Modifier pour changer le mouvement, ou Supprimer pour le retirer.

Le panneau Détails du mouvement affiche le type, la date d'opération, l'entrepôt, la quantité, le commentaire et le produit. Pour un transfert, le panneau représente également les entrepôts source et destination avec la quantité de chaque côté.

Seuls les sorties de stock, les transferts et les ajustements peuvent être modifiés. Vous pouvez changer la Quantité, la Date d'opération et le Commentaire. L'entrepôt et le type sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés ; pour un transfert, les deux entrepôts sont fixes.

La quantité d'une sortie de stock correspond au nombre d'unités sorties. Les quantités des transferts et des ajustements doivent rester positives, et la date ne peut pas être déplacée dans le futur.

Les lignes Stock retrouvé et Stock initial ne peuvent pas être modifiées, mais uniquement supprimées. Si l'une d'elles est incorrecte, supprimez-la et saisissez-la à nouveau. Si vous avez besoin d'un autre produit, entrepôt ou type, supprimez le mouvement et saisissez-en un nouveau.

Pour un produit suivi par étagère, Détails du mouvement affiche également les étagères utilisées par le mouvement. La modification d'une sortie de stock ou d'un transfert vous demande à nouveau ses étagères, et la suppression d'un mouvement vous demande sur quelles étagères les unités sont réintégrées ou prélevées. Voir Emplacements d'étagère dans les sorties de stock, transferts, réceptions et corrections.

Vérifications du stock et des dépendances

Un enregistrement ou une suppression est refusé avec une erreur si le changement rend le stock du produit négatif à un moment quelconque ou prélève des unités bloquées dans le cadre d'une réclamation fournisseur ouverte. La vérification est effectuée à nouveau lors de l'enregistrement du changement. Si deux personnes modifient en même temps des mouvements du même produit et que leurs changements combinés rendraient son stock négatif, le second changement est refusé. La réduction d'un ajustement ou son déplacement à une date ultérieure est vérifié de la même manière.

Le stock retrouvé et les ajustements réintègrent ce qui a été déduit par les sorties de stock. Une sortie de stock dont ils dépendent ne peut pas être réduite, déplacée à une date ultérieure ou supprimée si le stock retrouvé et les ajustements de cet entrepôt devaient alors dépasser les sorties de stock qu'ils compensent. Le changement est refusé et le message indique combien d'unités dépendent de la sortie de stock. Réduisez-les ou supprimez-les d'abord.

Les ajustements sont également comptabilisés par année civile. La réduction d'une sortie de stock ou son déplacement à une autre année est refusé si les ajustements datés de son année dépassent alors les sorties de stock de cette année dans cet entrepôt.

Lorsque la modification ou la suppression n'est pas disponible

La modification nécessite l'autorisation Stock Out, Transfer & Adjustments, et la suppression nécessite l'autorisation Delete Stock Movements. Sans ces autorisations, aucun des deux boutons n'apparaît.

Les lignes Entrée ne sont jamais modifiées en tant que mouvements. Une ligne réceptionnée pour un bon de commande correspond à une réception de ce bon de commande. Le panneau affiche une section Infos de réception indiquant qui l'a marquée comme reçue et propose Corriger la réception pour modifier sa quantité, sa date de réception et son entrepôt. Il propose également Supprimer, qui supprime la réception et remet la quantité en attente sur le bon de commande. Les deux actions nécessitent l'autorisation Manage Shippings, comme pour l'enregistrement d'une réception, et l'historique des réceptions du bon de commande enregistre le changement.

Une ligne appartenant à une réclamation fournisseur affiche une note orange et ne propose aucun des deux boutons. Gérez-la depuis Réclamations fournisseurs, où la suppression de la réclamation réintègre correctement les unités au stock. Il en va de même pour une réception dont dépend une réclamation fournisseur.

Si la date d'opération se situe dans un exercice clôturé, le panneau affiche une bannière orange indiquant que cet exercice est clôturé et aucun bouton n'apparaît. Les registres de stock et financiers de cet exercice sont figés. Une personne disposant de l'autorisation Lock/Unlock Years doit le rouvrir depuis Paramètres, puis Clôture de l'exercice.

Les lignes Entrée d'assemblage et Sortie d'assemblage ne peuvent pas être supprimées ici, même si le bouton Supprimer apparaît. La tentative échoue et un message vous demande d'utiliser le module Assemblage, qui annule correctement les mouvements des composants.

La suppression d'un côté d'un transfert supprime les deux. La confirmation l'indique, et les enregistrements source et destination sont supprimés ensemble, de sorte qu'aucun entrepôt ne conserve une moitié de transfert.

Un produit désactivé conserve tout son historique et ses mouvements passés peuvent toujours être corrigés. Il ne peut faire l'objet d'aucun nouveau mouvement tant qu'il n'est pas réactivé.

Pages, totaux et exports

Le tableau charge jusqu'à 1 000 mouvements à la fois. La ligne située au-dessus indique par exemple Affichage de 1 à 1000 sur 4 238. Les boutons Précédent et Suivant apparaissent à côté lorsqu'il y a plus d'une page.

Le tri porte sur tous les mouvements correspondant à vos filtres, mais la SOMME sous Quantité additionne uniquement la page actuellement chargée. Si la ligne indique plus d'une page, réduisez la période avant de vous fier à ce total.

Le bouton Exporter crée un fichier CSV. Exporter les données visibles vous donne les colonnes visibles pour les lignes de la page actuelle. Exporter toutes les données récupère tous les mouvements correspondant à vos filtres, avec tous les champs, et prend un peu plus de temps. Le bouton Actualiser situé à côté recharge la liste avec les éléments que vos collègues viennent d'enregistrer.